オフィス移転のPM(プロジェクトマネジメント)の役割と自社で行う流れまで

オフィス移転におけるPM(プロジェクトマネジメント)とは？

オフィス移転におけるPM（プロジェクトマネジメント）とは、移転計画から実行、進捗管理までのプロセスを指し、PMの担当責任者をプロジェクトマネージャーと呼びます。
オフィスの移転には、物件選定、レイアウト設計、家具調達、予算管理、各種手続きといった多岐にわたるタスクが発生します。
これらの膨大なタスクを円滑に進めるためには、移転専任のプロジェクトマネージャーが必要です。
とくに規模の大きなオフィス移転では、各部門の調整を行い、全体の流れをスムーズに進める役割が重要になってきます。
プロジェクトマネージャーが主導となることで、適切な移転プランを策定し、期日内での移転完了が実現するのです。
小規模な移転であれば社内のスタッフが兼任することも可能ですが、規模が大きくなるほど専門的な管理が必要なため、PMやプロジェクトマネージャーの役割は外部委託することが一般的です。

オフィス移転におけるPM(プロジェクトマネジメント)の責任領域

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの責任領域は多岐にわたります。ここでは、PMで留意される点と、プロジェクトマネージャーが担う具体的な役割について解説します。

移転の目的を決める

プロジェクトマネージャーは、オフィス移転の目的や目標を明確に定義します。そもそもなぜ移転が必要なのかなど、現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転によって解決すべき課題の特定を行います。
新しいオフィスを構築することが、どのように業務効率に影響を与えるかを明確にします。

不動産の選定と契約

物件の選定と契約手続きも、プロジェクトマネージャーのタスクです。
予算や立地条件、設備などを考慮し、最適な不動産を選定します。
また、管理会社との契約交渉や手続きの進行を行い、スムーズな移転進行を担保します。

オフィス設計

新しいオフィスの設計は、企業と働く人々のニーズを反映させたレイアウトが求められます。
プロジェクトマネージャーは、社員の意見を取り入れながら快適かつ機能的な作業環境を設計します。

内装工事の管理

内装工事の管理を行い、新しいオフィスで予定通りに業務を再開するために必要なマネジメントを行います。
工事業者との打ち合わせを行い、進行状況と設計通りに工事が進んでいるかを確認します。
問題が発生した際には、関係各所と相談しながら課題を解決し、円滑に工事を進めます。

マニュアルやガイドラインの作成

新しいオフィス環境を十分に活用するための、社内向けマニュアルを作成します。
新オフィスでのルールやガイドラインを社員に周知し、スムーズな移行を促します。
紙媒体やデータでのマニュアルを提供することで、より多くの社員が新しい環境に迅速に適応できるようになります。

オフィス移転を外部委託するメリット

オフィス移転を外部の企業や専門家に委託することには、多くのメリットがあります。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント

業務負担の軽減

オフィス移転は、多くの作業を要する大規模なプロジェクトです。
そのためプロジェクトマネージャーの役割は膨大で、社内でリソースを割くためあれば専門の担当者とチームが必要になります。
会社にとっては大きな負担になりますが、外部に委託することで社内の業務負担を軽減できます。
外部の専門家が業務全体を統括し、計画・調整を行うため、企業はそのままコア事業に集中できます。

スムーズなスケジューリング

オフィス構築を生業とする経験豊富なプロジェクトマネージャーが、適切なスケジュールを作成します。
移転業務は機会が多くないため社内でのナレッジを蓄積しにくく、慣れていないとミスやトラブルの原因になります。
もしくは予定していた期日までに移転を完了できず、営業日の変更を強いられることも考えられます。
そこで専門家によって移転プロジェクトが計画通りに進行することで、ミスや遅延を未然に防げます。
また移転作業にかかる時間を最小限に抑え、効率的なプロジェクト遂行が可能です。

担当者の負担軽減

オフィス移転においては、基本的に社外に委託するものの、外部の人間との窓口となる担当者が必要です。
外注せずに社内で完結しようとした場合、担当者の負担もかなり大きくなってしまいます。
外部業者に業務の一部を委託することで、移転に関するタスクを分散させ、社内担当者の負担を軽減する役割を果たします。

コスト削減

外部に委託した方がコスト削減できることもあります。
社内で完結できれば、外注費はかかりませんが慣れていない作業だと費用対効果が悪くなりがちです。
また、助成金や補助金の情報の取得や、そのほか建築法などの法令に則ったオフィスを構築する必要があるため、専門的な知識が必要になります。
外部のプロジェクトマネージャーは、コスト削減のポイントを把握しており、効率的な移転プランを提案します。
また、移転に関するリスクの管理も担当するため、何かトラブルがあったとき、追加で発生する時間や費用の管理も行ってくれます。

外部委託する際の選定ポイント

オフィス移転の多くを任せる委託先の選定は、慎重に行う必要があります。
ここでは、自社と相性の良い委託先を見つけるためのポイントを解説します。

委託可能な業務範囲

オフィス移転においては、委託先である企業が提供するサービスの範囲を確認することが大切です。
移転に関する業務は膨大で、オフィスのレイアウト設計や電気やインターネット回線などのインフラ構築、搬入や引っ越し、それらのスケジューリングに至るまでさまざまな作業が含まれます。
これらの業務範囲をどこまで委託できるかは会社によって異なり、業務範囲が限られていることもあります。
また、移転の規模によっても委託先の選択肢は異なるでしょう。
そのため移転の目的や必要なサポートを事前にリスト化し、どの業者がそれに対応できるかを確認しながら選定します。
プロジェクト開始後に業務が遂行できないと判明すると、計画全体に遅れが生じる可能性もあるため、初期段階での確認が大切です。

予算内で対応可能か

移転にはさまざまなコストが発生します。
現在のオフィスの原状回復費、新たに入居するオフィスの家賃や敷金、設備の導入費などはもちろん、業務を止めて移転を行う場合は休業することになります。
出ていく費用と得られるはずだった収益を合わせ、トータルの予算を算出しなければなりません。
限られた予算内に収めるためには、複数の業者に相見積もりを行い比較することが大切です。
その際には、単に安価な業者を選ぶのではなく、委託したい業務範囲を念頭に入れましょう。
価格が相場よりも安いと感じるなら、何か必要なサービスが抜けているかもしれません。
また見積もり時の対応やアフターサービスについても確認し、バランスの良い会社を選ぶようにしましょう。
とくに委託に関しては事前準備を入念に行うため、何度も打ち合わせを行う必要があります。
対応の良い会社を選ぶことで、窓口となる担当者の負担も軽減できます。

これまでの移転実績

オフィス移転に関する実績を確認し、信頼できる業者を選びましょう。
実績が豊富であるほど、プロジェクトにおける多様な問題に対処するノウハウを持っている可能性が高くなります。
会社のホームページや資料に掲載されている過去の事例を確認し、これまでに手がけたオフィスの規模やデザインを確認しましょう。
イメージと近いデザインの施工実績があるか、自社の規模と近い実績があるかを確認し、
安心して任せられる会社を選択します。
プラスではオフィス移転の導入を数多く手がけております。詳細は「オフィス移転」のカテゴリをご覧くださいませ。

オフィス移転・事務所移転

口コミ・評判

委託先のコミュニケーション能力に関しては、会社からの資料では見えにくい部分ですから、第三者の意見も参考にします。
具体的には、過去の依頼者からの口コミや評判を参考に、サービスの質や顧客対応の良さをチェックしましょう。
ホームページやレビューサイトを確認し、実際の利用者からのフィードバックを集めます。
また移転経験のある取引先や知人に直接経験談を聞くことで、さらに信頼性の高い情報を得られます。

オフィス移転を自社で行う際の流れ

ここまで外部委託の方法を解説してきましたが、オフィス移転を自社で行う流れについても知っておきましょう。
委託先や予算によっては、一部の業務を自社で行うこともあります。
また、どのくらいの行程が必要なのか把握しておくことで、委託先との打ち合わせや交渉もスムーズに行えるようになるでしょう。
ここでは、移転に関わるすべての行程を自社で賄うと仮定して、移転の計画から実施、運用までの一連の流れを紹介します。

オフィス移転の目的を決める

オフィスの移転を検討する際には、まずその目的を明確にします。
移転の目的は、人員増によって現状のオフィスが手狭になった、企業イメージの刷新、働き方改革や感染症に配慮した仕事空間を構築したいなど、企業によってさまざまです。
最初に目的をはっきりさせることで、その後のプロセスがスムーズに進行します。
仮に従業員の増加によりオフィスが手狭になったなら、従業員が働きやすいように、事務所面積の拡張やフリーアドレスやテレワークに対応するオフィスをつくるプランが考えられるでしょう。
目的に基づいて移転プロジェクトを考えることで、どのような物件を選ぶか、どのようなシステムを取り入れるかなどが明確になります。

現状の課題調査と分析

目的を決めたら、現在抱えている課題を詳細に調査・分析し、新しいオフィスに求められる機能をリストアップします。
経営者が考える課題はもちろん、社員の意見を集め、今働く人々がオフィスに対してどのような不便を感じているのか、何があればより働きやすくなるのかなど把握します。
オフィスの立地に対して不満が多ければ、アクセスの良い場所が移転先の候補となるでしょう。
オフィス内の動線が悪ければ、十分な通路幅を確保できるようなレイアウト設計が必要です。
これらの課題を解消し、オフィス移転を意義のあるものにします。

移転計画を立てる

これまで決めてきた課題と目的をもとに、オフィス移転計画を立てます。
まずは理想的なオフィスのイメージを描き、そこから徐々に取捨選択を行い具体的な計画を作成します。
その後、大まかにスケジュールを設定し、レイアウトの決定や新オフィスとの契約、今の不動産の退去など、それぞれの進行期日を決めていきます。
とくに、内装工事や設備インフラの手配には時間がかかるため、早期に手続きを始めることが求められます。
また、遅くとも半年前には今入居しているオフィスの管理会社に退去の旨を伝える必要があります。
そのほか、期日が決まっているものをスケジュールの軸にして、綿密な計画を立てましょう。

工事・引越し業者の選定

自社のリソースで賄いきれない部分があれば、外部業者に依頼を出します。
例えばインフラを整える工事や引越し作業では、業者の力が必要になります。
複数の業者に相見積もりを出し、対応力やこれまでの実績と費用のバランスを見ながら選定しましょう。

各種手続き

オフィス移転に際しては、対応する官公庁に公的手続きが必要です。

・法務局
株式会社本店移転登記申請書
・税務署
移動届出書
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
・都道府県税事務所
事業開始等申告書
・社会保険事務所
健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届
・労働基準監督署
労働保険名称、所在地等変更届
・公共職業安定所（ハローワーク）
雇用保険事業主事業所各種変更届
・消防署
防火対象物使用開始届出書
防災管理者選任（解任）届出書／防火管理に係る消防計画書（従業員50名以上の場合）
防火対象物工事等計画届出書（オフィスの内装工事を実施する場合）
・警察署
車庫証明
・郵便局
転送届

そのほかにもインフラ関連の手続きとして、電気、水道、ガス、インターネット回線の契約変更や、銀行やクレジット会社の住所変更も行います。

旧オフィスの原状回復工事

新しいオフィスへの移転と並行して、旧オフィスの原状回復工事を行います。
オフィスを借りる前の状態に戻すために必要な工事で、契約に基づいて実施されます。
基本的には大家さんや管理会社の指定する業者に依頼を出し、原状回復を行います。
完了したら鍵を返却し、退去の手続きは終了です。
工事完了までには時間がかかるため、移転計画の早い段階から管理会社に問い合わせ、準備を進めておくことが求められます。

ルールや使い方の周知

新しいオフィスを効果的に運用するためには、社内向けのマニュアルを作成し、全社員に使い方やルールを周知することが大切です。
各フロアや導入した設備の使い方、新しい働き方のルールなど、必要に応じてマニュアル配布や研修を行い従業員への理解を求めましょう。
可能なら、マニュアルは電子媒体で配布するだけでなく、研修を通じて内容を共有することでより浸透しやすくなります。
研修では従業員が疑問をその場で解決できるようにし、オフィス移転に対する理解を深める機会を設けましょう。

オフィスの評価

オフィス移転が完了したら、定期的にその成果を評価しましょう。
移転計画の際に決めた目的がどの程度達成されたのか、従業員の満足度はどうか、改善点はあるかなど、さまざまな観点から評価を行います。
定期的な従業員へのアンケート調査やフィードバックを通じて、オフィス移転の効果を確認しましょう。
さらに移転する計画があったり、新規オフィスを立ち上げることを検討していたりするなら、評価システムを構築しておくことで次回のプロジェクトマネジメントの精度を高められます。

新しいオフィスをつくるなら「プラス」へ

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、企業のニーズに応じて計画的かつ効率的に進めることが求められます。
オフィスの移転は、計画の立案からレイアウト設計、スケジューリング、各種手続きなど膨大なタスクになるため、外部の業者に委託するのが一般的です。
委託先を選定する際には、いくつかの業者に相見積もりを出し、サービスのクオリティとコストパフォーマンスのバランスが良い業者を選択しましょう。
作業範囲が広い会社に一括で依頼を出すことで、全体のコストを削減可能です。
「プラス」では、オフィス移転に関するあらゆる業務を行っており、計画から竣工、アフターケアに至るまでワンストップで対応しています。