企業・従業員双方にメリットのあるテレワーク、社内システム構築のポイントは?

ワークスタイル

ICT(Information and Communication Technology:情報通信技術)を活用し、サテライトオフィスや外出先、自宅など、勤務先以外の場所でも仕事ができるとして注目を集めるテレワーク。場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できるため、現在政府主導で進められている「働き方改革」の一施策として検討中の企業も多いのではないでしょうか。

テレワークの導入は企業・従業員双方にさまざまなメリットをもたらしますが、オフィス内で働く従業員とシームレスに連携していくためには、通信システムや執務環境の整備などさまざまな課題があります。具体的にはどのような課題があるのでしょうか。テレワークの社内システムを整備するうえでのポイントをご紹介します。

システムのセキュリティー確保と利便性が重要なポイント

テレワークのための社内システム構築を考えるうえでは、いかにしてセキュリティーを確保するかが重要なポイントになります。プライベートでインターネットを利用するときと異なり、社内の機密資料や個人情報などを扱う可能性のある業務利用の場合は、相応のセキュリティーを確保する必要があります。

セキュリティーを確保する手段とは?

セキュリティーを確保するためにはいくつかの方法が挙げられますが、社外からでも安全にネットワーク接続ができるとして、テレワークのシステム構築でよく取り上げられるのがVPN接続です。自宅にいながらにして社内ネットワークに接続できるため、社内にいるのと同じようにファイルのやり取りや社内システムの利用ができ、セキュリティーを確保することができます。

また、情報漏えいを防ぐための方法としてはシンクライアントPCの利用も効果的です。重要情報を端末内に残さず、業務で使用する際は常にサーバー上に保管されているデータにアクセスする形態を取るため、万が一パソコン自体が盗難に遭ったとしても、情報漏えいのリスクを軽減することができます。

利用する社員の利便性確保も重要      

いずれのケースにおいても、導入の際には実際に使用する社員の利便性を考慮することが重要です。VPN接続はセキュリティー確保の点では有効な手段となりますが、一般的なインターネット回線よりは接続速度が遅くなる傾向にあり、社内システムへの接続よりも一般的なネット検索の方が多いようなケースでは、かえって業務効率を下げる可能性もあります。同様に、シンクライアントPCも接続方法によってはPCの処理速度を落とすことになります。

もちろん、常に社内ネットワークに接続して重要情報を扱うような業務であればセキュリティーの確保を最優先に考えるべきですが、そうでない場合は通常のPCに認証用USBメモリーを差して、仮想シンクライアント環境を構築するといったように、代替手段でも十分なセキュリティーを確保できる場合があります。業務内容を踏まえながら、セキュリティーと利便性のバランスが取れたシステムを構築するのが重要なポイントといえるでしょう。

執務環境の整備も忘れずに

テレワークの業務環境を構築するうえで、意外と忘れがちなのが執務環境の整備についてです。サテライトオフィスで勤務する場合は執務室自体を会社が提供するため問題ありませんが、在宅勤務の場合は通信費や通信機器の費用負担を誰が行うのかといった問題が出てきます。

一般的には在宅勤務を行う労働者自身が負担することが多く、また負担するからといって労働者からの不満が出るケースもあまり聞かれませんが、本来はどちらが負担するか、また企業側が負担する場合はその限度額や請求方法をあらかじめ話し合っておくことが望ましいでしょう。特に、情報通信機器や作業用品について、労働者側に負担させる場合は、その旨を就業規則に規定するよう労働基準法で定められています。後々トラブルにつながることのないよう、しっかりと確認しておきましょう。

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