Web会議を導入することのメリットと導入方法

ワークスタイル

かつて遠隔地にいる社員や取引先と会議を行うには、実際にどちらかを訪問する必要がありました。しかしその後、テレビ会議システムが生まれ、どちらも移動することなく会議を行うことが実現。そして現在では、さらに手軽に会議を行うシステムとしてWeb会議を活用する企業が増えています。そこで今回はWeb会議とはどういったものなのか、テレビ会議との違い、導入することのメリットとその方法について考察していきます。

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Web会議の概要、テレビ会議とはどう違うのか?

WEB会議は手持ちのパソコンやタブレットを使って少人数単位で会議するものが主流です。一方で、テレビ会議は会議室などに据え付けられたモニターを使って大人数でも遠隔会議できることが特徴です。

ITコンサルティング・調査会社、株式会社アイ・ティ・アールの調査によると、Web会議の市場規模は2017年度に85億円だったものが、2022年には152億円になると予測しています。これまで遠隔地同士で会議を行う場合、テレビ会議というイメージがあったかもしれませんが、今後はWeb会議が主流になっていくと考えられています。

テレビ会議に変わってWeb会議が主流になる最大の理由は、導入コストの安さです。テレビ会議システムを導入する場合、そのシステムにもよりますが、数十万から数百万円かかるものもあります。これに対し、Web会議はパソコン、タブレットやスマホと通信環境さえあれば、基本的には導入費用はほぼかかりません。利用には月額で課金されるものもありますが、この導入コストの安さがテレビ会議とWeb会議の違いのひとつであり、主流がWeb会議に移る大きな要因となっています。

Web会議を導入することのメリット

Web会議の導入は前項で挙げた導入コストの安さのほかにも、さまざまなメリットがあります。ここではそのなかでも代表的な三つのメリットをご紹介します。

会議室に集まる必要がない

Web会議もテレビ会議も、遠隔地同士で会議ができることが大きなメリットです。しかしテレビ会議は、基本的にモニターが1台のため、会議室に集まらないといけないというデメリットがあります。これに対しWeb会議はパソコンやタブレット、スマホなどブラウザがあれば会議ができます。そのため全員が会議室に集まる必要はなく、自分のデスクや外出先からでも会議に参加することが可能です。

システムがない相手との会議も可能

テレビ会議は同じシステムを導入している相手でなくては会議をすることができません。これに対しWeb会議はアプリをダウンロードするだけです。最近ではワンタイムの招待機能を使って、アプリをダウンロードせずにだれとでも気軽に会議ができるものもあります。

機器の管理、補修といった手間、コストがかからない

テレビ会議システムは、基本的に専用の機器が必要になるため、機器の管理、補修といった手間やコストがかかります。これに対しWeb会議はアプリやクラウドサービスのため、機器の管理、補修といった手間、コストがかかりません。

Web会議の活用方法と課題

次に具体的なWeb会議の活用方法と活用していくうえでの課題についてそれぞれご紹介します。

Web会議の活用方法

  • モバイルの活用で外出先からも会議に参加

Web会議の最大のメリットは、パソコン、タブレット、スマホがあればどこからでも会議に参加できることです。そのため、物理的距離のある社内の会議や、営業で外出中の社員、海外などに出張中の社員との打ち合わせにも活用できます。またテレワークやサテライトオフィスにいる社員とのミーティングにも活用可能です。

  • デスクトップを共有し作業を行いながら会議を行う

Web会議は自分のデスクで自分のパソコンを使ってやりとりすることができます。そして多くのWeb会議にはデスクトップ共有機能があるため、例えば相手のデスクトップを共有し、ソフトの使い方を説明する、デザインの指示をするといったことも可能です。

Web会議の課題

  • 通信環境によって画質や音声が悪い場合がある

Web会議はネット回線を使ってやりとりをするため、通信環境が悪い場所では画質が悪かったり、音声が途切れたりといったトラブルが発生してしまうことがあります。

  • 全員が集まって行うわけではないため、会議の雰囲気がつかみづらい

テレビ会議は参加者全員が一か所に集まって行うため、全体の雰囲気は通常の会議と似ています。何人かが同時に話し出すこともなければ、途中でだれかが退席してもわからない、といったこともなく会議はスムーズに進みます。しかしWeb会議は参加者がそれぞれ異なる場所で行うため、会議の雰囲気がつかみづらく、スムーズな進のためには注意が必要です。

双方にとってメリットが大きいWeb会議

従来、遠隔地にいる相手先を訪れずに会議を行うには、テレビ会議しかありませんでした。しかしテレビ会議はコストが高いうえ、基本的に1台のモニターでやりとりするため、全員が一か所に集まる必要があります。その結果、自分たちだけではなく相手側にも負担をかけてしまうというデメリットがありました。

これに対しWeb会議であれば、導入の手間もほとんどかからないうえ、自分のデスクはもちろん、簡単な打ち合わせ程度であれば、外出先からでも参加できます。そういった意味でWeb会議は双方にとって負担が少なくメリットが大きいシステムだといえます。

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