リモートワークの増加で注目を浴びるWeb会議とは?

リモートワークの増加で注目を浴びるWeb会議とは?

テレワーク・在宅勤務

新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言の発令により、リモートワークの導入が進んでいます。そして、リモートワークが増えたことで、Web会議の回数も大幅に増加しました。以前はテレビ会議を行おうとすればその設備やインフラの設置だけでも数十万~数百万円のコストがかかることも珍しくありませんでしたが、現在では、インターネットの普及やITツールの進化により、スマートフォン1台あれば簡単にWeb会議を行うことが可能になっています。今回は、Web会議の特徴や生産性の高いWeb会議を実現させるためのポイントについてお伝えします。

※この記事は2020年6月1日公開した内容です。新型コロナウイルス等の時事的な問題を扱っていますが、執筆時の状況となります。

誰もが気軽に活用できるWeb会議とは?

Web会議は、パソコンやスマートフォン、タブレットを使い、ブラウザやアプリ経由で遠隔地の相手と顔を見ながら会議を行えるシステムです。最近は新型コロナウイルスの影響で、テレビ番組などでも出演者がZoomやSkype、Google Meetなどを使い、自宅や別スタジオから遠隔で参加している状況をよく見るようになりました。

Web会議の最大の特徴は、ネット回線があればどこからでも会議に参加できる点です。そのため、自宅とオフィス、本社と支店をつなぐことはもちろん、社員がスマートフォンを使って外出先から会社の会議に参加することもできます。また、会議室に集まらずに、自席にいながら本社の会議に参加できるといった気軽さから、多くの企業で導入が進んでいます。

Web会議を活用するメリットとデメリット

ここでは、会社としてWeb会議を利用するうえで生じる主なメリットとデメリットを見ていきます。

Web会議を活用するメリット

  • 経費の削減効果

自宅や遠隔地からでも会議に参加できるため、社員が会議のためだけにオフィスに出社、出張する必要がなくなります。これにより、交通費、宿泊費などの経費が大幅に削減可能です。

  • 低コストで導入が可能

Web会議はパソコンやスマートフォン、タブレットなどのブラウザとアプリがあればすぐに始められるため、改めて設備を購入、設置するといったコストがかかりません。

  • 紙資料を用意する必要がなくなる

通常の会議の場合、会議の内容に合わせて紙の資料を人数分用意する必要があります。しかし、Web会議であれば、各デバイスにデータを送ればわざわざ資料を印刷する必要はありません。結果としてペーパーレス化が進むというメリットも生まれます。

Web会議を活用するデメリット

  • 通信状況によっては途中離脱の可能性がある

Web会議はネット回線を使って通信を行うため、利用する環境によっては、通信が途中で途絶えてしまい会議に参加できなくなってしまう可能性があります。

  • 対面と違い、表情が読み取りづらく進行が遅くなることもある

通常の会議の場合、言葉だけではなく相手の表情から思惑をくみ取りながらスムーズに会議を進められます。しかし、Web会議の場合表情が読み取りにくく、無言のコミュニケーションは困難です。

  • 大人数になると使いづらい場合がある

Web会議は少人数での会議では大きな効果を発揮します。しかし、大人数となると誰が発言しているのかがわかりづらく、それが会議の進行を妨げてしまう場合があります。

Web会議の活用で生産性を上げるためのポイント

前章まではWeb会議活用のメリット、デメリットをご紹介しました。
ここから先は、デメリットを解消し、生産性を上げるためのポイントを説明します。

  • 通信環境を整備する

会議の途中で通信が途絶えてしまわないようにするため、オフィスはもちろん、社員の自宅での通信環境も整備するようにします。特に自宅の場合、無線LANよりも有線でつなげたほうが途中で切れるリスクを軽減できるため、LANケーブルを接続できるパソコンがおすすめです。

  • 会議で使用する資料を事前に共有する

会議で使用する資料はメールやグループウエアなどを使い事前に共有しておきます。これにより遠隔地からの参加であっても、会議内容の把握がしやすくなり、スムーズに進められます。

  • 社内で活用することも想定し、オフィスレイアウトを検討する

自宅とオフィス、オフィスとオフィス間で会議することも想定し、会議室に大画面モニターを設置する、自席から参加するケースに備えて集中して作業ができる個人ブースを設置するなど、オフィスレイアウトの検討も効果的です。

特に、WEB会議の開催を前提とした会議室の設置は今後必須とも言えるでしょう。そして、スムーズなWeb会議を進めるためには、音質や画質といったハード面の整備が必要不可欠です。例えば、音声のハウリング防止やボリューム調整の容易さなど、システム面での配慮が必要です。またノートPCに付属したカメラでは、画角が狭く参加者全員が映らないといった問題点もあります。Web会議用デバイス「アセンド バイブ」では、視野角110度の広角カメラや高音質スピーカー、最大約6m離れた人の声を拾う集音マイクを簡単に接続でき、快適なWeb会議が実現できます。

通常の会議を効率的に進める方法をそのままWeb会議にも適用可能

前項でお伝えしたWeb会議で生産性を上げるための施策は、通常の会議を効率的に進め、生産性を上げる施策と大きな違いはありません。Web会議だからといって過剰に意識するのではなく、通常の会議を行うのと同様の心構えで臨むことが求められます。

今後、リモートワークを行っている社員以外に、各地の支社で働く社員や取引先とのやり取りにおいてもWeb会議を活用することは珍しくなくなっていくでしょう。その際、注意するべきは、周囲の社員への配慮です。Web会議を行うための会議室を用意する、集中して業務を行うための集中ルームを設置するなど、今の段階からオフィスレイアウトを検討しておくことも、Web会議の効率的な活用のポイントといえます。