オフィスレイアウト変更する際の費用相場は？安く抑える方法・業者の選び方も解説

オフィスレイアウトにかかる費用の種類と相場

オフィスレイアウトの変更にはさまざまな費用が発生します。ここでは、主な費用項目とその相場について詳しく説明します。

レイアウト設計をするためのデザイン費用と相場

オフィスレイアウトのデザイン費用は、オフィス全体の設計を行うために必要なものです。
企画立ち上げ後のコンセプトの立案から各エリアのレイアウト設計、作図、内装デザインなどが含まれています。
自社でまかなうこともありますが、基本的には外注する工程で、その場合デザイン費用は20万円から50万円程度が相場となります。
かなり幅があるように感じますが、複雑なデザインを依頼すると高くなる傾向があり、業者によっても価格が大きく異なります。
有名なオフィスデザイナーに依頼すると、当然高額になるでしょう。
さらに提案されたデザインを修正する場合、追加料金がかかることも考えられます。
スムーズに進めるためには、希望するデザインや目的をあらかじめ明確にしておき、業者との打ち合わせを円滑に進めることが大切です。

内装工事にかかる費用と相場

立案されたデザインを形にする内装工事費用は、そのデザインやオフィスの面積によって大きく異なります。
一般的には1坪あたり10万円から30万円程度が目安で、オフィスを使用する人数によっても変わってきます。
内装工事にはケーブル移動、複合機などの備品や設備の設置、パーテーションの購入なども含まれており、デザインにこだわる場合や高価な素材を使用するなら、費用がさらに高額になることもあります。
また、オフィスの広さや工事の規模によっても費用は変動します。
そのため詳細な見積もりを取るには、工事業者にオフィスの広さや従業員数、希望するデザインを正しく伝えるようにしましょう。

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原状回復費用と相場

オフィスの移転では新しいオフィスの構築費用だけではなく、旧オフィスの原状回復にも一定の費用が必要です。
原状回復費用は1坪あたり3万円から5万円程度が相場ですが、大型ビルや変更点が多い場合は5万円から10万円程度かかることもあります。
また、旧オフィスの状態や契約条件によっても変動します。
敷金を支払っている場合、原状回復費用の差額が返金されることもあるため、契約内容を確認しておきましょう。
ほとんどの場合は、管理会社や大家の指定する業者を使って原状回復工事を行うことになりますから、希望があれば相談することも可能です。

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設備工事費用と相場

設備工事費用は、オフィス内の通信インフラや電気設備の整備にかかる費用です。
社員の人数によって変動し、社員1人あたり5万円から15万円程度が相場です。
近年テレワークやWeb会議が普及したことで、十分な速度をもつインターネット回線が不可欠になってきたため、インフラ整備にはネット回線の設置も含まれています。
そのほか電話設備、照明、空調の配管なども含まれており、工事内容はオフィスの規模や必要な設備によって変動します。
とくに新しい技術や専門性の高いシステムを導入する場合は、費用が追加される可能性があります。
オフィスの移転や改装を機にDX化を進めるなら、相場よりも高くなる可能性も考慮しておきましょう。
導入する設備によって依頼する業者が変わることもあるため、特殊な機器がある場合は必ず相談しましょう。

オフィスレイアウトを変更する際の流れ・期間

オフィスレイアウトを変更する際には、それぞれのケースや事業規模によっても変わりますが、基本的には以下のステップで進めます。

オフィスレイアウト変更の目的を明確にする

オフィスレイアウトを変更する際には、まず移転や改装の目的を明確にしましょう。
目的は企業によってさまざまで、例えば従業員の生産性向上や業務効率の改善、企業イメージの刷新、DXや働き方改革への対応などが考えられます。
目的が明確であればレイアウトの提案・選定がしやすくなり、必要な費用や工期の見積もりもスムーズに行えます。
業者に依頼する前に具体的な目的を設定し、それに基づいて相談することが良いレイアウト変更を行うコツです。

業者を選定する

次のステップでは、レイアウト変更を実際に行う業者の選定を行います。
業者の選定時には、デザインの専門性や施工実績、提案力、費用など総合的に判断しましょう。
業者によって得意分野が異なるため、自社のニーズに合った業者を選ぶことが大切です。
また複数の業者から見積もりを取り比較検討することで、予算に見合う業者を選定しましょう。
ただしコミュニケーションの質や連絡のスムーズさも大切ですから、やりとりのなかで信頼できる業者かどうか判断するようにします。
デザインから工事、搬入までをワンストップで行ってくれる業者であれば、トータルコストの削減につながるでしょう。

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見積依頼を行う

相見積もりを終えて正式に依頼する業者が決まったら、正式な見積もりを依頼します。
この見積もりには、デザイン費用、内装工事費用、設備工事費用などが含まれます。
各工程を別々の業者に依頼する場合は、それぞれの見積もりを別の会社から取得する必要があります。
見積もりを依頼する際には、オフィスの変更点や要求事項を詳しく伝え、正確な費用を把握することが大切です。
提案された見積もりに問題がなければ、そのまま契約を進めます。
予算をオーバーするなら、デザインや使用する家具、内装などの見直しを行います。

レイアウト施工

最後に依頼業者が、新オフィスの施工を開始します。
内装工事や設備工事を行い、新たなオフィスをつくりあげていきます。
施工中は、スケジュール通りに進行しているか、依頼通りのデザインであるかなど都度チェックを行います。
また施工と並行して、旧オフィスの原状回復工事や移転時に必要な書類を関係各所に提出しましょう。
施工が完了したら設備の検査や細かな調整を行い、完成したオフィスが希望に合致しているかを確認します。
その後、従業員の引越しや新しいオフィスの使い方など認知活動を行い、定期的に移転の効果測定も行います。

オフィスレイアウトを変更する際に押さえるべきポイント

オフィスレイアウトを変更する際には、いくつかコツもあります。
ここでは、変更時に押さえておくべき主なポイントについて詳しく説明します。

デザインと機能性のバランスを取る

デザインと機能性のバランスが取れたオフィスをレイアウトしましょう。
見た目だけのオフィスを作ってしまうと、実際の業務に支障をきたすこともあります。
よくあるのが、おしゃれな家具を設置することで従業員の動線や作業環境の邪魔になってしまうことです。
実際の業務の流れを考えて、適切なレイアウトを行う必要があります。
反対に、あまりに無機質だと働く人々のモチベーションが上がりません。
オフィスを訪れた取引先に、良いイメージを与えることも難しくなるでしょう。
デザインと機能性を両立した設計を行うことが大切です。

業者とのコミュニケーションを密にする

レイアウト変更やオフィスの移転では、業者との密なコミュニケーションが必要です。
業者に依頼する際は、希望するレイアウトやデザインを具体的に伝えて理解してもらいましょう。
業者の提案を受ける際も、詳細な説明を求めて納得のいくまで確認するようにします。
確認を怠ると、後々の工程のなかで意図しない変更や追加費用の発生が起こることも考えられます。
予定通りにプロジェクトを進めるためにも、迅速で確実なやりとりを心がけましょう。

予算管理を徹底する

オフィスレイアウトの変更にはさまざまな費用がかかるため、綿密な予算管理が欠かせません。
まずは予算を設定し、その範囲内でのプランを検討することが大切です。
ただし各工程のなかで、予算を超えるような変更が起こることも考えられます。ゆとりを持って予算を組むか、設備や素材の見直しを行い、予算内で収めるように調整を行いましょう。
また、見積もりを複数の業者から取るのもおすすめです。

スケジュール管理を徹底する

オフィスレイアウト変更中には、プロジェクトと並行して日々の業務や関係各所への報告、書類の提出が必要です。
さまざまなタスクを同時進行するため、スケジュール管理も重要になってきます。
業務が行われている間に作業を進めるなら、工事のタイミングや期間を慎重に計画する必要があります。
スケジュールに遅延が生じると、本来の業務に支障をきたす可能性があるため、事前に計画を立て早めに各工程の準備と進行を行いましょう。

オフィスレイアウトにかかる費用を安く抑える方法

オフィスレイアウトの変更にかかる費用は膨大になることもあり、どうにかコストを抑えたいところです。
ここでは、コスト削減のための方法を紹介します。

居抜き物件の選択

居抜き物件を選択することで、オフィスの移転にともなう費用を削減可能です。
居抜き物件とは、前の入居者が使っていた内装や設備がそのまま残されている物件のことです。
内装の壁紙や床材の状態が良ければそのまま利用できますし、なかには備え付けのカウンターテーブルなどがそのままになっていることもあります。
すでにあるものを利用するため、全体的な工事費用を大きく抑えることができるのです。
さらに移転準備の期間も短縮されるため、業務の中断も最小限に抑えられます。
ただし前の入居者の内装や設備が自社に合わない場合があり、レイアウトの自由度も下がります。
また状態が悪い場合には、追加の修繕が必要になる可能性もあります。

場所によって予算を変える

場所に応じて予算配分を変えましょう。
オフィス内の各エリアの重要度や使用頻度に応じて予算を調整することで、費用を効率的に使えます。
たとえば接客エリアや会議室などの顧客対応に直接関わるエリアには、見栄えや快適さを重視して予算を多めに配分します。その一方で、倉庫やバックオフィスなどの来訪者から見えないエリアは、コストの低い材料を使い予算を節約します。
エリアごとの優先順位を決めてそれに応じた予算配分を行うことで、全体のコストをコントロール可能です。

ワンストップで対応してくれる業者に依頼する

オフィスレイアウトの費用を抑えるためには、ワンストップで対応してくれる業者に依頼することがおすすめです。
ワンストップでサービスを提供する業者は、設計から施工、さらには家具の選定・調達まで一貫して対応してくれます。そのため複数の業者とやりとりする必要がなく、時間とコストを有効に使えます。
複数の業者を利用する場合、各業者間での調整に時間と労力がかかることがあり、それぞれの都合で作業の遅延が発生する可能性もあります。
ワンストップで対応してくれる業者は、プロジェクト全体を統括するため、こうした問題が発生しにくくなります。
さらに一貫して同じ業者が関わることで全体のデザインの整合性が保たれ、クオリティの高い仕上がりが期待できるでしょう。

まとめ

オフィスレイアウトの費用には、設計から内装工事、設備設置まで多くの項目があり、それぞれの概算を事前に確認しておくことが求められます。
また予算を効率的に管理するためには、居抜き物件の選択やエリアによる予算配分の見直しなどが有効ですが、大切なのはレイアウト変更を行う目的を達成することです。
予算を抑えつつクオリティを担保するなら、ワンストップで対応してくれる業者の活用がおすすめです。
これらの戦略を駆使することで、コストを抑えながら機能的で快適なオフィス環境を実現できるでしょう。賢く費用を管理して、より良いオフィスづくりを目指しましょう。