フリーアドレスが面倒くさくなってしまう理由とその解消方法

フリーアドレスが面倒くさくなってしまう理由とその解消方法

ワークスタイル

テレワークの増加によるオフィスの有効活用、他部署とのコミュニケーション活性化などさまざまな理由でフリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、フリーアドレスを導入するメリットの多くは企業側都合のものが多く、実際に働く社員にしてみれば、フリーアドレスの負の面ばかりが目についてしまうケースも少なくありません。そこで、今回は社員がフリーアドレスを面倒くさいと感じてしまう理由を見つつ、そうならないための解決策、社員がポジティブにフリーアドレスを利用したくなるポイントについてお伝えします。

社員が「フリーアドレスは面倒くさい!」と感じてしまう理由

そもそもなぜ、社員はフリーアドレスを面倒くさく感じてしまうのでしょう? その主な理由としては、次の4点が挙げられます。

毎朝、どこに座るかを考えなければならない

従来のオフィススタイルであれば、毎朝決まった席に着き仕事を進めていけます。しかし、フリーアドレスは原則として毎日、異なる席に座らなければなりません。そのため、毎朝、出社の際にどこに座るかを選択しなければならず、これまでは考える必要のなかったことが増えてしまうために面倒に感じてしまいます。

机に私物や書類などを収納できなくなってしまう

フリーアドレスで使用する机は、常に人が変わることから引き出しがないケースがほとんどです。そのため、私物や会議で使う資料、商品カタログなどを収納する場所は個人ロッカーになります。その結果、自分の荷物であるにもかかわらず、使用時は席を立って取りにいく必要が生じるため、面倒くさく感じてしまうのでしょう。

誰がどこに座っているかの把握がしづらい

日々、席が入れ替わるため、誰がどこに座っているのか、在席中なのか外出してしまっているのかが把握しづらくなります。その結果、業務が滞ってしまうことも少なくありません。これもフリーアドレスが面倒に感じられてしまう理由の一つです。

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ノートパソコン・無線LANでの仕事が基本となってしまう

フリーアドレスでの業務はデスクトップ型のパソコンは使えないため、基本的にノートパソコンを使うケースが増えてしまいます。最近ではノートパソコンでも高性能な機種が増えたものの、業務内容によっては、動作が重くなり業務スピードに遅れが出てしまう可能性が高まるでしょう。

また、通信も無線LANが中心となるため、環境によっては有線LANに比べ安定性に欠けてしまう場合があり、これもまた面倒くさくなってしまう一因となります。

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フリーアドレスを面倒くさいと感じさせないための対策

さまざまなメリットを持つフリーアドレスを導入しておきながら、多くの社員が面倒に感じてしまい効率が上がらないとなれば、導入したメリットも得られなくなってしまいます。そこで、フリーアドレスを面倒くさいと感じさせないためにはどういった対策が効果的なのでしょう。ここでは、6つの対策を紹介します。

ランダムに席を決めるアプリを導入する

出社した際に、ランダムに席を決めるアプリを使えば、毎朝どこに座るかを考える必要がなくなります。

キャスター付きの収納ボックスを用意する

業務で使う最低限の荷物を収納できるキャスター付きの収納ボックスを用意すれば、使うたびに個人ロッカーへ行く必要がなくなります。

席予約システムを活用する

誰がどこに座っているかがすぐにわかるようになり、探す手間が省けその分業務もはかどります。

有線LANのケーブルを増やす

最低でも社員の人数分の有線LANケーブルを用意し、基本的に無線LANは使わなくてもよいようにします。

スペックの高いパソコンを支給する

すべての社員にスペックの高いパソコンを用意する必要はありませんが、業務内容に応じてスペックの高いパソコンを用意すれば業務の非効率化は避けられるでしょう。

部署内・チーム内フリーアドレスの導入

フリーアドレスに慣れるまでは、部署内やチーム内だけでのフリーアドレスを導入します。通常のフリーアドレスに比べ、移動も少なくなり、面倒くささも解消されるでしょう。

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フリーアドレスをポジティブに捉えるためのポイント

社員にフリーアドレスをポジティブに捉えてもらうには、企業側の都合だけでフリーアドレスを押し付けるのではなく、社員の声をしっかりと聞き入れる必要があります。社員側と企業側が話し合いを行い、それぞれのフリーアドレスに対する認識のズレや偏見、先入観を取り払っておかないと、社員の不満がたまってしまうだけです。

社員が感じるフリーアドレスに対する不満と企業側が考える導入のメリットを擦り合わせ、双方が納得できるポイントを見いだせれば、ポジティブに捉えられるようになるでしょう。

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フリーアドレス活用のポイントは社員にもメリットがあると理解してもらうこと

社員がフリーアドレスを面倒に感じてしまう最大のポイントは、自分たちにどういったメリットがあるのかが明確になっていない点にあります。企業側の都合だけでフリーアドレスを押し付けられているといった意識を持ってしまうと、フリーアドレスのすべてが面倒に感じられてしまうでしょう。

そこで、フリーアドレスをポジティブに捉えてもらうためには、企業側が導入の目的を明確にしたうえで、スムーズに進めるためのルールを社員も巻き込んでつくっていくことです。

自分たちも参加している意識を持てれば、どういった方法で導入すればメリットがあるのかについても真剣に考えるようになるでしょう。

 

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