フリーアドレスとは？ハイブリッドワーク時代のオフィスづくりに最適！ | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

フリーアドレスはオフィスの省スペース化やコスト削減などを目的として導入が進められてきました。また、より快適で効率的なオフィスづくりを実現するために、フリーアドレスを導入する企業も増えています。近年では、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを実施する企業も増え、オフィスのあり方が見直されつつあります。今回は、フリーアドレスとはどのようなものなのかをあらためて解説します。さらに、ハイブリッドワーク時代におけるフリーアドレスの捉え方についても考えてみましょう。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、従来のような固定された席ではなく、社員が自由に仕事をする席を選べるスタイルです。一人ひとりに席が用意されているわけではなく、基本的に大型のテーブル席に複数人が座って仕事をします。そのほかに、カフェ席や集中ブースなど仕事の目的に応じて席を選べることも特徴です。社員はノートパソコンやスマートフォンなどのモバイル機器を活用して業務を行います。

フリーアドレスはもともとオフィスの省スペース化やコスト削減を目的に導入が進められてきました。たとえば、外回りが多い営業部門では、オフィスの利用人数に増減があります。そのため、全員の席を設けずにデスクを共有したほうが、スペースを有効活用できるのです。近年は、省スペース化やコスト削減だけでなく、社内コミュニケーションの活性化や業務の効率化、オフィスの快適性や機能性の向上など、さまざまな目的で導入が進められています。

導入のメリットの１つは、固定席を設けないことで、部署や部門を超えたコミュニケーションの促進が期待できることです。また、全員の席を用意する場合よりスペースに余裕ができるため、空いたスペースを別の目的で利用することが可能です。たとえば、社員のコミュニケーション促進のために、ミーティングスペースやリフレッシュスペースを設けることもできます。こうしたスペースの利用によって社内コミュニケーションが活性化すれば、社員の満足度アップにもつながるでしょう。

フリーアドレスのメリットについては、『フリーアドレスがもたらすメリットを生かしデメリットを解消する方法』の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

ハイブリッドワーク下におけるフリーアドレス

新型コロナウィルス感染症拡大の影響で、テレワークを導入する企業が増えました。しかし、すべての業務をテレワークにするのではなく、業務内容によっては出社したほうが効率的に仕事を進められることもあります。そこで、最近はオフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入する企業も増えています。

ハイブリッドワークでは、その日の業務内容や社員の状況などに応じて、オフィスワークかテレワークを選ぶことができます。たとえば、打ち合わせがある日はオフィスワーク、業務に集中したいときはテレワークなどのように、働く場所を選べるようになるのです。社員は最適な環境で仕事を進められるため、業務の効率化や生産性の向上にもつながります。また、社員の状況に応じて働くスタイルを柔軟に変えられるため、社員の満足度向上や離職率の低下も期待できるでしょう。

一方、オフィスではハイブリッドワークを導入することで、その日によって出社率が変わるため、全員分の席を用意する必要がなくなります。そのため、ハイブリッドワークを導入したオフィスでは、出社率に応じて柔軟に座席数を変更できるフリーアドレスが最適なスタイルだといえます。フリーアドレスの導入により、オフィスの快適性や機能性も確保できるようになり、オフィス出社のメリットが高まるでしょう。

ハイブリッドワークについては、『ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

出社率や在席率とフリーアドレスの関係性

自社にフリーアドレスが適しているかどうかを判断するには、出社率や在席率を考慮する必要があります。オフィスの出社率は日によって変動します。また、在席率は職種や時間帯、時期によっても変わってくるでしょう。たとえば、営業職は、朝や夕方だけ在席率が高くなる可能性があります。また、プロジェクトを抱え会議が多い時期には、離席時間が長くなる社員もいるかもしれません。このように、出社率や在席率は常に変動しているため、余裕のある座席数を確保する必要があります。

ハイブリッドワークの導入により出社率40～60％くらいになると、オフィススペースにかなりの余裕が生まれます。空いたスペースをミーティングスペースや集中ブース、オンライン会議用のスペースなどに活用することで業務の効率化につなげることが可能です。また、部署ごとに分かれていたオフィスを統一することで、部署を超えたコミュニケーションも可能になります。ハイブリッドワークとフリーアドレスの組み合わせにより、従来にはないオフィスの有効活用も考えられるようになるでしょう。

これからのオフィスにおけるフリーアドレスの捉え方

フリーアドレスなら、業務内容に合わせて自由に席を移動できるため、効率的に仕事が進むと考えられています。また、業務内容に合わせて座席を利用するメンバーを変更できることもメリットです。ただし、フリーアドレスを成功させるには、社内の環境整備が求められます。たとえば、無線LANの導入やペーパレス化、勤怠管理システムの導入などが挙げられます。集中ブースやミーティングスペースの設置なども必要でしょう。オンライン会議スペースを設ければ、テレワーク社員と合同でオンライン会議を行うことも可能です。

さらに、フリーアドレスの導入でもっとも課題になるのが、誰がどこにいるのかわからなくなってしまうことです。席が決まっていないため、人を探すのに時間がかかってしまうという問題が起こってしまいます。また、同じチームのメンバーが近くにいるとは限らないため、メンバーの状況が把握できないことも課題です。そのため、誰がどの席を利用しているのか、メンバーが今どういう状況なのかを共有できる仕組みが必要になります。

これらの課題を解決するためには、座席管理システムの導入がおすすめです。プラスが提供する座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、フリーアドレスに最適なアプリです。利用するデスクを予約できるため、その日の業務に適した席を確保することができます。誰がどこにいるのか検索する機能もあり、人を探す手間もかかりません。プロジェクトごとにメンバーを集めることも可能です。さらに、オフィスの利用状況を可視化できるため、オフィスの改善にもつながるでしょう。

座席管理システム「Suwary（スワリー）」についてはこちらのページをご覧ください。

フリーアドレスの導入でより快適なオフィスへ

ハイブリッドワークを導入する企業が増えるとともに、オフィスの役割も見直されつつあります。オフィスは単に仕事をする場所ではなく、より快適で効率的に仕事を進められる場所として重要視されるようになりました。ハイブリッドワークで出社率が下がれば、空いたスペースを目的別に有効活用できます。社員が自分の業務内容や気分に合わせて自由に仕事をする場所を選べるようにすることも可能です。フリーアドレスなら、より自由で快適なオフィスを実現しやすいでしょう。