集中ブースの使いやすさは、利用状況「見える化」から | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

この記事は、プラス株式会社ファニチャーカンパニーのオフィスのライブショーケースと連動した企画記事です。

プラスのオフィスは、自分たちが実際に働くオフィスを”ライブショーケース”と位置づけており、たくさんの方にご見学いただいています。当記事では、私たちの”働く場”に散りばめられた様々な工夫やストーリーをTIPSとしてご紹介。オフィスでの働き方のヒントを、より詳しく知ることができます。(※)

ライブショーケースとして公開しているオフィスは、直接ご来場頂いてのご見学はもちろんのこと、一部オフィスはオンラインでもご見学頂けます。詳しくはこちらをご覧下さい。

(※)記事内のTIPSは公開中のすべてのオフィスに共通して反映されているものではありません。詳しくはお問合せください。

今回ご紹介するのは「座席状況の見える化」についてです。

集中ブースの利用状況「見える化」をご紹介

今回は、オフィスに設置した集中ブースの利用状況「見える化」の方法についてご紹介します。
集中ブースには様々なタイプがありますが、前後や左右をパネルで仕切るなど、周囲の影響を受けにくい工夫のされた個人席を指しています。弊社、プラスファニチャーカンパニーのライブショーケースでも、様々なタイプの集中ブースを設けており、社員に人気の席となっております。
一方で、集中ブースを囲む仕切りにより周囲からは内部の利用状況を確認しにくいというデメリットもあります。そのため利用者がいるかどうかを確認するために周囲の人が中を覗き込み、利用者の集中を妨げる要因となってしまう場合があり、対策が必要です。
そこで、今回は中を覗き込むことなく利用状況を確認できる方法をお伝えします。

「利用中」とわかる札をかける

まずは、アナログですが、すぐに実践できてコストもかからない方法です。集中ブースを利用する際、以下写真のように、周囲から見える場所に「利用中」の札を掲示することで、利用状況を「見える化」します。

これだけでも、中に人がいるか、いないのかがひと目でわかります。利用中の札を掲示するだけでも、覗き込み防止の効果もあり、集中が途切れてしまう問題はこれで解決できそうです。

ポイントは運用ルールの徹底です。
利用中の札を掲示しないまま利用する人がいる、あるいは利用していないのに「利用中」の札が出ていると、運用に支障をきたしてしまいます。
アナウンスなどを行い、運用ルールが守られるようにしましょう。

照明を使って利用状況をわかるようにする

次に、集中ブースよりも背の高いフロアライトなどの照明を近くに設置することで、利用状況を「見える化」する方法です。

利用時は照明を「ON」に、離席時や利用終了時は照明を「OFF」にするルールで運用すれば、わざわざ近くまで確認に行く必要がなく、離れた場所からでもライトの明かりで利用状況を確認できます。照明器具のコストはかかってしまいますがおすすめの方法です。

座席管理システムを導入する

プラスファニチャーカンパニーのライブショーケースでは、現在ほぼ全てのデスク席をフリーアドレス運用しており、「Suwary」という座席管理システムを使って運用しています。「Suwary」を使えば、オフィスにいなくてもアプリ上で座席の予約をきるだけでなく、誰がどの場所を何時に利用しているかまで「見える化」することができます。これにより、自身の仕事に応じて計画的に最適な席を確保できる上、仲間の所在についても探し回ることなくアプリにて確認し、スムーズに連携をとることができます。
「Suwary」についてご興味ある方はSuwaryのサイトもあわせてご覧ください。