職場内のコミュニケーションが不足する理由は？原因と対策を考えよう

「社内の情報共有がうまくいかない」「他部署との連携が取れない」など、職場内のコミュニケーション不足に悩んでいる企業は意外と多いといわれています。特に新型コロナウイルス感染防止対策としてテレワーク導入が進んだことで、コミュニケーション不足はより深刻なものとなっているのではないでしょうか。仕事の効率や生産性を低下させるだけではなく、人間関係の悪化や離職率上昇につながる可能性もあるコミュニケーション不足。今回は、職場内のコミュニケーションが不足する原因と対策を考えてみましょう。

職場内のコミュニケーションの現状と課題

会社は個人ではなく組織、チームで動くため、情報の共有や交換といったコミュニケーションが欠かせません。ところが、考え方や価値観が異なる者同士が集まれば、どうしてもコミュニケーションに関するさまざまな課題も生まれてしまいます。では、具体的に社内コミュニケーションに関する課題とはどのようなものなのか、現状を見てみましょう。

職場内コミュニケーションの現状

まずは、職場内コミュニケーションの現状を知るために、HR総研がまとめた「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」の結果をご紹介します。

このアンケートによると、「社内のコミュニケーションに課題があるか」という質問に対して「大いにあると思う」「ややあると思う」と答えた人の割合を合わせると、次のとおりです。

このように企業規模にかかわらず、70%以上が社内コミュニケーションに問題があると回答しています。

職場内コミュニケーションの課題

同じアンケートで、「社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間」という質問の回答を見てみましょう。

興味深い結果としては、従業員数1,000名を超える大企業において、「部門間」と「部署内のメンバー同士」が同じ割合でコミュニケーションに課題を感じている点が挙げられます。単純に人数が多いからという見方もできますが、部門間と部署内のメンバー同士の割合が変わらないという点で、部署間でのコミュニケーション不全は大きな課題といえるでしょう。

コロナ禍で社内コミュニケーションは悪化

さらに、「コロナ禍における社内コミュニケーション状況の変化」に対しての回答は次のとおりです。

テレワークの増加により、従来のような対面でのコミュニケーションが減少したことが大きく影響しているといえるのではないでしょうか。

コロナ禍における社内コミュニケーションの変化

前項の調査結果からも社内コミュニケーション状況の改善は、多くの企業にとって喫緊の課題といえます。しかし、コロナ禍において、社内でコミュニケーションを活性化させるのは非常に難しくなっています。その理由として考えられるのは次の3点です。

テレワークや時差出勤の増加

新型コロナウイルス感染防止対策としてテレワークや時差出勤を導入する企業が増加。これにより、オフィスにいる人数が減り、対面でのコミュニケーションが大幅に減少しています。

ソーシャルディスタンスを取るためのオフィスレイアウトの変更

新型コロナ感染拡大以前より一人ひとりの間隔を離し、ソーシャルディスタンスを取れるレイアウトに変わりつつあります。その結果、近い席の社員と話をする際にもどちらかが席を離れ近づいていかなければならないケースが増え、よほど急ぎの内容でない限りはおのずと会話の量も減ってしまいます。

気軽な雑談の減少

飛沫感染を防ぐ意味から、部署内であっても気楽な雑談がしにくくなっています。まして、他部署とのコミュニケーションは、業務に関連したこと以外はほとんどなくなっているのではないでしょうか。

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コロナ禍における社内コミュニケーション不足の解消策は？

コロナ禍においての社内コミュニケーションは、基本的に従来とはその形が変わったという前提で考える必要があるでしょう。そのうえで、コミュニケーション不足を解消する方法としては、次のようなものが挙げられます。

コミュニケーションを取れる場所を増やす

飛沫感染対策をしっかりと行ったうえ、少人数で気軽に打ち合わせができるミーティングルームや気軽に雑談ができるカフェスペースを増やします。

積極的にツールを活用する

在宅やサテライトオフィスで働く社員とのコミュニケーション不足を解消するため、Web会議システムやチャットツールといったITツールを積極的に活用します。

面談の機会を設ける

上司と部下、経営層と一般社員などと面談の機会を設け、意識的にコミュニケーションを図るようにします。

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コロナ禍だからこそ、社内コミュニケーションの重要性を再認識しよう

前出の調査で、「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」という問いに対し、69％が「大いにそう思う」、25％が「ややそう思う」と回答。このことからも社内コミュニケーションが企業にとってどれだけ重要であるかがわかります。

現在、コロナ禍で社内コミュニケーションを取ることは非常に困難です。だからこそ、いかにコミュニケーションを取りやすい環境を構築するかが多くの企業にとって重要な課題といえるでしょう。

そのためには、ツールの活用に加え、感染対策を万全にしつつもオフィス内にコミュニケーションスペースを設置する、面談の回数を増やすなどといった対策が欠かせません。経営者も含め社員一人ひとりがコミュニケーションを取れる機会をつくっていくことが社内コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

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