【事例】社内コミュニケーション活性化を実現するオフィスレイアウトとは？

企業の業務はチームで行うことが一般的であり、スムーズな業務の進行には、チーム内でのコミュニケーションを活性化させることがポイントとなります。しかし、だからといって単純に会議室やミーティングスペースを増やせばよいかと言えばそうではありません。社内コミュニケーションを活性化させるには、思い立ったときにすぐに打ち合わせができるレイアウト設計を行うことが重要です。そこで今回は、オフィスレイアウトの観点から見た社内コミュニケーション活性化のポイントを、事例を交えてご紹介します。

業務のスムーズな進行に社内コミュニケーション活性化が重要な理由

そもそも社内コミュニケーションを活性化させることが、なぜ業務に良い影響を与えるのでしょう。その主な理由は次の通りです。

互いの意思疎通が図れることで、業務がストップすることがなくなる

冒頭でも触れたように企業の業務の多くはチームや部署単位で行います。そのため互いの進捗状況や課題を共有しておかないと、業務が滞ったり、しなくてもいいことをしたりと多くの無駄が生じてしまいます。

互いの得意分野を理解できるようになり、適材適所に業務を振り分けられるようになる

チーム内や部署内で常にコミュニケーションを図っていれば、互いの得意、不得意分野も把握できるようになります。そうなれば適切な業務の割り振りが可能になり、業務効率もアップします。

経営層と社員間のコミュニケーションが活性化されることで、社内の問題点もクリアになる

社内コミュニケーションは、チーム内や部署内以外でも行うことでその効果はより発揮されます。特に経営層と社員間で頻繁にコミュニケーションを図ることで、経営層は社員の生の声が聞け、それが企業全体の課題の解決につながることもあります。

オフィスレイアウトが社内コミュニケーション活性化を妨げてしまう理由

次に、実際に社内コミュニケーションを活性化させるには、どうするべきかについて考えていきます。実は社内コミュニケーションを活性化させるには、オフィスレイアウトが大きく関係してきます。その理由は次の通りです。

レイアウトによって常に決まったメンバーとだけコミュニケーションをとる

チーム、部署ごとにまとまるレイアウトだとしても、固定式、もしくは集まりづらいレイアウトにしてしまうと常に決まったメンバーとしかコミュニケーションが図れず、全体での情報共有がしにくくなります。

会議室、ミーティングスペースが遠いため、思い立ったときにすぐコミュニケーションを取ることができない

チーム内、部署内での情報共有は必要になった時にすぐ行えることが理想です。しかし会議室やミーティングスペースが執務スペースから遠いレイアウトだと、その効果を発揮させることが難しくなります。

チーム、部署ごとに集めることを意識し過ぎたレイアウトのため、横の連携が取りづらくなる

チーム内、部署内でのコミュニケーションを意識し過ぎたレイアウトは、そこでの活性化が実現できてもほかのチーム、部署との連携が取りづらくなる弊害があります。ほかのチームのメンバーとの雑談のなかから新たなアイデアが生まれることもあるため、オフィス全体でコミュニケーション活性化させるレイアウトが重要です。

社内コミュニケーション活性化事例

それでは、実際にオフィスレイアウトを工夫することで社内コミュニケーションを活性化させた事例を3つご紹介します。

日立化成株式会社様

高機能材料を基軸にデバイス、システムからサービスまでグローバルに事業展開している日立化成株式会社様。

「対話の文化」を推奨していたものの、フリーアドレス制を導入したことで、以前に比べてコミュニケーションが取りづらくなったという問題が生じていました。そこで、対話を生むための基礎として、雑談する仕掛けを作ることを計画し、社内にプラスの5 TSUBO CAFEを導入。社内放送でのPRや使い方の紹介などの効果もあり、スタッフの立ち話、雑談が増え、コミュニケーション活性化を実現しました。

株式会社壽屋様

フィギュア、プラモデルの企画・製造・販売を行う株式会社壽屋（コトブキヤ）様。

執務スペースのすぐ近くに打ち合わせやランチにも使えるスペースや、広々としたテラスを設置。また偶然の出会いや会話を誘発する内階段を設置することで、これまでには話す機会のなかったスタッフ間でのコミュニケーションが増えました。

ネットイヤーグループ株式会社様

デジタルマーケティング戦略によって企業の強いブランドを育て、企業のデジタルイノベーション支援を行っているネットイヤーグループ株式会社様。

デスクワークをおこなう執務スペースにフリーアドレス制を導入するとともに、社員用のラウンジを設けネットワーク環境を整備。ラウンジにはビリヤード台やダーツを置くことでコミュニケーションの活性化を図りました。

社内コミュニケーションの活性化にはまずオフィスレイアウトの見直しを

人事向け情報を発信するWebサイトのHR総研が2016年8月に行った調査では、74%の企業がコミュニケーションに課題を感じているという結果が出ています。また、97%がコミュニケーション不足は業務の障害になると認識しているという結果もあります。これらの結果からも多くの企業にとって社内コミュニケーションの活性化は、スムーズな業務遂行を目指すうえで解決しなければならない重要な問題であることが分かります。

社内コミュニケーション活性化のためにやるべきことは、企業によっても異なります。しかし今回ご紹介した事例を見ても、オフィスレイアウトの見直しは、職種、業務にかかわらず、実践が可能で効果の高い施策です。社内コミュニケーションに課題を感じているのであれば、まずはオフィスレイアウトの見直しを検討されてみてはいかがでしょう。