独自に実施したアンケート結果から見る、フリーアドレスを効果的に運用するポイント | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

フリーアドレスの導入に失敗してしまう理由として、「毎回同じ席に座ってしまう」「ほかの部署とのコミュニケーション活性化につながらない」などが多く挙げられます。しかし、なぜそうなってしまうのか、導入に成功した企業ではなぜそうならなかったのかについてはあまり検証されていないのではないでしょうか？　今回は社員の立場から、「どのような理由で席を選択しているのか」「フリーアドレスのどのような点に不満あるのか」などのアンケート結果を基にフリーアドレスの効果的運用ポイントをお伝えします。

社員が席を選ぶ理由は？

フリーアドレス導入を成功させるには、社員がどのような理由で席を選択しているかを知る必要があります。「どのようなポイントでいごこちのいい席を選ぶか」といった問いに対し、多かった回答（複数回答）は次のとおりです。

「周囲の音」40%

いごこちのいい席の条件として、「周囲の音」がもっとも多い結果となっています。「静かな席がいい」といった声ももちろんありますが、逆に多少はざわざわしているほうが集中できるといった声もあるでしょう。また電話を多用する部署では、「あまり静か過ぎず、しかし電話の声は聞こえる程度の音」を求める声もあります。

「自分の視界や周囲の視線」31%

チームでのやり取りが多い業務の場合、チームメンバーを見渡せる場所かどうかは重要な要素です。また個人により「オープンか」「遮蔽感があるか」も集中して仕事をするうえで欠かせない要素となります。

「席の位置」31%

例えば営業部は打ち合わせや商談などで席を外すケースも多いため、出入りがしやすいかどうかを重視するでしょう。逆にプログラマーやデザイナーなどは、気が散らないように、できるだけ人の動きが少ない席を求める傾向があります。

「周囲の人」27%

いごこちのよさは周囲に座る社員によっても変わります。チームで仕事をする部署では、できるだけチームメンバーの近くに座れたほうが移動やメンバーを探す手間が省けストレスなく仕事ができるでしょう。逆にひとりで集中して仕事する部署や、業務内容によってひとりになりたい場合は、周りに知り合いがいないほうが話しかけられる機会も減り、仕事を進めやすくなります。

「家具や機器」25%

多くの資料を広げて作業を行いたい場合は、できるだけ机上面が広い席を求めるでしょう。また、プログラマーやデザイナーはモニターがひとつではスムーズに作業ができないため、ダブルもしくはトリプルモニターが使える席を求めるでしょう。ほかにも、「プリンターが近くにある」「資料棚がすぐ後ろにある」など仕事をするのにできるだけ移動が少なくて済む家具や機器がある席もいごこちのよさには欠かせない要素となります。

これらの結果から見えてくるのは、「いごこちのいい席」イコール自分にとって何かしらのメリットがあるかどうかが重要である点です。フリーアドレスを導入する際は、この視点を怠らないようにする必要があるといえます。

その他にもフリーアドレスの運用がうまくいかない理由があります。詳しくは『フリーアドレスが面倒くさくなってしまう理由とその解消方法』の記事で紹介しています。

社員が座席選びで不満に思う点は？

次に社員が座席を選ぶ際、どのような点に不満を持っているのかについてみていきましょう。アンケート結果（複数回答）のなかで注目すべき点は次の2つの回答です。

・「座りたい席は埋まってしまい座れない、出社しても座る席がないかもしれないと不安になる」31%

自分やチームの仕事を集中してスムーズに進めていくためには、いごこちがいいと感じられる席に座れるかどうかが大きく影響します。それが叶わないのではないかという不安がストレスにつながり、不満となってしまうのでしょう。

・「チームメンバー同士で近くに固まって座ることができない」18%

フリーアドレスとはいえ、チームで動く仕事をする社員にとっては、チームが離れ離れになってしまえば、思うように仕事が進められません。先述した回答とも重なりますが、出社してみたらチームがバラバラにしか座れないとなれば、当然不満も高まってしまうでしょう。

フリーアドレスに不満があると、効果的な運用は難しくなります。解消すべき課題は、『フリーアドレスに感じるストレスを解消する対策とは？』の記事で解説しています。

アンケート結果を基にフリーアドレスを効果的に運用するには？

フリーアドレスのメリットとして、ほか部署の社員とのコミュニケーション活性化やオフィスの効率的活用が挙げられます。もちろんそれらのメリットも重要ではありますが、大前提として社員が快適かつ集中して仕事を行える環境の整備が欠かせません。そのためには、次のような点に留意したレイアウトがポイントです。

・現場の社員の声を反映させる

形だけのフリーアドレスを導入しても、社員が快適に働けるとは限りません。フリーアドレスのメリットを生かしつつ、社員が快適に働けるレイアウトにするためには、社員の声を反映させるのが効果的です。

また、自分がいごこちよく働ける席は人によって異なるものの、業務内容によっては被ってしまうケースも少なくありません。そこでおすすめなのが座席管理システム「Suwary」です。席の予約や在籍確認ができるうえ、利用データ分析も行えるため、人気のない席の改善にもつながります。

・コミュニケーション活性化をフリーアドレスだけに依存しない

フリーアドレスの場合、業務内容によっては、近くに座った他部署の社員とコミュニケーションをとることも可能です。しかし、チームで固まって行ったほうが効率的な業務を担う社員に、フリーアドレスでそれを求めてしまうと非効率になってしまう可能性があります。

そこで、チーム別に固まって仕事を行えるエリアも含めたフリーアドレスのレイアウトを検討するのも一案です。また、オフィス内にカフェスペースやマグネットスペース（マグネットゾーン）を設置し、他部署とのコミュニケーションはそうした場所でとれるようにすれば、コミュニケーション活性化の目的も果たせるようになるでしょう。