ハイブリッドワークにおけるフリーアドレス失敗の原因と解消方法を解説 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

多様な働き方の実現を目指し、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入する企業が増えています。しかしフリーアドレスを導入している企業にとっては、ハイブリッドワークへの移行がスムーズに進まないケースも少なくありません。なぜ、ハイブリッドワークとフリーアドレスの組み合わせはうまく機能しないのでしょう。今回は、ハイブリッドワークにおけるフリーアドレスの問題点やよくある失敗例を紹介したうえで、成功に欠かせないポイントをお伝えします。

なぜハイブリッドワークでのフリーアドレスがうまく機能しないのか

週に1～2回程度オフィスに出社し、後は自宅やサテライトオフィス、レンタルオフィスなどで働くハイブリッドワーク。育児や介護などをしている社員や業務内容によって最適な場所で働きたい社員が多様な働き方を実現するうえで、効果の高い働き方のひとつです。ハイブリッドワークをより詳しく知りたいかたは、「ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点」をご覧ください。まったくオフィスには出社しない形のテレワークに比べ、社員同士のコミュニケーションも取りやすくなるハイブリッドワークですが、なぜフリーアドレスがうまく機能しないのでしょう。その理由として次の点が挙げられます。

同じ部署やチームの社員同士で固まってしまいがちになる

そもそも、ハイブリッドワークでは、オフィスに出社する社員が少なくなるため、オフィススペースを有効活用する観点からフリーアドレスは相性が良いはずです。ただ、常に全員が出社している場合に比べ、ハイブリッドワークは出社のタイミングによってなかなか対面では会えないケースが珍しくありません。そのため、どうしても出社した時には同じ部署やチームの社員同士で固まってしまい、フリーアドレス本来の目的を果たせなくなります。

コミュニケーションが中途半端になってしまう

ハイブリッドワークの場合、オフィスに出社する日が社員によってバラバラです。そのため、出社した日にほかの部署やチームの社員とコミュニケーションが進んでも、次に会えるタイミングが合わないとコミュニケーションも中途半端になってしまいます。その結果、新たなコラボレーションやアイデアも生まれにくくなってしまう可能性が高まります。

ハイブリッドワークにおけるフリーアドレスの失敗例

全員がオフィスに出社していた際にはうまくいっていたが、ハイブリッドワーク導入後はうまく機能しないという失敗例をいくつか紹介します。

オフィススペースに無駄が生まれてしまった

全員がオフィスに出社していた時とハイブリッドワーク導入後とでレイアウトを変えずそのままの形でフリーアドレスを行ったため、空いている席が増え、かえってコミュニケーションがとりづらくなってしまった。

外部とのコミュニケーションを取りにくくなってしまった

ハイブリッドワークでは、オフィスにいる社員と自宅やサテライトオフィスなどで働く社員とのWeb会議や電話などを使ったコミュニケーションが頻繁に行われます。しかしフリーアドレスで周囲に別の部署、チームの社員がいると気を使って円滑なコミュニケーションが取れずに業務が滞ってしまった。また、フリーアドレス導入のポイントについては、『失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは？』の記事もご覧ください。

ハイブリッドワークでフリーアドレスを成功させるポイント

本来、相性が良いはずのハイブリッドワークでのフリーアドレス。しかしここまで見てきたような課題点を解決しないとフリーアドレスの効果を最大限には生かせません。そこで、課題点を解決し、ハイブリッドワークでのフリーアドレスを成功させるために欠かせないポイントを紹介します。

同じ部署、チームのコミュニケーションを重視する

フリーアドレス導入の目的はいくつかありますが、そのなかでも重要なのがコミュニケーション活性化です。ただ、全員出社でのフリーアドレスとハイブリッドワークでのフリーアドレスでは、その考え方も少し変える必要があります。全員出社の場合、同じ部署やチーム以外の社員とのコミュニケーション活性化が基本です。しかしハイブリッドワークでは、常に全員がオフィスにいるわけではないため、同じ部署の社員やチームとのコミュニケーションも重視しなくてはなりません。そこで部署やチームごとで定期的にオフィスに出社する日を決め、その日に集中的にミーティングを行うといったルールを策定します。これにより毎日、同じ部署、チームの社員が固まってしまうことを避けつつ、スムーズに業務を遂行することが可能です。

ハイブリッドワークに合わせたフリーアドレスのレイアウト設計

ハイブリッドワークでオフィスに出社する人数が少なくなることを前提としたオフィスレイアウトを検討します。具体的には、「Web会議ができるスペースを増やす」「コミュニケーションスペースを設置する」などです。これによりオフィススペースの有効活用を可能にしつつ、コミュニケーションが中途半端になってしまうことも避けられるでしょう。ハイブリッドワークでのフリーアドレスレイアウトをより詳しく知るには、「ハイブリッドワークを前提としたフリーアドレスのオフィスレイアウトとは？」をご覧ください。

ハイブリッドワークでのフリーアドレスはよりコミュニケーションを重視するのがポイント

ハイブリッドワークでは、業務内容によってはオフィスにいる社員が日によってバラバラです。そのため、フリーアドレスを実施する目的のひとつであるコミュニケーション活性化も難しくなります。そこで、ハイブリッドワークでのフリーアドレスを成功させるには、これまで以上にコミュニケーションを重視したルール策定やツールの活用が欠かせません。 Web会議システムやグループウェアの活用、誰が出社しているか、どこに座っているかを可視化させる席予約システムの導入、さらにそれらの活用ルール策定や効果を上げるためのレイアウト設計も重要です。オフィスに出社する社員とオフィス外にいる社員のコミュニケーションをいかに活性化させるか、そのためにはどのようなツールを導入し、レイアウトするかがハイブリッドワークでのフリーアドレスを成功させるポイントといえるでしょう。

【お役立ち資料】

フリーアドレス導入前のポイントを説明　フリーアドレス導入ガイド在宅勤務の広がりなどで働く場が広がり、オフィスのフリーアドレス導入も増えています。フリーアドレスを導入する際、メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてご説明します。フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。