オフィス移転に欠かせない原状回復とは?そのルールとスムーズに進めるためのポイント

オフィス移転に欠かせない原状回復とは?そのルールとスムーズに進めるためのポイント

オフィス移転・リニューアル

オフィス移転の際にやるべきことは多岐にわたりますが、そのなかでもしっかり確認しておかないとトラブルに発展してしまうリスクが高いのが旧オフィスの原状回復工事です。つい新しいオフィスの内装やレイアウトばかりに気がいってしまいがちですが、原状回復工事を怠れば、裁判になってしまう可能性もあります。そこで、今回はオフィス移転の際、忘れてはならない原状回復工事の概要やスムーズに進めるためのポイント、注意点をお伝えします。

オフィス移転全体の流れの詳細は『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』をご覧ください。

オフィスの原状回復とは?

原状回復とは、賃貸契約を解除する際、入居した時の状態にまで回復することを指します。

従来、住居利用とオフィス利用では、原状回復の基準に違いがありましたが、2020年4月に行われた民法改正によりその違いもなくなっています。以前は、住居利用に限って、経年劣化によって起こる絨毯の摩耗や壁紙の汚破損は貸主の負担となるのが一般的でした。しかし、この民法改正により、オフィスや店舗にも適用されるようになっています。

ただ、原状回復の条文については、あくまでも任意規定であり、住居、オフィスに限らず当事者間の契約内容によっては変更も可能です。また、2020年4月1日以前に賃貸借契約をしている場合は、改正前の民法が適用されます。

原状回復をスムーズに進めるためのポイント

トラブルを起こさずにスムーズに原状回復を進めるためにはどのようにすべきか、そのポイントを紹介します。

  • 不動産会社やビル管理会社への確認を怠らない

賃貸契約書の確認は必須ですが、文面だけの確認は時に自分たちの都合で解釈してしまう可能性があります。そのため、賃貸契約書の確認をしたうえで必ず不動産会社やビル管理会社と対面による話し合いをして細部の確認をしましょう。

  • 原状回復を行う業者の選択

原状回復工事をする際の業者選定にも注意をしなくてはなりません。賃貸契約書によっては必ず指定業者に依頼することと記載されている場合があるからです。不動産会社やビル管理会社と話し合いをする場合は必ず確認をしましょう。

また、指定業者でも自社の選択でも必ず見積もりを取り、内訳の確認をおすすめします。指定業者の見積もり額が高すぎる場合は、不動産会社やビル管理会社と改めて話し合いを行い、減額や指定業者の変更が可能かどうかも尋ねてみましょう。場合によっては原状回復工事費の減額や指定業者の変更ができることもあります。

  • 見積もり依頼は早めに行う

見積もり依頼はできるだけ早めに行うのがおすすめです。スケジュールに余裕がない場合、ひとつトラブルがあっただけで間に合わなくなるリスクがあります。移転が決まったら、オフィス明け渡しの日までにすべての工事が終わるよう逆算してスケジューリングしましょう。

特にオフィス移転の多い3月と9~10月、年末年始は引越業者をはじめ、すべての移転関連業者は混み合っています。そのため、ギリギリになって見積もり依頼をしても間に合わないケースが少なくありません。見積もりの結果によっては改めて別の業者を探す必要が生じる場合もあるため、おいて余裕を持ったスケジュール策定が重要です。

オフィス移転に関する見積り項目については、『オフィス移転時に必要な見積りとは? 依頼する業者や選択ポイントを解説 』をご覧ください。

原状回復工事を行う際の注意点

実際に原状回復工事を行う際に注意すべき点について説明します。

  • 原状回復のルールを理解しておく

2020年4月に行われた民法改正により、オフィスの原状回復基準は以前とは変わっています。しかし、現在移転を検討している企業の多くは、2020年4月1日以前に契約をしているのではないでしょうか。そのため、原状回復は改正前の民法が適用されることを前提に話を進めていく必要があるでしょう。

  • 原状回復にかかるコストを把握しておく

一般的に原状回復工事にかかるコストは、100坪未満で坪単価2~5万円。100坪以上で坪単価5~10万円と言われています。ただし、回復内容によっても大きく異なるため、自社で業者を選択できる場合は必ず複数業者に相見積もりを依頼するようにしましょう。

原状回復の相場や範囲については、『オフィス移転で気を付けるべき原状回復の相場、範囲とは?』をご覧ください。

原状回復工事の範囲は必ず話し合いでの確認をするのがポイント

民法改正により、従来は借主負担であった絨毯や壁の摩耗、汚れといった経年劣化も契約内容によっては、貸主負担となる場合もあります。ただし、2020年4月1日以前の契約であれば、借主負担となる可能性が高いため、必ず賃貸契約書の確認を怠らないようにしましょう。

ただし、書面の確認だけでは、互いの認識の違いによりトラブルに発展するリスクも考えられます。そこで、スムーズに進めるためには必ず、直接、対面で話し合いによる確認をするようにしましょう。書面だけのやりとりに比べ、トラブルに発展するリスクを避けられ、互いに気持ちよく移転作業を進めていけるでしょう。