快適な在宅勤務を実現するうえで欠かせないオフィス家具の重要性

快適な在宅勤務を実現するうえで欠かせないオフィス家具の重要性

オフィス家具

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、在宅勤務を導入する企業が増えています。しかし、多くの企業は十分な準備を行わないまま導入したため、問題も多く、緊急事態宣言解除に合わせてオフィスワークに戻るケースも少なくありません。そこで、今回は在宅勤務を快適に行い、生産性向上を実現するうえで欠かせないツールとして、オフィス家具にスポットを当て、その重要性をお伝えします。

在宅勤務導入企業増加で起きるさまざまな問題

2020年9月14日に東京都が発表した「テレワーク導入実態調査結果」によると、2020年6月30日の時点でのテレワーク導入率は57.8%。前年度の25.1%という割合と比較して倍以上になっています。これまでもテレワークを導入している企業はありましたが、社員数が少ない企業ほど導入率も低い傾向にありました。しかし、現在では100~299人の企業でも導入率が65.1%(2019年は26.6%)、30~99人の企業で49.0%(2019年は19.2%)と、企業規模にかかわらず増加しているのがわかります。

ただ、冒頭でも触れたように今回は新型コロナウイルスの影響で準備不足のまま導入したため、次のような問題点を抱える企業が多く見られます。

  • ペーパーレス化が進んでいない
    契約書、見積書、資料など多くの文書がペーパーレス化されておらず、その結果、オフィスと自宅でのやりとりに時間がかかります。
  • 自宅のネット環境が整っていない
    ネットの回線速度、セキュリティなど、業務を行うための環境が整っておらず、業務が滞ってしまったり、情報が洩れてしまったりといったリスクがあります。
  • コミュニケーション不足になりやすい
    テレワークは基本的にひとりきりでの業務となってしまうため、オフィスにいるときのような気軽な雑談がなくなり、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。
  • 仕事用の机や椅子がなく、長時間座ったままの業務が困難
    自宅に仕事をするための机や椅子がなく、食卓の椅子や座椅子などで長時間座ったままになり、肩こりや腰痛といった健康被害が起こりやすくなります。

在宅勤務を快適に行うためのポイント

さまざまな問題を克服しつつ、在宅勤務を快適に行うためにはどういった施策が必要なのでしょう。ここでは、主なポイントとして4つ紹介します。

  1. ペーパーレス化の導入、クラウドサービスの活用

    紙文書のペーパーレス化を進め、自宅でもオフィスと同様に業務が行えるようにします。ポイントはクラウドサービスの活用です。電子化された文書をメールだけでやりとりするのは、手間がかかるうえ、送信ミスのリスクもあるため、クラウドをうまく使い情報共有を進めていきます。

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  2. コミュニケーションツールの活用、在宅とオフィスワークの併用

    グループウェア、チャット、Web会議システムなどコミュニケーションツールを活用し、オフィスと同様のコミュニケーションを取れるようにします。
    また、テレワークによって出社する社員が減った分の空いたスペースにオフィスカフェやハドルルームを設置。在宅とオフィスワークを併用にし、出社時に気軽にコミュニケーションを取れる環境整備をするのもポイントのひとつです。

  3. 自宅のネット環境整備、セキュリティ強化

    テレワークを継続する場合、会社側からウイルス対策ソフトをインストールしたパソコンの貸与、ネット接続にかかる費用の負担などを行うようにします。また、セキュリティ対策として無線LANではなく、有線LANにし、セキュリティに関する勉強会を定期的に実施するのも重要です。

  4. 在宅勤務者へのオフィス家具購入

    在宅勤務はどうしても運動不足になりがちなうえ、仕事用に作られた机や椅子を使用しないと、数時間座っているだけでも身体に負担がかかります。そこで、会社側でオフィス家具購入の支援を行います。

オフィス家具を在宅勤務で活用するメリット

テレワーク導入の際、ペーパーレス化やコミュニケーションの活性化はよく取り上げられる課題ですが、自宅の机や椅子に長時間座ることの健康被害も、実は大きな課題のひとつです。在宅勤務において、オフィス家具を活用するメリットは多く、例えば、次のような点が挙げられます。

  • 長時間座ったままでも健康被害が出にくい
  • 快適な業務が実現するため、生産性向上が実現する
  • オンオフの切り替えがしやすくなりモチベーションアップの効果がある

実際、新型コロナウィルスが流行している2020年に入ってから、在宅勤務用のホームオフィス家具の需要は高まっている傾向にあります。

ネット環境整備やペーパーレス化だけではなく在宅勤務の家具にも配慮を

在宅勤務の問題点として、よく話題となるのはペーパーレス化(電子判子の導入)や自宅のネット環境などです。

しかし、実は在宅で仕事をする際の椅子や机がなく、集中力が高まらない、腰や目に負担がかかるといったことも大きな問題のひとつです。ペーパーレス化やネット環境が整っていても、家具がそろっていなければ、生産性向上は難しいうえ、健康被害のリスクも高まります。

現在、在宅勤務を導入している、もしくはこれから導入の検討をしているのであれば、家具の用意まで検討したうえで進めていくことをおすすめします。