企業の取り組みや個人でもできるアイデアを紹介!業務効率化の事例

ワークスタイル

「定時になっても仕事が終わらない」「無駄に時間がかかっている気がする」など、業務が思うように進まないことで悩んでいる人は多いでしょう。業務の効率化で本当に仕事が早く進むのか、疑問に思っている人もいるかもしれません。業務を効率化するなら、実際に効果がある方法を実践することが大事です。今回は、業務効率化の事例と、個人・グループでもできるアイデアを紹介します。業務の進め方を見直したい人は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化を進める前にするべきことは?

業務の効率化を進める前に、まずは目標設定や業務の洗い出しなどを行うことが大切です。

目的を明確にする

なんのために効率化するのか目的を明確にしましょう。残業時間を減らす、余裕ができた時間を利用して新たな業務に取り組むなど、具体的な目的を決めることが重要です。目的がはっきりしていると、効率化に取り組むモチベーションが上がり、成果も見えやすくなります。

効率化したい業務を決める

すべての業務を効率化するには時間がかかるため、まずは効率化したい業務の優先順位を決めます。特に、毎回同じ作業手順となる単純作業は、効率化しやすい業務です。毎回同じ書式で書類を作成する場合は、あらかじめテンプレート化しておくという方法もあります。また、データ入力もエクセルのマクロ機能を使い自動化すると手間が省けます。こうして、手間のかかる単純作業から効率化していきましょう。

業務の洗い出しをする

業務を効率化するためには、一つひとつの業務が本当に必要なものなのか、集約できないのか、手順は変えられないのかを再検討する必要があります。そもそも、業務自体が無駄な場合もあるでしょう。例えば、会議のために作成した資料が、ほとんど目を通されていないということはありませんか。また、同じ業務を複数の人で行っている場合、担当者をひとりにしたほうが早く業務が進む可能性もあります。

企業が取り組んでいる業務効率化の事例

さまざまな取り組みにより、業務の効率化を進めている企業も存在します。ここでは、業務効率化の事例を紹介します。

コミュニケーションの効率化

会議やメールのやりとりは、円滑なコミュニケーションには欠かせません。しかし、無駄な時間を省くためには、コミュニケーションの効率化も必要です。イオンドットコム株式会社や株式会社Loco Partnersでは、チャットツールを導入して会議やメールを減らせるようにしています。チャットでは、複数メンバーでのやりとりが可能なので、会議の時間を設ける必要がありません。また、メールとは違い、会話調、短文で気軽にやりとりができます。

情報共有を効率化

業務を進めるうえで、情報収集に時間がかかることはないでしょうか。人に聞いたり、過去のファイルを調べたりしていると、いつのまにか時間が過ぎてしまいます。ヤフー株式会社や株式会社石崎電機製作所では、情報共有ツールを導入することで業務の効率化を実現しています。社内データをツール内で共有すれば、資料や画像、マニュアルなどを探す手間を省くことができるのです。

在宅勤務を導入する

労働者の働き方が多様化するなか、在宅勤務を導入する企業も増えています。通勤時間を省くことで、業務を効率化することがねらいです。シックス・アパート株式会社では、在宅勤務を導入したことで社員の生産性が上がり、プライベートに使える時間も増えたといいます。また、サイボウズ株式会社でも在宅勤務を可能とし、自宅からでも仕事がしやすい環境を整えました。

業務効率化に向けたアイデアを紹介

業務を効率化するには、グループ、個人、会社全体での取り組みが必要です。ここでは、効率化に向けたアイデアを紹介します。

グループ内で業務を効率化

グループ内で効率化に取り組むなら、次のような方法があります。

  • フォーマットをつくる

あらかじめ決まったフォーマットがあれば、資料作成の際、一から作業をしなくてもすみます。

  • 作業手順をマニュアル化する

マニュアルがあれば、人に教わることなく作業を進められるため、作業時間の削減につながります。

  • 業務を分担する

手の空いている人に業務を分担してもらえば、グループ内での業務効率化になります。

個人で業務を効率化

個人でできる業務効率化のアイデアを紹介します。

  • 資料整理をする

必要な資料を取り出しやすいように、案件ごとにファイリングしておきます。

  • 仕事の質にこだわりすぎない

品質にこだわりすぎると業務が進まないこともあるため、タスクによっては、まずは終わらせることを優先することも大切です。

  • 単純作業を自動化する

データ入力などの単純作業は、マクロで自動化できるものもあります。

会社全体で業務を効率化

以下のツールは会社全体で活用すると効果的です。

  • スケジュール管理ツール

社員のスケジュールを共有できるツールを導入すれば、会議やプロジェクトの予定が立てやすくなります。

  • コミュニケーションツール

コミュニケーションツールを導入すれば、無駄な会議やミーティングを省くことができます。

  • タスク管理ツール

個人のタスクを可視化できるので、グループ内での分担がしやすくなります。

実践できることから始めてみよう!

業務の効率化を実践するなら、まずは目的を明確にすることが大切です。そのうえで、どの業務を効率化したいのかを検討しましょう。多くの企業では、業務の効率化に向けて制度やツールの導入を行っています。会社全体で取り組むことで、大幅な業務時間の短縮につなげることが可能です。また、グループや個人で実践できる方法もあります。すべての業務を一気に効率化するのは難しいので、簡単にできる方法から試してみてはいかがでしょうか。