情報共有の重要性とは？コミュニケーションが生まれやすいオフィス

複数の社員が協力しあって仕事を進めるためには、情報共有が欠かせません。そして、情報共有を円滑に行うには社員どうしのコミュニケーションが大切です。

近年は社内SNSやチャットなどのコミュニケーションツールも普及していますが、オフィスのレイアウトを変更し、人が集まりやすいオフィス環境にすることでも、社内コミュニケーションは活性化します。コミュニケーションが活性化すれば、ほんの少しの会話から新しいアイディアが生まれたり、業務をスムーズに進められたりすることにもつながります。

今回は情報共有の重要性を再確認し、情報共有の方法と社内コミュニケーションが生まれやすいオフィス環境づくりについて考えてみましょう。

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情報共有の重要性を再確認！

日々の業務は一人で行うものではなく、グループのメンバーや他部署との連携により進められます。そのため、ほかのメンバーや他部署の担当者の仕事や状況を把握することが重要になるでしょう。ここでは、そういった情報を共有することの重要性を改めて確認します。

グループ内における情報共有

通常、会社ではグループ内のほかのメンバーや上司などと、一緒に業務を進めていくことになるでしょう。同じ業務に複数が携わるうえで重要なのが、グループ内における情報共有です。業務の役割分担は決まっていても、全体としてどのような進捗状況なのか、あるいはどのような問題があるのか把握する必要があります。グループのメンバー全員が情報共有することで業務を効率的に進めることができ、トラブルが生じたときにも迅速に対処できるでしょう。

ノウハウの共有による業務の効率化

業務を進めていくうえで、個人やグループ、部署内で独自のやり方をすることもあります。業務の進め方は業務内容やメンバー、仕事の進捗状況によっても変わってくるものです。

しかし、気づかないうちに非効率的なやり方で仕事を進めていることもあるかもしれません。仕事のやり方について情報共有しなければ、それに気づくことは難しいでしょう。

ほかのメンバーや他部署でどのようなやり方をしているのか、ノウハウを共有することで業務の改善を図ることができます。

ノウハウの共有・蓄積による属人化の排除

情報共有を進めることでノウハウを共有すると、業務の標準化を進めることができます。

それぞれのメンバーのやり方を共有することで、いいところを抜き出して改善し、もっとも効率的で効果のある方法を編み出すことが可能です。さらにその方法を部署全体で「標準的なやり方」として共有することで、全員のノウハウがレベルアップします。

ノウハウを共有・標準化することで「決まった人でしか対応できない業務」をなくし、業務の属人化を排除できることも重要です。

人材育成、教育のコスト削減

情報共有により、ノウハウを共有し、標準化することができます。これによって、新人でもベテランのノウハウを使うことが可能です。わからないことがあっても、共有した情報を参照することで自主的に解決できる部分も増えるでしょう。

つまり情報共有を進めることで、人材育成や教育、サポートのコストを大きく削減することができます。

コミュニケーション促進による、グループや部署を越えた連携

会社の組織が大きいほど、グループや部署を越えて情報共有することが難しくなりますが、だからこそ積極的に社内コミュニケーションの場をつくり、情報共有することが重要です。

組織として生産性を上げるためには、グループや部署を越えた連携が必要になりますが、その基本は情報共有です。情報共有がしっかりできていれば、組織全体で業務の効率化を図ることができるでしょう。

テレワークへの対応

情報共有の促進は、多くの場合、業務システムの利用やファイルの共有という形で行われます。これによって、社内ネットワークやシステムにアクセスできれば、時間や場所を問わず、同じ情報を共有することが可能です。

これはテレワークを導入する環境づくりでもあります。情報が共有されていれば、オフィスにいなくても同じように業務を行うことができるようになるからです。

トラブル対応の迅速化

情報を共有することで、トラブル対応を迅速に進めることができます。

例えば、顧客との取引でトラブルが発生したときも、共有されている情報を参照すればこれまでの経緯がすぐにわかり、スピーディーに対応可能です。

また、担当者が不在でも、同じように共有されている情報を参照することで、他のメンバーが対応することができます。担当者が戻るまで顧客を待たせることはありません。

情報共有がうまくいかない理由とデメリットとは

業務を円滑に行うために欠かせない情報共有。しかし、社内でうまく情報を共有できていないケースも多いものです。なぜ情報共有がうまくできないのか。また、うまくできないことでどのようなデメリットがあるのか解説しましょう。

情報共有がうまくいかない理由

情報共有ができない理由は、主に3つあります。

情報を共有する方法がわからない

情報共有をしようと思っていても、実際にどのように情報を提供すればいいのかわからない社員もいます。その場合、共有しなければならない情報があっても、うまく伝えることは難しいでしょう。結果として本当に必要な情報が共有できないことがあります。

情報共有のメリットが感じられない

そもそも、社員が情報共有にメリットを感じられていないと後回しになりがちです。特に、日々の仕事に追われているときは、情報共有に時間を割きたくないというのが実情でしょう。社員のなかには、自分が情報共有することに特にメリットがないと思っている人もいるかもしれません。メリットを再認識してもらい、積極的に情報を共有しようとする雰囲気づくりが必要です。

情報が必要な人に行き渡らない

毎日、さまざまな情報が流れてくると、どれが自分に必要な情報なのかわからなくなってしまいます。必要な情報がほかの情報に埋もれてしまい、見逃してしまうこともあるでしょう。これでは情報共有の目的が果たせません。情報を伝える際は、主にどのような人に見てもらいたい情報なのか、明確にすることが重要です。

情報共有しないことのデメリット

情報共有は面倒だ、手間がかかるという人は多いでしょう。特に、活動報告のためだけに会議やミーティングをするのは効率が悪く、生産性が下がる原因にもなりかねません。しかし、情報共有ができていないと、次のようなデメリットが生じます。

他の社員の業務内容や進捗状況がわからない

情報共有ができていないと、他の社員がどこまで業務を進めているか、どんな業務を行っているかがわかりません。それでは業務の引き継ぎや連携がうまくできず、業務をスムーズに行うことができなくなります。

ノウハウが共有されないため、業務が属人化する

情報共有ができていないと、業務に関するノウハウも共有されません。それでは特定の人にしかできない、属人化した業務ができてしまいます。

業務の属人化は、担当者の労働時間が削減できない、担当者が不在だと業務が進まないなどさまざまな非効率化の原因です。

機会の損失が生まれる

情報共有ができていないと必要な情報が伝わらず、本来ならつかめるはずのビジネスチャンスを逃してしまうおそれもあります。

これらのデメリットを避けるためには、面倒でもしっかり情報を共有する必要があります。

情報共有を円滑に行う3つの方法

組織として過不足なく情報を共有するためには、仕組みやルールを整えなくてはなりません。ここでは、情報共有を円滑に行う3つの方法を紹介しましょう。

情報共有ツールの導入

情報共有を円滑に行う手段として、社内SNSや情報共有アプリなどのツールが注目されています。ツールを導入することで、グループ内や他部署とのコミュニケーションが活性化し、情報共有をスムーズに行えるでしょう。日報やスケジュール管理など日々の業務に関する情報や、社内ルールやイベントなど全社的な情報まで簡単に共有することができます。必要に応じてビデオ通話機能や文書管理機能など、さまざまな機能を選べるのもメリットです。

オフィス環境づくり

ツールの導入は情報共有の手段として有効ですが、滞りなく情報共有するためには社員同士のコミュニケーションが欠かせません。そこで、社員が気軽にコミュニケーションをとれる場所を提供することが大切です。例えば、気軽に打ち合わせができるスペースを設けたり、軽く休息がとれる場所を提供したりするのもよいでしょう。気軽に話せる場所があれば、自然と情報共有も円滑に進むものです。情報共有しやすいオフィス環境づくりが求められます。

情報共有のマニュアル化

どれほど優れたツールがあっても、社内で定着しなければ意味がありません。ツールは使っているものの、特定の機能しか使っておらず情報共有のツールとして機能していないこともあるでしょう。また、社員同士のコミュニケーションにおいてもどこまで共有してよいのか認識していないと、思わぬトラブルに発展することもあるかもしれません。そのため、オフィス内で情報共有のルールをマニュアル化することが大事です。マニュアル化によりルールに基づいた情報共有が可能となります。

コミュニケーションが生まれやすいオフィス

密な社内コミュニケーションは、情報共有を行ううえで欠かせないもの。社内コミュニケーションを活性化するためには、コミュニケーションが生まれやすいオフィス環境づくり必要不可欠です。レイアウトや家具を見直し、コミュニケーションが生まれやすいオフィスを目指しましょう。

オフィスレイアウトの基本についておさらいしたい方は下記の関連記事を参考にしてください。
【関連記事】オフィスレイアウトを工夫して業務効率化を目指そう

立ったままミーティングできるハイテーブル

情報共有の場として、オフィス内にハイテーブルを設置してみてはいかがでしょうか。人通りの多い場所にハイテーブルを設けることで行き交う人と視線が合い、コミュニケーションがとりやすくなります。立ったままミーティングを行えるため、通常のミーティングよりもラフに相談できることもメリットです。また、ハイテーブルを設置することで、資料を見ながら相談もしやすいでしょう。

オープンなミーティングスペース

予約のいらないオープンなミーティングスペースを設置することで、気軽に打ち合わせができるでしょう。ミーティングスペースは人が立ち止まるような場所に置くと効果的です。執務スペースの近くなど、皆がさっと集まれる場所がよいでしょう。オープンなミーティングスペースなら、通常の業務や会議よりも気軽に話すことができ、同僚や上司、部下と容易にコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。壁面ホワイトボードや付せんを貼ることのできるスペースなどがあると、さらに利用しやすくなります。

リラックスできるリフレッシュスペース

リフレッシュスペースなら、リラックスした環境で社員どうしのコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。通常、こういったスペースは休憩中にしか使われないものですが、仕事にも使えるようにすると業務時間中も利用しやすくなります。近年、リフレッシュスペースを仕事にも使えるようにする企業が増え、コミュニケーションの場として活用されています。

オフィスでの情報共有を進めた成功例

NECネッツエスアイ株式会社新潟支店

間仕切りや収納スペースを最小限におさえることで、開放感にあふれるオフィスを実現されました。

オフィス全体を見渡しやすいように設計することで、誰がどこで仕事をしているか、どのような状況かが人目でわかります。「Active Collabo Office　いつでも　どこでも　コラボする！」というコンセプトの体現を目指したオフィスは、コミュニケーション手段や情報を共有する相手を問わず、自然とコラボレーションが進む環境と言えます。

NECネッツエスアイ株式会社 新潟支店様

公益財団法⼈ ⽇本アンチ・ドーピング機構

増員を理由にオフィス移転を行いました。その際、情報共有やコミュニケーションを活発に行える環境の実現を目指してオフィスをデザインされています。

執務室は仕切りをなくすことで開放的にし、ワークスペースを囲むように通路を配置したことで、気軽にコミュニケーションを取れる空間になっています。また、多目的スペースやコミュニケーションスペースを設けることで、目的に応じて人が集まりやすい環境を整備されました。業務に限らず、休憩時間の立ち話も増え、情報共有が活性化されています。

公益財団法⼈ ⽇本アンチ・ドーピング機構 様

株式会社セゾンファンデックス

オフィス移転をきっかけに、オープンなミーティングスペースやリフレッシュスペースを設けられました。目的は社員のコミュニケーションを活性化することです。

ミーティングスペースはキャスター付きのテーブルとプロジェクターにより、目的にあわせたレイアウトにできます。また、リフレッシュスペースはリラックスできるよう壁面や植栽、造作テーブルを用いています。

ミーティングや雑談ならこのスペース、という印象が定着することで、自然と社員が集まり情報共有やコミュニケーションが発生するような環境を実現されました。

株式会社セゾンファンデックス 様

オフィス環境を改善して情報共有をスムーズに！

情報共有は、業務の可視化や改善、効率化のために重要です。情報共有を円滑に行うためには、社員どうしがコミュニケーションしやすい環境づくりが必要不可欠です。ツールの導入やオフィス環境づくり、マニュアル化をすることで、情報共有をスムーズに行うことができます。さらに、コミュニケーションが生まれやすいスペースやオフィス家具の設置により、情報共有を円滑に行えるようにするとよいでしょう。

社内コミュニケーションの活性化を実現したオフィスを別の記事にまとめましたのでこちらもご参考にしてください。
【関連記事】【事例】社内コミュニケーション活性化を実現するオフィスレイアウトとは？

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