フリーアドレスにおける働き方とは？特徴と課題、便利グッズを紹介 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

コロナ禍の影響もあって多くの企業でテレワークが導入され、空いたオフィススペースを有効活用するためにフリーアドレスを導入するケースが増えています。他部署とのコミュニケーション活性化にも効果を発揮するフリーアドレスですが、席が固定されていないと不便な面も少なくありません。今回はフリーアドレスにおける働き方の特徴や課題、不便な面を解消する便利グッズを紹介します。

フリーアドレスでの働き方

フリーアドレスとは、固定席をつくらず、日によって自分で好きな席を選択して働く形式のことを指します。フリーアドレスの働き方の特徴は次の3点です。

ペーパーレスが基本

従来のように従業員一人ひとりに固定席がないため、書類や資料などをしまっておけるスペースがありません。そのため、フリーアドレスではペーパーレスが基本となります。

デスクを複数人で共有する

フリーアドレスではオフィススペースを有効活用する目的もあり、個人のデスクはなく、デスクを複数人で共有します。そのため、大型のデスクを複数人で利用したり、一人用のデスクを日々異なる人が利用したりします。

フリーアドレスに適したデスクについて、『フリーアドレスでの快適な業務を実現するデスク選びのポイント』の記事で解説しています。

オフィス内に個人用の荷物ロッカーを設置

常に座る場所が変わるため、文具やパソコン、個人の小物をしまう場所は用意されていません。基本的には、個人用の荷物ロッカーがオフィスに設置され、荷物はロッカーにしまいます。

活発なコミュニケーションが実現

固定席では近くに座る同僚の顔触れはいつも同じですが、フリーアドレスでは異なる部署や部門の従業員と隣り合わせになる可能性があります。普段は関わらない従業員同士が顔見知りになることで、活発な社内コミュニケーションが実現可能です。

組織の活性化につながる

部署や部門を超えたコミュニケーションが実現することで、横断的な組織が構築しやすくなります。それまで接点の少なかった部署同士が近づくことで、部署を超えたプロジェクトの進行や、全社的なナレッジ共有などが期待できます。

テレワークに適している

テレワークはそもそも非対面なので、従来のように部署や部門ごとに従業員が近くにまとまっている必要がありません。アフターコロナにおいては、テレワークと出社を併用するハイブリットワークが主流になってきました。しかしハイブリットワークで固定席を採用していると、出社している従業員同士のコミュニケーションばかりが密になり、出社している従業員とテレワーカーとの間にコミュニケーションの溝が生じがちです。フリーアドレス制を導入すれば、出社している従業員同士にも距離ができるため、テレワーカーが疎外感を持ちにくくなるでしょう。

オフィスを有効活用できる

フリーアドレスなら、大体の出社率を把握することで、想定される出社人数に応じたオフィスを構築できます。固定席のオフィスでは、出社人数に関わらず全従業員分の席を確保しなければなりませんが、フリーアドレスなら出社率に応じた席の確保ができれば問題ありません。オフィスのスペースに余裕ができるため、リラックススペースや自由に使えるミーティングブースの設置などが可能になり、ゆとりのあるオフィス空間を構築することができます。

フリーアドレス導入時に生じうる課題

フリーアドレスは従来のオフィスデザインを大きく変えるデザインです。そのため、慣れるまでには不便に感じられる点も多々あるのではないでしょうか。特に次の点については、多くの企業で課題となっています。

セキュリティ面で不安が残る

フリーアドレスは、ペーパーレスが基本ではありますが、企業によってはどうしても紙での管理が必要な書類もあるでしょう。そのような書類は、通常は個人ロッカーにしまえば問題ありませんが、なかには常に業務で使用する書類で社外秘、部外秘のものもあるかもしれません。そうした場合、持ち運びはもちろん、他部署の従業員と隣り合うケースも多いため、セキュリティ面で不安が残るケースがあるのではないでしょうか。

周囲のノイズが気になる

個人用のデスクではなく大型のデスクでは、仕切りがないため、周囲のノイズが気になってしまうという従業員も少なくありません。特に集中して仕事をしたいときや、隣の従業員が電話で話しているときなどは、大型のデスクでは効率が下がってしまう可能性も高まります。

社員の生産性を高めるヒントを『うるさい職場のなかで集中して仕事を進めていくための方法とは？』の記事で紹介しています。

私物や文具の紛失が増える

個人デスクであれば、常にデスクの引き出しに私物や文具をしまうため、それらを紛失するリスクもそれほど高くはないでしょう。

しかし、フリーアドレスの場合、日によって座る場所が変わるうえ、周囲にいる従業員も毎回同じ人ではありません。そのため、「自分の文具と間違われて持っていかれてしまう」「置き忘れてしまう」といったことで紛失するケースも増加します。

パーソナルスペースを構築しにくい

出社しても、どこの席に座っていいのか迷う、もしくは隣がいつも違う人だと落ち着かないといった従業員もいるかもしれません。固定席やパーソナルスペースでこそ集中できるタイプの場合、フリーアドレスに慣れるまでに時間がかかることでしょう。

席が不足する可能性がある

フリーアドレスでは、出社率に応じた席が確保されていれば問題ありません。しかし、一時的に出社率が高くなってしまうことで、席が不足する恐れがあります。座席が不足すると作業効率が低下するうえに、時間をかけて出社した従業員が不満を感じかねません。

なお、席の確保に有効なシステムもあります。座席管理システムSuwary（スワリー）は、オフィスの座席を予約したり利用状況を分析したりできる座席管理システムです。フリーアドレスの効率的な運用にご活用ください。

座席管理システムSuwary（スワリー）

フリーアドレスに適した便利グッズ紹介

フリーアドレスの不便さは、少しの工夫や便利グッズの活用で解消するケースも少なくありません。ここでは、フリーアドレスの不便解消に役立つおすすめグッズを紹介します。

カモフラージュホルダー

社外秘や部外秘の書類は基本的には持ち歩かないようにするのが一番ですが、業務上どうしても持ち歩く必要が出てくる場合もあるでしょう。そんなときにおすすめなのが、カモフラージュホルダーです。

見た目は普通の書類を入れるホルダーですが、表面にカモフラージュ柄が施されているため、大きな文字は外から見えても小さな文字や数字は読めません。

外から文字がまったく見えないと何をどこに収納したかを忘れてしまいますが、カモフラージュホルダーであれば、タイトルは見えるので探す手間もかかりません。

カモフラージュホルダーについて詳しくは、『セキュリティファイルシリーズ　カモフラージュホルダー』をご覧ください。

デスクトップパネル

普段は同僚とコミュニケーションを取りつつも、業務内容によっては「大型のデスクでも気を散らさずに仕事をしたい」、「周囲のノイズを遮りたい」など、一人で作業に集中したい場合もあるでしょう。そうした際に役立つのが、デスクトップパネルです。

デスクとデスクを仕切るような大型のパネルでは簡単に持ち運ぶことはできませんが、デスクトップパネルは、自分の周囲だけを囲えるような小型のもので手軽に持ち運べるため、フリーアドレスに最適です。

モバイルバッグ

私物は個人ロッカーにもしまえますが、パソコンのほか、業務中にたびたび使う文具や充電器、ファイルなどをその都度ロッカーまで取りに行くのは面倒なうえ、効率も下がってしまいます。そこでおすすめなのが2021年10月にプラスが発売した「モバイルバッグ＋（プラス）」です。

荷物が少ない人向けのスリムタイプと、厚型ファイルやACアダプター、マウスなども収納できるワイドタイプの2種類が用意されています。側面と底面にフェルト素材を使用しているため、ワイドタイプでも底板を外せば折り畳むことができ、コンパクトに収納することも可能です。

モバイルバッグについて詳しくは、『モバイルバッグ＋』をご覧ください。

ポータブルノートパソコンスタンド

フリーアドレスでは都度席を決めるため、日によって机やいすの高さがまちまちになるといえます。ポータブルノートパソコンスタンドがあれば、机やいすの高さに左右されず、好みの高さ・角度でPCを置けます。作業効率が上がるだけでなく、作業しやすい姿勢を保つことで眼精疲労や腰痛などの防止にも効果を発揮するでしょう。

ワイヤレスイヤホン

ネット会議や動画ファイルの確認など、業務中に音声が出ることは少なくありません。その際に、いちいちコード付きイヤホンを探し装着するのは意外とストレスです。コードがないイヤホンならスムーズに取り出せるうえ、マウス操作時やちょっと立ち上がりたいような場合にも絡まることがありません。机に物を置いておけないフリーアドレスでは、コンパクトで持ち運びしやすいことは大きなメリットです。

モバイルモニター

モバイルモニターをノートパソコンに接続することで、簡単にデュアルディスプレー環境を構築できます。ノートPCだと画面が小さいと感じるときにモバイルモニターを使えば、2つのモニターで作業できるため、仕事が進みやすいでしょう。ネット会議において片方を会議画面、もう片方を資料画面とするなどして活用できます。

充電器

充電器があれば、席の近くにコンセントがない場合でも安心して作業できます。フリーアドレスでは通常、ノートPCや社用のスマートフォンなど、各従業員がモバイル機器を常に利用します。電源がなくなると作業が滞るため、コンセントの需要が高まります。そのようなときでも、充電器があれば、互いに譲り合って仕事ができるでしょう。

モバイルグッズが収納できるガジェットポーチ

通常のカバンにモバイルグッズを収納すると、散乱しやすく、出し入れにストレスを感じがちです。ガジェットポーチなら、コード、充電器、マウスなどがコンパクトに収納でき、スマートです。雑多なモバイルグッズを常に整理できるため、紛失や持ち忘れを防止できます。衝撃からも守ってくれるクッション付きのタイプや、撥水・防水加工されているタイプも多いため、モバイルグッズを持って移動する際にも安心です。