会議室が足りなくなることのデメリットと解消方法

ワークスタイル

ひと口に会議といっても、企業経営を左右する役員会議から、チーム内の進捗状況を確認する定期ミーティングなど、その種類はさまざまです。そこで問題となるのが、会議室不足。簡単な打ち合わせ程度であれば自席や休憩室などでも可能ですが、ある程度の人数がそろった会議となるとそうはいきません。今回は、多くの企業で会議室が足りなくなる理由や会議室不足によるデメリット、そして会議室不足を解消する方法をお伝えします。

会議室が足りなくなる理由

2018年12月にレノボ・ジャパン株式会社がオンライン会議システムの利用実態に関する調査を行いました。(「Web会議システムに関する調査」)。同調査によると、オンライン会議をする際、オフィス側の接続拠点となる会議室が「不足している、確保できない」と感じる人が全体の7割を超えています。なぜ、これだけ多くの企業で会議室が不足しているのかについては、次のような理由が挙げられています。

  • そもそも会議室の数が少ない

会議室が足りていないという状況です。例えば、オフィススペースが社員数に合わず、執務室にスペースが割かれてしまい、物理的に会議室をつくるスペースがなくなってしまうといった理由が考えられます。急激に業績が上がり一気に社員数を増やした、スタートアップ企業で起こりがちな現象です。

  • 予定時間を超えて前の会議が続く

会議室を予約していても、前に行われている会議が予定どおりに終わらず、自分たちの時間になっても使えないというケースです。

  • 早く会議が終わっても予約が解放されない/仮予約やキャンセルし忘れが多い

前に行われている会議が予定より早く終わったにもかかわらず、予約が解放されない場合、新たな予約を入れることができません。また、仮予約を入れたままキャンセルし忘れた場合も、会議室が空いているのに誰も使えないことになり、ロスが生じます。

会議室が足りないことのデメリット

多くの企業で会議室が足りていない現状を把握したところで、次は会議室不足が企業にとってどういったデメリットをもたらすのかについて説明します。

  • 商談機会の喪失

会議を行う必要があるにもかかわらず、会議室が足りていない場合、別の場所で会議を行わざるをえなくなります。商談スペースを会議室として使用する場合、本来の目的である商談を行えない可能性が発生します。

  • 進捗状況の確認や情報共有ができなくなる

会議にはさまざまな目的がありますが、そのなかでもプロジェクトの進捗状況確認、メンバー間での新たな情報の共有は欠かすことができません。会議室の数が足りずこれらの会議ができなくなってしまうと、プロジェクトの進行が遅れてしまいます。

  • 機密情報の漏えい

会議室が足りていないと商談スペース、もしくは自席の近くのオープンスペースで会議を行うようになります。オープンスペースでは、機密性の高い情報の扱いに十分な配慮をしなければなりません。内部から情報漏えいが起こる可能性が高まります。

会議室不足を解消するための方法

会議室が足りないことが、多くのデメリットにつながるとなれば、企業としては少しでも早く解消したいところです。どういった方法があるのでしょうか。

  • 増床、移転する

オフィススペースを増床し、新しい会議室をつくる、もしくは現状よりも広いオフィスに移転する方法です。もっとも簡単に会議室を増やすことができますが、コスト的に余裕がなければ実現は難しいでしょう。

  • 執務室を省スペース化する

テレワークを導入しオフィスに出勤する人数を減らす、フリーアドレス制にしてデスクの数を減らすなどして執務室を省スペース化し、空いたスペースを新しい会議室にする方法です。増床や移転の必要はありませんが、新たな設備の導入コストはある程度見積もっておかなくてはなりません。

  • Web会議の活用

テレワークを導入した場合、Web会議を活用すれば、会議室不足が解消されるでしょう。また、会議のためだけに出社するといった手間がなくなり、業務の効率化が進みます。全国に支社を持つ企業であれば、旅費交通費の削減にもつながります。ただし、社内のいたるところでWeb会議を行うようになると、集中して業務を行えなくなるデメリットがあります。

  • 会議室予約システムの導入

現状のレイアウトを変更したり、会議室数を増やしたりすることなく、会議室不足を解消する最適な方法は会議室予約システムの導入です。会議室が足りなくなる理由のひとつにキャンセル忘れがありますが、会議予約システムを効果的に活用すればそうしたリスクは解消できます。また、利用時間よりも早く会議が終わってしまった場合もアラート設定をしておくことで、無駄なく効率的に会議室を利用できます。

滞りなく業務を進めるためには効率的な会議室の活用がポイント

会社は基本的にチームで仕事を進めていくため、進捗状況の確認、顧客や新商品情報の共有などを定期的に行うことが重要です。しかし、いくつものプロジェクトが同時に進行しているなか、それぞれが最適なタイミングで会議室を利用することは非常に困難です。

単純に会議室を増やすのであれば、オフィスの増床がもっとも簡単ですが、コスト的にもすべての企業ですぐに実行することは現実的ではありません。また、IT技術の進化でWeb会議の導入も進んでいますが、周囲へのノイズとなってしまうことを考えると、結局は会議室を使うほうがよいということになってしまいます。

こうした状況から、多くの企業においては、現状のオフィスで最大限に会議室を効率活用することがもっとも現実的でしょう。その手段としておすすめなのが会議室予約システムです。座席管理システムSuwary(スワリー)では、パソコンやスマートフォンから簡単に会議室の空き情報確認、予約、キャンセルなどが行え、効率的な会議室活用が実現します。