オフィスの縮小化。その背景と効果的な進め方のポイント

オフィスの縮小はコスト削減や機能性向上などさまざまなメリットがありますが、半面、デメリットも少なくありません。そこで、今回はオフィスの縮小化を進める企業の背景やメリット、デメリットを見つつ、効果的に縮小化を進めていくためのポイントをお伝えします。

オフィス縮小化を検討する企業の背景

企業がオフィスの縮小化を検討している背景として次のような点が挙げられます。

新型コロナウイルス感染拡大に端を発した働き方の多様化

新型コロナウイルスの感染拡大は、多くの企業に多大な影響を与えました。なかでも大きいのが感染症対策の一環として導入が進んだテレワークの導入です。その結果、オフィスに出社する社員が減り、これまでの規模のスペースが必要なくなったため、縮小化を検討するようになっています。

新型コロナウイルス感染拡大の影響による業績悪化対策

新型コロナウイルス感染拡大の影響で業績が悪化した企業も少なくありません。そのため、業績回復対策の一環として、固定費削減目的でオフィス縮小化を検討するケースもあります。

ITの進化により必ずしもオフィスに出勤する必要がなくなっている

ITの進化によってどこにいてもできる業務が増え、必ずしもオフィスに出勤する必要がなくなったことも、縮小化を行う要因となっています。

オフィスを縮小する場合のポイント

オフィス縮小の決定を下すに当たっては、いくつかのポイントをクリアしているかどうかの確認が求められます。具体的には次のポイントについて確認が必要です。

出社率が上昇しているかどうか

オフィスを縮小化する場合、出社率が上昇しているかどうかの確認は欠かせません。出社率が上昇しているにもかかわらず、オフィスを縮小化すれば、社員のストレスや生産性の低下が懸念されます。そのため、まずは出社率を確認し、必要に応じてオフィスの縮小化を検討するというプロセスで進めるとよいでしょう。

オフィスの役割をどう定義するか

新型コロナウイルス感染拡大防止を目的にテレワークを導入した企業が増加しましたが、その結果、社員間のコミュニケーションの形は大きく変化しています。

具体的には、オフィスが業務中心の場所からコミュニケーション中心の場に変わったという点が挙げられます。基本的な業務はそれぞれが自宅やサテライトオフィスで行い、オフィスはミーティングやコミュニケーションの場として機能させるようになったという企業も少なくありません。この場合、オフィスにはこれまでのような大きさは必要なく、縮小化しても問題ないでしょう。

しかし、コロナ禍が落ち着いたところでオフィスワークに戻す場合やハイブリッドワークを導入する場合は、オフィスの縮小化が難しくなる可能性もありえます。そのため、オフィス縮小化を検討する際にはオフィスの役割をどう定義するかが重要なポイントとなるでしょう。

これまであったものがなくなるにあたっての懸念を把握し、代替案を検討・実現できそうか

オフィス縮小化を進める前に必ず社員の個人スペース減少、会議室やプライベートスペース不足が発生した場合にどのような代替案があるのかを検討しておかなくてはなりません。

縮小化ありきで考えるのではなく、社員にとって不便になることがないように、懸念点を事前に把握し、代替案を検討し、実際に実現可能かどうかの検証も必要です。

オフィスの縮小移転については、「オフィスの縮小移転とは？メリットやデメリット・成功のポイントを解説！」の記事もご覧ください。

オフィスを縮小することのメリットとデメリット

オフィスの縮小化はメリット、デメリットの両面があります。ここでは主なメリット、デメリットを紹介します。

オフィス縮小のメリット

コスト削減につながる

オフィスを縮小すれば、その分賃料が安くなるため、コスト削減につながります。また、テレワークの導入によりペーパーレス化が進めば紙の資料を管理するコストも軽減します。

業務上の無駄削減と業務効率化が実現する

オフィスを縮小することによりシンプル、コンパクトになります。その結果、備品、設備など必要最小限に留められるうえ、移動も最小限に抑えられ機能性が上がり無駄の削減、業務効率化が実現します。また、執務スペースを削減し空いたスペースに社内カフェ、接客スペースを設置すれば、対外イメージの向上にもつながります。

ハイブリッドワークなど新たな働き方にフィットしやすい

オフィス縮小化は、ハイブリッドワークやフリーアドレスなどこれまでとは異なる新しい働き方にもフィットします。どちらも小さなオフィスを効率的に活用できる働き方であるため、広いスペースを無駄にしたままにする必要がありません。

オフィスの役割が明確になり活用がしやすい

オフィスを縮小することで、コミュニケーションの場としてのオフィス、会議やミーティングを行う場としてのオフィスなど、オフィスの役割が明確になります。その結果、役割に合わせたレイアウトやデザインが可能になり、オフィス活用がこれまで以上に効率的になるでしょう。

社員の希望を取り入れやすい

テレワークが中心となる企業が増えたとはいえ、対面でのコミュニケーションは業務の円滑化に欠かせません。オフィスをコミュニケーションの場として出社を促すには、社員への快適な環境の提供が必須です。そのため、社員の希望を積極的に取り入れたオフィスになる可能性が高まります。

オフィス縮小のデメリット

テレワーク環境の整備が必要になる

オフィスの縮小にはテレワークの拡大が欠かせませんが、テレワークを実現するためには、自宅やサテライトオフィスでもオフィスと同様に作業ができるだけの環境整備が必要です。ペーパーレス化、ネットワーク環境の構築、情報漏えいやウイルス攻撃などを防ぐセキュリティ対策が十分でなければ、テレワークの導入は成功しにくいでしょう。

縮小移転のコストがかかる

オフィスを縮小するには基本的に現状よりも小さなオフィスに移転することになります。そのため、オフィス移転の手間とコストがかかります。また、移転をせずに縮小する場合であっても、縮小のための工事は必要なため、いずれにしても手間とコストはかかります。

縮小することによる社員への影響を考慮する必要がある

オフィスの縮小は、社員にさまざまな影響や変化をもたらします。具体的には、座席や個室が削減されたことによるストレスの発生や、コミュニケーションが取りづらくなることによる業務効率の低下などが考えられるでしょう。

出社率などに影響する場合、コミュニケーションの場を別に用意する必要がある

オフィス縮小により、必ずしも社員側の希望ではなくてもテレワークの日数を増やさなければならないケースが出てくることもありえます。その際、同僚や上司とのコミュニケーションが取りにくくなる場合もあるため、コミュニケーションの場や機会を別に用意しなくてはなりません。

本来、出社していれば気軽に取れていたコミュニケーションがオフィス縮小化の影響で取れず、新たに場をつくらなければならないのは大きなデメリットといえます。

オフィス縮小を失敗しないためのポイント

オフィスの縮小には、主に手間とコストがかかるのがデメリットです。これは基本的に避けることはできません。このデメリットを踏まえつつ、オフィス縮小を成功させるにはどうするべきなのでしょうか。ここではそのポイントを5つ紹介します。

少人数で効率的に働けるレイアウトを考える

テレワークにより出社する社員数が減ったとしても、単純に席数を減らすだけでレイアウトがそのままではかえって業務が非効率になってしまう場合があります。そのため、フリーアドレスを導入したり、背面対向式レイアウトで振り返ればすぐにミーティングができるようにしたりするなど、少ない人数でも効率的に働けるレイアウトを検討します。

オフィス縮小の前提となるテレワークのルール策定

テレワークを前提としてオフィスを縮小した後、テレワークがうまくいかないから元に戻すというわけにはいきません。そこで、テレワーク導入のためのルールをしっかりと決めなければなりません。従来の就業規則はオフィスで働くことを前提としていますが、テレワークを導入するのであれば、出退勤管理、在席確認、定期的な面談による評価など、就業規則や評価基準の改善を行う必要があります。

目的を明確にしたうえで周知する

目的が明確でない状態で縮小化を周知すると、ポジティブな目的であったとしてもネガティブに受け取られてしまうかもしれません。モチベーションが下がるリスクもあるため、必ず目的を明確にしたうえで周知するようにします。

費用対効果を事前に検討しておく

オフィスを縮小した場合の費用対効果は必ず事前に検討しておきましょう。特にコスト削減を目的に縮小する場合、費用対効果を検討しておかないとかえってコストがかかってしまう場合もあります。

オフィス縮小後の働き方や影響を想定しておく

テレワークからハイブリッドワークへの移行、コミュニケーションの場や機会の増加など、オフィス縮小後の働き方や社員への影響も事前に想定しておきましょう。あらかじめ対応策を講じることで社員にストレスをかけずに縮小化を実現しやすくなります。

オフィス縮小時の別のアイデア

テレワークを活用する社員が増えたとしても、オフィス縮小により少なからず影響は出てしまうかもしれません。そのため、次のような対応策を事前に考えておきましょう。

自宅以外でのワーキングスペースの確保

コワーキングスペースやサテライトオフィスを契約し、自宅以外でも働ける場所を確保しておきましょう。常に自宅だけでの業務になった社員にはストレスがたまってしまうリスクもあるため、状況に応じて働ける場所を増やしておくことが重要です。

コミュニケーション活性化を実現するツールの活用

業務にかかわる会話だけではなく、雑談や気軽なミーティングにも使えるルールやツールの整備も欠かせません。オフィスが狭くなってもこれまでのようにコミュニケーションを取れる環境づくりを検討しましょう。

また最近では、在宅の社員とオフィスワークの社員とのコミュニケーションを活性化させる手段として、バーチャルオフィスを活用するケースも増えています。離れていても同じ場所にいるかのように働けるため、コミュニケーション活性化にも効果を発揮するでしょう。

社内コミュニケーションについては、「職場内コミュニケーション活性化の実現にいますぐ取り組める施策とは？」の記事もご覧ください。

オフィス縮小化のポイントはコンセプトを明確にすること

自宅やサテライトオフィスといった新たな就業場所の導入により、必ずしもオフィスに出社しなくても仕事ができるようになった今、オフィスのあり方は大きく変わろうとしています。ただし、それはオフィスが不要になるということではありません。従業員それぞれが別々の拠点を持ちつつ、必要なときに必要な人員が集合し、業務効率化や生産性向上を実現させる場とすべきなのです。

そのためのポイントは、限られたスペースをどう有効活用するのか、そのコンセプトを明確にすることです。例えば、取引先との接客に重点を置いた場所、自宅やサテライトオフィスではできない集中作業を行う場所、新たなビジネスのアイデアをチームで徹底的に議論する場所など。目的や用途に応じてコンセプトを決め、それに応じたレイアウトを検討します。

オフィスの縮小化は、単純に人が少なくなったから縮小するというのではなく、効率的に働け、それに伴った成果を出すために何をすべきかといった側面から検討するのが重要だといえるでしょう。

【関連コラム】　オフィスの縮小移転とは？メリットやデメリット・成功のポイントを解説！｜PLUS

【お役立ち資料】

移転プロジェクトメンバー必見の決定版！ オフィス移転のスケジュールとタスクリスト

オフィスの移転は、やるべきことが多岐にわたる複雑なプロジェクト。
この資料では複雑なオフィス移転のスケジュールをわかりやすくまとめています。また、チェックリストや届け出書類一覧も付録。
オフィス移転の責任者・メンバーのための保存版資料です。プロジェクト全体像のスムーズな把握や、作業のチェックリストとして是非ご活用下さい。