要点をおさえれば理解しやすい!オフィス移転時の電話回線のポイント

オフィス移転・リニューアル

オフィス移転の際に必ず必要となる電話回線や電話機の移設。オフィス規模や使用状況にあわせて適切な環境を整えたいものです。回線の選び方や工事手配の際に気をつけておきたいことをご紹介します。

オフィスの電話は「通話チャンネル数」で決める

言うまでもなく、電話は毎日の業務で使用するとても大切なもの。しかし、オフィスの電話回線工事では「回線数」「同時通話数」「電話番号数」など似たような単語が飛び交うためわかりにくく、苦手意識を感じている人も多いのではないでしょうか。まずはこの3つの用語の違いをおさえておきましょう。

  • 回線数:実際に引かれている電話回線の数。契約プランによって1回線で同時に通話できる数は異なります。「回線数=同時通話数」ではないことに注意しておきましょう。
  • 通話チャンネル数:同時に通話できる最大数。契約回線の種類によって異なり、「同時通話数」といわれることもあります。
  • 電話番号数:電話番号の数。フロアや部署ごとに電話番号を分けたり、社員のみ使用する番号などを設定する際に使用。こちらも「回線数=電話番号数」ではないことに注意しましょう。

このうち、オフィスの電話回線を決めるうえで重要なのは「通話チャンネル数」です。通常、オフィスでは一つの番号に複数の通話(チャンネル)を同時に受けることになります。企業によって電話の混み合う時間帯は異なりますが、ピーク時に同時に使用したい通話チャンネル数にFAX用チャンネルの数(通常は1)を足した数を設定するといいでしょう。適切なチャンネル数は業容によっても異なりますが、一般的には従業員の3分の1程度が目安とされています。

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主に使用されている回線の種類は3つ、それぞれ何が違う?

オフィスで使用されている電話回線は主に3つの種類があり、それぞれに特徴や同時に通話できるチャンネル数などが異なります。回線を契約するうえでは、それぞれの特徴と使用状況を踏まえて決めることが重要です。

  • アナログ回線:銅線(メタル線)を使用してつなぐ回線方式で、現代でも一般家庭などで使用されています。1回線につき1チャンネルしか使用できないためオフィスには不向きですが、安定性が高く、停電時もつながる可能性が高いのが特徴。万一の時に備えて少数回線を用意する企業もあります。
  • ISDN回線:銅線を使用するのはアナログ回線と同様ですが、伝送方法をデジタル化することにより1回線で2チャンネル使用することができます。
  • IP電話回線(ひかり電話など):1回線で複数チャンネル使用することができるのが大きな特徴。(チャンネル数は契約により異なります)インターネット環境を利用することにより、大きなコスト削減が実現できるため、近年急速に普及しています。

電話回線を決めるうえで必ず知っておきたいこと

電話番号を変更せずにそのまま使える?

オフィス移転の際に電話番号が変わるかどうかは、NTTの電話局が同じかどうかで決まります。そのため、住所の「〜丁目」まで同じであっても番号が変わるケースもあれば、町名が異なっても番号が変わらないケースもあります。オフィス移転の際は、移転のアナウンスサービスを使用するのが一般的ですが、どうしても番号を変えたくない場合は、同じ電話局の管轄内で物件を探すという方法もあります。(どの区域がどの電話局の管轄かはNTTに電話すると確認できます。)また、同一市外局番内での移転で、電話番号の取得がNTT経由であれば、ナンバーポータビリティサービスを利用する方法もあります。

電話機の最大接続数に注意!

オフィス移転はなにかと費用がかかるため、使えるものは移転先でもできるだけ使用したいもの。ただし、電話機の場合は最大接続数に注意する必要があります。電話機の種類によっては、台数を拡張(増設)できるものとそうでないものがあり、できない場合は電話機を全て買い直すか、回線を増やして分ける必要があります。特に移転理由が人員増加や業務拡大の場合は注意が必要です。

工事の手配ミスを防ぐには、ワンストップで依頼できる業者を

一般的に、電話機の設置と電話回線の手配は別々の工事になります。オフィスで電話を使用するためには両方とも必要になるため、忘れないようにしましょう。特に、移転費用を抑えようと工事関連の業者を自分たちで手配しているケースで多いミスのため、注意が必要です。こうした手配ミスを防ぐためには、できるだけワンストップで依頼できる業者を探し、窓口をまとめてしまうのが効果的です。

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移転後すぐ使用できるよう、しっかりと手配を

電話は毎日の業務で必ず使うため、移転後はスムーズに使用できるよう手配しておく必要があります。電話回線の契約は分かりにくいと感じるかもしれませんが、要点さえおさえておけば難しいものではありません。事前にしっかりと把握して、自社に合わせた回線やチャンネル数を選んでください。

オフィス移転の詳細を知りたい方はこちらもご覧ください。

オフィス移転パーフェクトマニュアル