デスク周りの書類整理で業務効率化や生産性向上を実現するポイントを解説

オフィスの中で最も長い時間を過ごすのは自分のデスクではないでしょうか。特に総務や経理、人事といったバックオフィスの場合、食事やミーティング、顧客対応以外の時間は自分のデスクで業務を行うのが一般的です。それだけ長時間過ごすデスクがさまざまな書類や文具などで散らかった状態では、快適に業務を行うことはできません。そこで今回は、デスク周りの書類整理が重要な理由、整理整頓するためのポイント、お役立ちグッズを紹介します。デスク周りの書類整理がなかなかできずにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

書類整理が重要な理由

業務で使用する資料、請求書、見積書など書類は日々増えていくため、こまめに整理しないとすぐにデスクの上は書類だらけになってしまうでしょう。デスク周りが書類だらけになることのデメリットは数多くありますが、なかでも次のような問題が起こりやすくなります。

集中力が持続しなくなる

たとえば、領収書の整理を行っているときに翌日の会議で使う資料が目の前にあれば、そちらに意識が持っていかれ、領収書の整理もままならなくなってしまうでしょう。多くの人は同時に複数の業務をこなせません。そのため、一つの業務を行っているときにほかの業務の書類が散乱していれば、気が散ってしまい集中力を削がれてしまいます。

必要な書類を探す時間がかかる

さまざまな書類がデスクの上に山積みになっていれば、必要な書類を見つけるのにも時間がかかってしまうでしょう。整理整頓されているデスクであれば書類を探す時間はそれほどかからないため、業務の生産性向上を妨げる無駄な時間を削ることができます。

セキュリティリスクが高まる

デスク周りの書類のなかには、給与明細のような本人の個人情報を含む書類、契約書、機密書類などほかの人には見せてはいけない書類が含まれているケースもあります。書類が散乱し、整理整頓ができていないことでセキュリティリスクが高まってしまうのも大きなデメリットといえるでしょう。

 

効率よく働けるデスクにするための書類整理のポイント

業務への集中力を高め、生産性を向上させるには、まずデスク周りに散乱する書類の整理が欠かせません。ここでは、効率よく働くために必要な書類整理のポイントを解説します。

業務に必要な書類と不要な書類を分ける

業務に集中し、効率化を進めるうえで最も重要なポイントはシングルタスク（１つの業務に集中すること）の徹底です。デスクの上に現在行っている業務以外の書類があれば、集中力が分散してしまうため、まずは必要な書類と不要な書類の分類を行いましょう。

ポイントは、現在必要な書類、後で必要になる書類、もう必要のない書類の3つに分類し、もう必要のない書類は破棄してしまうことです。必要ない書類をいつまでも保管しているといつまでたっても整理ができません。どうしてもすぐに捨てるのが不安であれば、そういった書類を収納するボックスを用意し、デスクの下に入れておきましょう。そして一定の期間を過ぎても使わなければ廃棄するというルールを決めておくのがおすすめです。

書類は平置きせず立てて保管する

書類整理で重要なポイントは、一目見てどこに何があるかがわかる状態にすることです。書類を種類別にまとめてファイルに入れれば整理ができたと思われるかもしれませんが、重要なのは保管方法だけではなく置き方です。

ファイルに入れたとしても、平置きにしていれば欲しい書類をすぐに見つけ出すのは困難なため、必ず立てて保管するようにしましょう。

収納場所を決めて整理する

「書類を探す」という行為を極力減らすには常に同じ場所に同じ書類を置くことが重要です。ファイルに入れても立てて保管しても、置く場所が毎回違うようでは意味がありません。モニターに集中しながら必要な書類を見ずに取り出せるようになれば、業務効率は各段にアップするでしょう。

終業時にまとめて整理する

整理整頓したときにはすっきりしていても、業務を続けていくうちにまた書類が散乱してしまうケースは少なくありません。特にこれまで整理整頓ができていなかった人は、使ったらすぐに元あった場所に戻すことが苦手だからこそ、散らかってしまうのです。

そこで、頻繁に整理整頓することが難しい場合は、終業時にまとめて整理し直すことをおすすめします。翌日に持ち越すと面倒になってしまうだけではなく、始業前に余計なストレスを抱えることにもつながりかねません。

プラスでは、オフィスの整理・収納の課題解決につながる資料、「オフィスダイエットガイドブック」の提供を行っていますので、ぜひ参考にしてください。

書類整理に役立つアイテム

書類整理を行うには、アイテムの活用が欠かせません。ここでは書類整理におすすめのアイテムを紹介します。

ボックスファイル

書類をクリアファイルに入れて分類しても、それだけだと平置きしてしまう可能性があります。会議資料、領収書などいくつかに分類したうえでボックスファイルに入れれば、立てておけるため、必要な書類がすぐに見つかるでしょう。

モニター台

パソコンのモニターを置く台を活用すれば、台の下にキーボードを収納できるため、デスクを広く使えるようになります。デスクの広さには限りがあるため、できるだけ広く使える工夫をすることで書類整理もしやすくなるでしょう。

引き出し用間仕切り・整理ボックス

いざというときに書類が見つからなくなる理由のひとつに、とりあえず引出しの中にしまってしまうというケースが考えられます。これを避けるには、引出し用の仕切りを用意し、引出しの中も整理しましょう。

引き出しのどこに何をしまうかを決めてしまえば、とりあえず書類を引き出しにしまうこともなくなり、整理が進むでしょう。

収納のポイントについては、『フリーアドレスでは収納が課題に！収納のポイントや役立つグッズを紹介』をご覧ください。

 

書類整理のポイントは翌日に持ち越さないこと

整理ができずにデスク周りに書類が散乱してしまう人の多くは、使ったものをすぐに元に戻せずに至るところに置きっぱなしにしてしまいがちです。それが何日も続くことで、気がつけばデスク周りが書類だらけになってしまいます。これを回避するには、終業時にまとめて整理することが必要です。

とにかく片付ける習慣をつけることが重要で、毎日繰り返していけば、そのうちに終わったらすぐに片付ける習慣が身に付く可能性もあります。とにかく翌日に持ち越さないことがポイントです。自分に合ったアイテムを活用しながら整理上手を目指しましょう。

オフィスを整理整頓するためのアイデアは、『オフィス内を整理整頓しすっきりさせる収納整理のアイデアを解説』をご覧ください。

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