ハイブリッドワーク実現に欠かせないフレキシブルオフィスを検討する際のポイントを解説

オフィスワーク中心へと戻る企業も増えつつあるなか、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークを取り入れる企業も増加傾向にあります。そこで注目を集めているのが「シェアオフィス」「コワーキングスペース」「レンタルオフィス」などさまざまな場所で柔軟に働くためのオフィス形態であるフレキシブルオフィスです。今回はハイブリッドワークを実現させるためのフレキシブルオフィスの考え方、導入のポイントなどについてお伝えします。

ハイブリッドワークについては、『ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

需要が高まりつつあるハイブリッドワークとフレキシブルオフィス

2021年3月1日、貸会議室やレンタルオフィス関連のWebサイトを運営するアスノシステム株式会社が、フレキシブルオフィス業界の動向変化に関する調査の結果を発表しました。これによると、「レンタルオフィス」「コワーキング」「シェアオフィス」などの検索ワードは急速に増加。新型コロナウイルス感染拡大前の2019年9月に比べ、2020年1月で5.8倍、8月で11.3倍まで検索数が増加しています。このことから、コロナ禍においても自宅以外の仕事場所を求める企業が少なくなかったと推測できます。

また、2021年9月9日、フレキシブルオフィスを展開するWeWork Japan合同会社が行った、「コロナ禍長期化における働き方意識調査」。これによると51.2%がハイブリッドワークを希望しているとの結果も出ています。

これらの結果から、ハイブリッドワークとフレキシブルオフィスのどちらも需要が高まりつつあることが予想できます。

フレキシブルオフィスについて詳しく知りたいかたは、『フレキシブルオフィスとは？柔軟な働き方を実現するための効果的な活用のアイデア』をご覧ください。また、オフィス出社率については、『オフィスの出社率は今後どうなる？より柔軟な働き方を可能に！』をご覧ください。

ハイブリッドワーク化におけるフレキシブルオフィスの考え方

ハイブリッドワーク自体はオフィスと自宅だけでも実現可能です。しかしより柔軟性を持った働き方を実現させるには、自宅以外のワークスペースも活用したフレキシブルオフィスが欠かせません。業務のハイブリッドワーク化においてはどのようにフレキシブルオフィスを考えるべきなのでしょうか。ここでは、いくつかの項目に分け、その考え方を説明します。

コミュニケーション

従業員同士のコミュニケーションは、職場がオフィスと自宅だけの場合に比べてそう大きな違いはありません。どこで働いていようと電話やメール、チャット、グループウェアなどの活用でコミュニケーションは可能です。

生産性

例えば、「営業社員が自宅よりも取引先に近いコワーキングスペースを利用する」「自宅に幼い子どもがいる従業員がWeb会議を行う際はレンタルオフィスを利用する」など、業務内容に応じて働く場所を選択できるため、生産性向上が期待できます。

管理

フレキシブルオフィスの場合、労務管理は業務管理だけではなく、移動時間の管理に手間がかかるかもしれません。そのため、規則の見直しをしたうえでスマートフォンアプリやグループウェアを使った管理が重要になるでしょう。

セキュリティ

コワーキングスペースやシェアオフィスはほかの企業の従業員もいる場合がほとんどです。自宅だけのテレワークよりもさらなるセキュリティ教育の徹底とソフトウェアを使った対策が必要になるでしょう。

フレキシブルオフィスを検討するにあたってのポイント

前項を見る限り、オフィスと自宅だけに比べ、フレキシブルオフィスにした場合、どうしても管理の手間は増えてしまいます。しかし生産性向上が期待できるうえ、従業員の自主性が育つ可能性も高まるため、導入を検討する企業は少なくないでしょう。そこで、ハイブリッドワーク化においてフレキシブルオフィスを検討する際に失敗しないためのポイントを説明します。

オフィスの重要性を認識する

ハイブリッドワークを導入したとしても、オフィスの役割が大きく変わるわけではありません。さまざまな場所で働くようになったとしても、企業全体の拠点がオフィスであることは同じです。そうあるためには、何かあった際にはすぐに集まれる環境を整備しておく必要があります。ミーティングルームやコミュニケーションスペースなど、対面でのやりとりを今以上に重視したレイアウトにすることが重要です。

オフィス・自宅以外のワークスペースの稼働率を把握する

オフィス・自宅以外のワークスペースが多ければ、それだけ柔軟に働くことが可能です。しかしむやみに増やしすぎると使わないレンタルオフィスに毎月固定費を支払わなくてはなりません。セキュリティの甘いワークスペースも情報漏洩リスクの増大につながります。そこで、ワークスペースの稼働率やセキュリティチェックは常に行い、効率的な運用を行うようにしましょう。

結果としてオフィスと自宅の稼働率が最も多ければ、無理にほかのワークスペースを増やす必要はありません。必要に応じて適切にワークスペースを管理するのもフレキシブルオフィスを成功させるポイントのひとつです。

履歴や在籍管理の徹底

柔軟な働き方の実現と管理の徹底は相反するのではないか、と思われるかもしれません。しかし柔軟な働き方を実現することは、管理の徹底があってこそ可能になります。従業員を管理でしばりつけるためではなく、誰もが気持ちよく快適に働くための履歴や在籍管理はしっかりと行っていく必要があるでしょう。

ハイブリッドワーク化におけるフレキシブルオフィス導入のポイントは稼働率と状況に応じた管理

フレキシブルオフィスを検討する際には、つい、ワークスペースを増やせばよいのだと思いがちです。しかしどんなに増やしたとしても使われていないようでは意味がありません。いざというときにどこででも働けるようにしておくことは重要です。しかしスポットでも利用できるワークスペースをうまく活用すれば常時契約の必要はありません。稼働率や状況に応じた適切なワークスペースの管理がフレキシブルオフィス成功のポイントです。

特にハイブリッドワークを実現させるには、オフィスが拠点であることを重視し、そのうえでそれ以外のときにはどこで働くのがもっとも生産性が上がるかを考えるようにします。ワークスペースありきではなく、人ありきで考えることがハイブリッドワーク化におけるフレキシブルオフィス成功の鍵を握っているといえるでしょう。