在宅勤務の問題点とは？生産性を維持するためには何をすべき？

在宅勤務を導入する企業が増えるなか、さまざまな問題に直面している企業も多いでしょう。実際に、在宅勤務を行うにはコミュニケーションの取り方の検討や労働環境の整備などが必要です。これまでとは異なる労働環境で生産性を維持するためには何が必要なのか、悩んでいる担当者も多いかもしれません。今回は、在宅勤務の問題点や気を付けるべきポイントを挙げ、解決するためには何が必要なのかを解説します。在宅勤務で問題を抱えている企業、担当者の方はぜひ参考にしてください。

在宅勤務を行うにあたり重要度の高い問題点とは

在宅勤務を行うにあたり、どのような問題が発生しているのでしょうか。ここでは、重要度の高い問題点を取り上げます。

コミュニケーションに関する問題点

在宅勤務で不便に感じることのひとつが、コミュニケーションが取りづらいことです。メールやWeb会議など、さまざまなツールはあるものの、やはり対面で話せる状況とは異なります。「ちょっとした相談や報告がしづらい」「会議や打ち合わせで微妙なニュアンスが伝わらない」などの問題点が挙げられます。また、顧客とのコミュニケーションも制限されることから、営業活動の低下にもつながるでしょう。特に、複雑な情報交換が必要な業務の場合は生産性が下がる可能性があります。

労働環境に関する問題点

普段、オフィスで使っている備品や設備が自宅に整っていないため、不便に感じることも多いでしょう。例えば、印刷された資料を作成しようとしても、紙やプリンター、スキャナーがなければ作業が進みません。また、「デスクトップPCがない」「ネット環境が悪い」など、オフィスとは違った環境では作業がしづらいものです。デスクやチェアも業務用のものとは、使い心地が異なります。特に、長時間座って作業をする場合には、十分設備が整った環境が必要です。人によっては、家族が家の中にいて仕事に集中できないという問題もあります。

情報セキュリティに関する問題点

個人情報など、機密性の高い情報を扱う業務の場合は、情報セキュリティに十分気を付けなければなりません。オフィス内で作業をするときとは違い、企業が保護すべき情報が流出しやすくなります。例えば、情報のやり取りのためにインターネットを使ったり、保存データを家に持ち帰ったりすることもあるでしょう。万一、ハッキングや盗難、紛失などがあった場合、情報が外部へ漏えいしてしまう危険性が高まります。そのため、情報セキュリティを高めるためのルールづくり、社員教育、技術的な対策が必要です。

在宅勤務で気を付けるべきポイント

在宅勤務ではオフィスとは違った対応が必要になることも多くあります。ここでは、在宅勤務で気を付けるべきポイントを挙げていきます。

コミュニケーションの取り方

在宅勤務では、メールやチャットでのやり取りが主流となりますが、誤解も生じやすいため文面に気を付ける必要があります。文字だけで相手に伝える場合、対面で話すときよりも攻撃的な印象を与えやすくなるからです。また、ちょっとしたニュアンスや気持ちが伝わりにくいというデメリットもあります。さらに、情報不足や複数の解釈ができるような文面にしないことも大切です。在宅勤務でのコミュニケーションには、オフィス以上に気を遣う必要があるでしょう。

勤務時間の把握

在宅勤務の場合も原則として決められた労働時間を守る必要があります。始業・終業時刻の報告や記録、在籍確認などを行い、勤務時間を把握しましょう。そのためには、管理者が労働条件や労働時間などのルールをはっきり提示する必要があります。家事や外出などの私的な用事で業務を中断する場合、勤務時間外や休日の業務時間をどのように管理するかなど、事前にルールづくりをしておくことが大切です。

評価の仕方

在宅勤務では、社員の状況がわかりづらいため、業務の成果や進捗状況により適切に評価する必要があります。また、在宅勤務で行われた業務を評価する方法が通常のものと異なる場合は、そのことを社員にあらかじめ伝えておくことも重要です。評価の仕方としては、事前に業務目標を設定し、管理者が達成状況を確認する方法もあります。在宅勤務で評価が下がるのではないかと懸念する声もあるため、労使間で評価方法を確認しておきましょう。

在宅勤務で生じる問題点を解決するには？

在宅勤務を行うにあたり生じる問題点をどのように解決すればいいのでしょうか。ここでは、解決するためのポイントを紹介します。

在宅とオフィスのバランスを考える

在宅勤務とオフィスでは労働環境が異なることから、どうしても在宅では難しい業務はオフィスで対応する必要があります。そのため、オフィスでなければできない業務の洗い出しを行い、在宅とオフィスのバランスを取ることが大切です。例えば、紙媒体の業務や顧客対応、機密性の高いデータの扱いなどはオフィスで行い、データ入力や資料作成、企画の立案などは在宅で行うという方法もあります。ただし、ツールの導入やルールづくりなど環境の改善により、在宅勤務が可能な業務を増やすことも可能です。

セキュリティ担保の仕組みを構築する

在宅勤務では、リモートデスクトップ方式やクラウド型などのシステムを活用して業務を行うことができます。セキュリティを強化するためには、システムの特徴に応じた対策が必要です。例えば、リモートデスクトップ方式では、不正ログインを防止するために端末へのログイン認証の強化が求められます。また、クラウド型では、クラウドサービスを利用する際の認証強化が必要です。そのほか、インターネットを介したデータのやり取りには、データの暗号化やウイルス対策などを行う必要があります。

生産性をキープできる環境づくり

在宅勤務で生産性を維持するためには、スムーズに業務を進めるための労働環境を整えることも重要です。そのためには、コミュニケーションや労務管理、スケジュール管理を効率的に行えるツールの導入、処理能力の高い情報通信機器の貸与を行うことなどが考えられます。また、在宅勤務のために通信機器や備品を購入する場合は、誰が費用を負担するのかについて明確なルールづくりをしておくことも大切です。

在宅勤務で生産性を維持するにはルールづくりや環境整備が必要

在宅勤務を導入したばかりの時期は、企業側も従業員側も慣れていないことが多く、思いどおりに業務が進まないこともあるかもしれません。そのため、できるだけ早い段階でルールづくりや環境整備を行い、在宅勤務の仕組みを構築していくことが求められます。ツールの導入やセキュリティ強化なども積極的に行えば、在宅勤務でも効率的に業務を進めることが可能です。在宅勤務が定着すれば、生産性を維持しながら柔軟性のある働き方を実現できるようになるでしょう。