進むオフィスの縮小化。その背景と効果的な進め方のポイント

進むオフィスの縮小化。その背景と効果的な進め方のポイント

オフィス移転・リニューアル

今、オフィスの縮小化を検討している企業が増加しています。オフィスの縮小はコスト削減や機能性向上などさまざまなメリットがありますが、半面、デメリットも少なくありません。そこで、今回はオフィスの縮小化を進める企業が増加している背景やメリット、デメリットを見つつ、効果的に縮小化を進めていくためのポイントをお伝えします。

オフィス縮小化を検討する企業が増加している背景

そもそも、なぜ今、オフィスの縮小化を検討している企業が増加しているのでしょう。その背景として次のような点が挙げられます。

  • 新型コロナウイルス感染拡大によるテレワーク導入企業の増加

新型コロナウイルスの感染拡大は、多くの企業に多大な影響を与えています。感染症対策の一環としてテレワークも導入されるようになりました。その結果、オフィスに出社する社員が減り、これまでの規模のスペースが必要なくなったため、縮小化の検討に至っています。

  • 新型コロナウイルス感染拡大の影響による業績悪化対策

新型コロナウイルス感染拡大の影響で業績が悪化した企業も少なくありません。そのため、業績回復対策の一環として、固定費削減目的でオフィス縮小化を検討する企業も増加しています。

  • ITの進化により必ずしもオフィスに出勤する必要がなくなっている

ITの進化によってどこにいてもできる業務が増え、必ずしもオフィスに出勤する必要がなくなったことも、縮小化が進む要因となっています。

オフィスを縮小することのメリットとデメリット

オフィスの縮小化はメリット、デメリットの両面があります。ここでは主なメリット、デメリットを紹介します。

オフィス縮小のメリット

  • コスト削減

オフィスを縮小すれば、その分賃料が安くなるため、コスト削減につながります。また、テレワークの導入によりペーパーレス化が進めば紙の資料を管理するコストも軽減します。

  • 業務上の無駄削減と業務効率化

オフィスを縮小することによりシンプル、コンパクトになります。その結果、備品、設備など必要最小限に留められるうえ、移動も最小限に抑えられ機能性が上がり無駄削減、業務効率化が実現します。また、執務スペースを削減し空いたスペースに社内カフェ、接客スペースを設置すれば、対外イメージの向上にもつながります。

オフィス縮小のデメリット

  • テレワーク環境の整備

オフィスの縮小にはテレワークの拡大が欠かせませんが、テレワークを実現するためには、自宅やサテライトオフィスでもオフィスと同様に作業ができるだけの環境整備が必要です。ペーパーレス化、ネットワーク環境の構築、情報漏えいやウイルス攻撃などを防ぐセキュリティ対策が十分でなければ、テレワークの導入は成功しにくいでしょう。

  • 縮小移転のコスト

オフィスを縮小するには基本的に現状よりも小さなオフィスに移転することになります。そのため、オフィス移転の手間とコストがかかります。また、移転をせずに縮小する場合であっても、縮小のための工事は必要なため、いずれにしても手間とコストはかかります。

オフィス縮小を失敗しないためのポイント

オフィスの縮小には、主に手間とコストがかかるのがデメリットです。これは基本的に避けることはできません。このデメリットを踏まえつつ、オフィス縮小を成功させるにはどうするべきなのでしょうか。ここではそのポイントを2つ紹介します。

  • 少人数で効率的に働けるレイアウトを考える

テレワークにより出社する社員数が減ったとしても、単純に席数を減らすだけでレイアウトがそのままではかえって業務が非効率になってしまう場合があります。そのため、フリーアドレスを導入したり、背面対向式レイアウトで振り返ればすぐにミーティングができるようにしたりするなど、少ない人数でも効率的に働けるレイアウトを検討します。

  • オフィス縮小の前提となるテレワークのルール策定

テレワークを前提としてオフィスを縮小した後、テレワークがうまくいかないから元に戻すというわけにはいきません。そこで、テレワーク導入のためのルールをしっかりと決めなければなりません。従来の就業規則はオフィスで働くことを前提としていますが、テレワークを導入するのであれば、出退勤管理、在席確認、定期的な面談による評価など、就業規則や評価基準の改善を行う必要があります。

オフィス縮小化のポイントはコンセプトを明確にすること

自宅やサテライトオフィスといった新たな就業場所の導入により、必ずしもオフィスに出社しなくても仕事ができるようになった今、オフィスの在り方は大きく変わろうとしています。ただし、それはオフィスが不要になるということではありません。従業員それぞれが別々の拠点を持ちつつ、必要なときに必要な人員が集合し、業務効率化や生産性向上を実現させる場とすべきなのです。

そのためのポイントは、限られたスペースをどう有効活用するのか、そのコンセプトを明確にすることです。たとえば、取引先との接客に重点を置いた場所、自宅やサテライトオフィスではできない集中作業を行う場所、新たなビジネスのアイデアをチームで徹底的に議論する場所など。目的や用途に応じてコンセプトを決め、それに応じたレイアウトを検討します。

オフィスの縮小化は、単純に人が少なくなったから縮小するというのではなく、効率的に働け、それに伴った成果を出すために何をすべきかといった側面から検討するのが重要だといえるでしょう。

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