業務の問題点を解決する「業務改善」 その手法と失敗しないためのポイント

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慢性的な人手不足、原材料費・設備費などの上昇によるコスト増など、企業経営を圧迫するリスクは多岐にわたります。これらのリスクを軽減し、利益を上げていくにはいくつかの手法が考えられますが、そのなかでも現状を大きく変える可能性を持つのが「業務改善」です。コスト削減や経費削減といった改善策もあるなかで、業務改善が特に重要である理由、実際に業務改善を行う際に留意すべきポイントについて考察します。

企業が抱えるリスク軽減策のなかでも業務改善が重要である理由

業務改善とは、企業が抱える、ヒト・モノ・カネのほか、情報、コストなど業務に関わるすべてを見直し、修正、変更していくことです。ではなぜ、企業経営を圧迫するさまざまなリスクを軽減するうえで業務改善が特に重要なのでしょう? 理由は、業務改善と同様に企業経営の健全化を目的とする、経費削減やコスト削減がもたらす効果と比較することで見えてきます。

経費削減とは、オフィスの賃貸料、インターネットや電話などの通信費、ガス・電気・水道といった光熱費などを削減することです。具体的には、今よりも賃貸料の安いオフィスに移転する、使用していないパソコンやOA機器の電源を切るといったことが考えられます。

コスト削減は、経費よりも削減する対象範囲が広く、製品をつくる際に必要な原材料の仕入れ先を今よりも安い企業に変更する、販売に関わる広告費を減らすといったことも含まれます。

経費削減やコスト削減は、比較的実施しやすいという特徴がある反面、発揮される効果が限定的です。例えば、賃貸料が今よりも月額5万円安いオフィスに移転した場合、年間で60万円削減されますが、それ以上の効果はありません。しかし、業務改善の場合、例えばそれまで手作業で行っていた業務を自動化すれば、業務時間の短縮による残業代削減効果があるうえに、空いた時間でほかの業務を行えるようになります。その結果、生産性向上はもちろん、製品の品質が上がり売上増大にも貢献するなど、さまざまな波及効果が生まれやすくなるのです。

業務改善に役立つECRSとは?

業務改善を行うことで大きな効果を得るには、ECRSが重要だといわれています。ECRSとは、業務改善を進めていくうえで、その順番と視点を示したもので、具体的には以下のような事項を検討します。

  • Eliminate(排除)

業務を滞らせてしまう作業を省けないか、なくすことができる業務はないかなど。

  • Combine(結合と分離)

現在、別々の工程で行っている複数の業務を同時に行うことはできないか、ふたつ以上ある機能をひとつにまとめることはできないかなど。

  • Rearrange(入れ替えと代替)

業務を進める手順や工程を入れ替えることで、今以上に早く効率的にならないか。

  • Simplify(簡素化)

業務自体の簡素化のほか、チェック方法の簡素化が可能どうか。

この4つの視点から現在の業務を見直し、改善を行う際の優先順位を決めれば、より効率的に業務改善を進めていくことが可能になります。

失敗しないための業務改善の進め方

ECRSを踏まえ、実際に業務改善を行っていくうえで失敗しないためには、いくつかのポイントがあります。具体的には次のとおりです。

  • メンバー間での情報共有(目的意識の共有)・現状把握・課題や問題点の洗い出し

業務改善はひとりでできるものではありません。現場の人間、管理する人間などさまざまな立場の人間が協力し、意見を出し合い、情報共有を欠かさずに現状の問題点を洗い出していくことが重要です。

  • 作成された改善計画をもとに実行。結果を検証し、改善点があれば修正する

改善計画を作成したとしても、すべてがうまくいくとは限りません。そこで、実行したら必ず結果を検証することが必須です。検証後、うまくいかない点があれば改めて協議のうえ、改善し、また実行。このPDCAを繰りかえし、自社にとって最適な業務改善を実現していきます。

業務改善成功のポイントは改善ありきで考えないこと

ヒト・モノ・カネの3つの観点から業務全体を見直し、改善するのが業務改善です。うまく進めることができれば、カネの部分のみの改善である経費削減やコスト削減に比べ、大きな効果が期待できます。

しかし、大きな効果が期待できる反面、業務全体の見直しが必要になるということは、それだけ手間も大きくなるということです。前項で説明したメンバー間での情報共有や現状把握、問題点の洗い出しなど、どれを欠いても業務改善はうまくいきません。

ここで重要なことは、改善ありきで業務改善を進めていかないことです。改善ありきで考えていると、必要のない部分にまで改善を施してしまうリスクが生まれ、かえって業務効率が悪くなる可能性があります。そういった意味でも現状把握からのプロセスをしっかりと守り、必要な部分に必要な改善を施していくことが、業務改善成功のポイントといえるでしょう。