自由な発想でオフィス業務の効率化を実現するABWとは?

ワークスタイル

オフィスのデザイン、レイアウトを考えることは、業務効率化を進めるうえで大きな意味があります。例えば最近、自分の席を固定化しないフリーアドレスを取り入れる企業が増えています。これもコミュニケーション活性化や他部署とのコラボレーション促進といった面で業務効率をアップさせる有効手段のひとつ。また、近年ではよりクリエイティブな成果を促すことを目的として、「Activity Based Working(ABW)」という時間と場所を自由に選択できる働き方の重要性がうたわれています。そこで今回は、ABWのなかでも特に、オフィスに働く場所の選択肢を増やすことのメリットや導入に必要なことをご紹介します。

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創造性を高める働き方、ABWとは?

ABWは業務内容に応じて最適な場所を選択する働き方。それによって、その業務のタスクの質が高まります。集中したいタスクのときは、ひとりでこもることで集中力が途切れさせずに企画をまとめられたり、ざっくばらんに話し合いたいミーティングでは、リラックスした姿勢をとることで本音を引き出せたり、といったことが例として挙げられます。

ABWを導入するためには、状況や業務内容に応じたさまざまなスペースの用意が必要です。例えば、コミュニケーションやコラボレーションを生まれやすくするため、立ったままで気軽にアイデアを出し合えるカジュアルなミーティングスペース。何かアイデアが浮かんだり、疑問に思ったりすることがあった際にすぐに相談ができるスペース。逆に一人で集中して業務が行える一人用ブース。一人でリラックスした状態でアイデアを膨らますことができるライブラリーなどが一例です。

ABWをオフィスに導入することの効果、メリットは?

ABWをオフィスに導入することは、創造性を高めること以外にも多くのメリットがあります。ここではそのなかでも主なものを3つご紹介します。

ワーカーの自主性が高まる

ABWではワーカー一人ひとりが業務内容によって、最適なスペースを選択します。そのためワーカー自らがやるべきことを積極的に考えるようになり、自主性が高まります。

業務効率の向上

業務内容に合わせたスペースが用意されていることで、ワーカーはひとつの業務のみに集中して取り組むことができます。これにより、業務効率の向上が実現するでしょう。

偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなる

業務内容によってスペースを移動することで、自分の席が固定された状態で業務を行うのに比べ、気分転換やモードチェンジがしやすくなります。また、スペースの移動によって普段オフィス内を歩く機会が増え、偶発的なコミュニケーションも生まれやすくなります。

ABWを導入するために必要なこと

ABWをオフィスに導入するうえで重要な点は、スペースありきではなく、ワーカーがもっとも働きやすい環境をつくるにはどういったスペースが必要かを考えることです。そのためにはこれまでの業務の流れがどうなっているのかを知ったうえで、現在のオフィスに足りないもの、必要とされているものを洗い出すことが大切です。

集中や発想のソロワークを行うスペース、気軽にコミュニケーションやミーティングを行えるスペースがどの程度あるのか、使用頻度はどの程度なのか、スペースを増やす要望などがワーカーから挙がっているのか。また一人の方が集中して業務ができるワーカーもいれば、集団のなかにいた方が業務に集中できるというワーカーもいます。そうしたワーカーそれぞれの特性も把握したうえで、必要なもの、不必要なものの取捨選択をしてくことがABW導入のポイントになります。

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ABW導入のカギは必要なもの、不必要なものの取捨選択

ABWはワーカー一人ひとりが、今やるべきことを把握し、それに合わせて最適なスペースを選択します。そのため業務ごとのメリハリがきくようになり、効率の向上が期待できます。さらにワーカーの自主性を育てることも可能な働き方です。

ABWを導入するには、さまざまな業務に合わせて最適なスペースを用意することが求められます。そこで重要なことは、ABWを導入する前に、どういったスペースが必要なのか、必要でないのかをしっかりと検討することです。自社の現状の課題を把握することで、無駄のない効率的なスペースを用意することができ、ABW導入を成功に導くことが可能になるでしょう。