オフィスレイアウトの基本とコロナ禍における最適なレイアウト

オフィスレイアウトの基本とコロナ禍における最適なレイアウト

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オフィスレイアウトの基本とコロナ禍における最適なレイアウト

オフィスレイアウトは、執務室、会議室、通路、カフェスペースなど、さまざまな用途を持ったスペースを確保しつつ、効率良く働ける環境を整備しなくてはなりません。また、現在では新型コロナウイルス感染防止対策も考慮に入れる必要があります。オフィス自体のあり方が大きく変化している今、誰もが快適に働けるオフィスレイアウトとはどういったものなのでしょうか。今回はオフィスレイアウトの基本、重要性から快適なオフィスレイアウトを実現するためのポイントまでをお伝えします。

オフィスレイアウトの重要性

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、オフィスを移転する企業、あるいは、移転はしなくともテレワークの導入によりレイアウトの変更を検討している企業は多いのではないでしょうか。ただ出社する人数が減ったからといって単純にオフィスを縮小すればよいわけではありません。もちろん、3密対策の必要性もありますが、それ以上にレイアウトを重視するべき理由があります。具体的には次のとおりです。

  • 業務効率の向上

自席からコピー機や会議室への移動など、動線が複雑だと業務効率が落ちてしまいます。どこにどの部署を配置するか、フリーアドレスにするのであれば、会議室や休憩室はどこに設置すれば最も効率が良いかを考えなければなりません。

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  • コミュニケーションの確保

会社は基本的にチームで仕事をするため、コミュニケーションが取りづらいレイアウトにすると、業務効率が落ちるだけではなく生産性も落ちてしまいます。会議室だけではなく、気軽に打ち合わせができるスペースを設置する、マグネットスペースをつくるなど、コミュニケーションが取りやすいレイアウトが欠かせません。

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  • 対外的なイメージの向上

特に取引先やお客様が頻繁に来訪するオフィスの場合、レイアウトが機能的にまとまっていると働きやすいだけではなく、見栄えも良くなり、対外的なイメージの向上にもつながります。

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オフィスレイアウトの基本的な考え方

オフィスレイアウトを検討する際、まず知っておくべきはレイアウトの基本です。ここでは、一般的にオフィスで必要とされているレイアウトの基本を見つつ、コロナ対策を含めた最新のオフィスレイアウト事情についても紹介します。

  • 廊下に必要なスペース

オフィスで通路の幅を決める際、建築基準法に準拠する必要があります。片側が部屋の場合は、1,200mm以上、両側が部屋の場合は、1,600mm以上が必要です。コロナ対策としては、床に進行方向を明示する、角には一時停止の印をつけるなどし、できるだけ近くですれ違わなくて済むようにします。

  • デスクと通路の幅

デスク周りは、着座して作業を行うのに必要なスペースはデスクから400mm、椅子を引いて立った時に必要なスペースは1,200mmです。また、オフィス内でひとりが通過するのに必要な通路幅は、700~800mm程度が基本となっています。

これもコロナ禍においては、もう少し余裕を持った設置が必要となるでしょう。基本は人と人の距離を2m以上あけるようにします。これを実現させるためには、「デスクの下に椅子を中心に半径2mの円型の絨毯を敷く」「廊下と同様に進行方向を決め、できるだけすれ違いを防ぐ」などが効果的です。

  • 会議室や休憩室までの距離

すぐに集まれる距離という観点だけで考えれば、執務室の中央に会議室を設置するのもひとつの方法です。しかし、会議室を取引先や顧客などが来訪した際にも使う場合は、執務室を通過しなければなりません。また、執務室の中央に設置すれば、執務室内の行き来が増え、コロナ対策としても問題があります。

そこで、会議室は執務室とは別に設置し、執務室には数か所、少人数用のミーティングスペースを設置します。これにより、社外用と社内用が分けられるうえ、密集も避けられるようになるでしょう。

休憩室も同様に、食事も可能な大きい休憩室は執務室とは別に設置し、執務室には立ったままで利用するカフェスペースを設置するのがおすすめです。

  • 社員ひとりあたりの面積

ザイマックス不動産総合研究所による「1人あたりオフィス面積調査(2019年)」では、東京23区のオフィスでのひとりあたりのオフィス面積(中央値)は3.71坪(約12平方メートル)。ただし、これは執務室のほか、会議室、休憩室、エントランスなど執務室以外も含めた計算による数値です。実際にはこれほど広い面積をひとりで使えるわけではありません。純粋に執務室でひとりが働ける面積として考えた場合、周囲と2m離すことを前提に考えれば、最低、4平方メートルは必要だといえます。

《お役立ち資料》安心・快適なオフィスのイゴコチ レイアウト編

オフィスレイアウト時の注意点

オフィスレイアウトの基本を見たところで、実際にレイアウトを行う際の注意点を見てみましょう。

  • 法令を押さえる

消防法、建築基準法をしっかりと確認したうえでレイアウトを行う必要があります。

  • モノの整理や保管

特にフリーアドレス導入で自席をつくらない場合、個人荷物の管理については個人ロッカーを設置する、移動可能なキャスター付きのワゴンを用意するといったことが必要です。また、耐震対策も欠かせません。

  • プライバシー配慮

経理や人事など業務内容によっては間仕切りが必要です。また、コロナ禍においては、距離をあけたうえでアクリル板を設置するといった感染防止対策もしっかり行いましょう。

オフィスレイアウトの代表的なパターンとメリット・デメリット

それでは、オフィスレイアウトの代表的なパターンとそれぞれのメリット・デメリットを簡単に説明します。

対面式のメリット

従来からよくあるレイアウトです。部署単位でデスクを向かい合わせに設置します。

  • 狭いオフィスでも設置が可能
  • コミュニケーションが取りやすい
  • プライバシーの確保が難しい
  • コロナ禍においては密となってしまうリスクがある

対面式のデメリット

  • プライバシーの確保が難しい
  • コロナ禍においては密となってしまうリスクがある

同向式のメリット

同方向にデスクを向けて設置します。銀行や秘書室など特殊な業務でよく見られるレイアウトです。

  • 前後の社員の視線は気にならない
  • 人同士が向き合わないため、距離を保てばコロナ対策になる
  • 狭いスペースでの設置が困難
  • パソコンやモニター、電話などの配線管理が困難

同向式のデメリット

  • 狭いスペースでの設置が困難
  • パソコンやモニター、電話などの配線管理が困難

背面式のメリット

社員同士が背中を向けたレイアウトです。中央にテーブルを設置すれば、必要に応じてコミュニケーションが取れます。

  • 通路を集約でき効率良く配置が可能
  • チームでのコミュニケーションが取りやすい
  • 通路が少なくなるので整理整頓をしておかないと震災時は危険

背面式のデメリット

  • 通路が少なくなるので整理整頓をしておかないと震災時は危険

フリーアドレスのメリット

固定席を決めず、その日によって座る席を自由に選択する形式です。

  • テレワーク導入で出社する社員数が少なくても無駄なくオフィスの活用ができる
  • 他部署の社員とのコミュニケーションが取りやすくなる
  • 人の入れ替わりが多くなるため、コロナ対策が困難
  • 結局、同じチームでまとまってしまう場合もある

フリーアドレスのデメリット

  • 人の入れ替わりが多くなるため、コロナ対策が困難
  • 結局、同じチームでまとまってしまう場合もある

コロナ禍においては、テレワークや時間差出社を増やし、同時に出社する人数を調節することで、省スペースでも対策が可能です。そのうえで、一人ひとりの作業スペースを広めにとれるようにすると業務効率も上がるでしょう。

また、出社人数が少なくてもコミュニケーションを取りやすくするフリーアドレスは、座席を予約できるツールを活用し、いつ誰がどこに座ったかをしっかりと管理すれば、デメリットは解消されます。

座席管理システムSuwary(スワリー)|PLUS

これからのオフィスレイアウトに求められるのは快適さと感染防止対策の両立

常に社員全員が集まるのが当たり前だったオフィスですが、コロナ禍においては、感染対策もあり、必要に応じて出社する場所へと変わりつつあります。そのため、レイアウトに対する考え方も以前と同じではなく、快適さを重視しつつも感染防止対策を同時に実現させなければなりません。

今回紹介したさまざまなレイアウトのメリット、デメリットを考慮して、自社にとって最適なレイアウトの実現を目指しましょう。