オフィス移転にかかる費用と見積もりのポイント

オフィス移転・リニューアル

オフィスの移転でかかる費用は単純に引越し業者に支払う費用だけではありません。移転前のオフィスの原状回復工事、新しい住所が入った名刺・封筒、取引先への挨拶状の印刷費用などさまざまな費用が発生します。また法人の移転は一般の移転と違い、法務局(登記所)、労働基準監督署などへの手続きもあり、費用以外に多大な手間もかかります。そこで今回はオフィス移転のおおまかな流れから、移転にかかる費用、見積もりを依頼する際のポイントなどをご紹介します。

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オフィス移転をする際の流れ

オフィス移転が決まってまずやるべきことは、新オフィスの入居時期の確認です。この入居時期に合わせて現在のオフィスの解約をしなければならないため、まずは新オフィスの入居時期の確認、そして次に旧オフィスの解約予告期間の確認をします。なお、オフィスの解約予告は解約希望日の3カ月~6カ月前が一般的ですが、それ以上の場合もあります。場合によっては旧オフィスと新オフィス両方の賃料を支払わなければならない事態が発生してしまいますので、両方の確認を忘れずに行うようにしましょう。

解約と入居時期が決まったら、次は旧オフィスの原状回復工事の手配をします。工事会社を指定されなければ自分たちで業者を探し、交渉までしなくてはなりません。そして新オフィスへの移転作業は、レイアウト、廃棄するものと残すものの仕分け、荷造り、新しく購入する家具、機器の選定などを行い、すべてが決まったら業者選定をします。

またこれと同時に移転に伴う手続き、新オフィスの住所が入った封筒、名刺などの印刷も行います。さらに内装、電気・通信・空調工事なども移転日までにはすべて完了するよう手配をします。最後に移転日の新旧オフィスでの立会い、旧オフィスの片付け、新オフィスでの荷ほどき、整理をして移転完了です。

オフィス移転にかかるおおまかな費用相場

それでは上記でご説明した移転の流れにかかわるおおまかな費用相場についてご説明します。

旧オフィスにかかわる費用

  • 移転事務費用

挨拶状、新オフィスの住所が入った封筒、名刺などの印刷にかかる費用は目安として従業員1名あたりおよそ1万円です。その他、Webサイトの更新を外部にお願いする場合は、その費用もかかる可能性があります。

  • 原状回復工事

おおよその相場は坪単価で8万円ですが、照明をすべて変えてしまっていたり、損傷が激しかったりする場合はこれ以上になる場合もあります。

新オフィスにかかわる費用

  • 内装工事

一般的な予算は坪単価で10万~30万円です。ただしデザイン料を含むかどうか、大理石を使ったり、全照明をLEDにしたりと凝ったものにするかどうかで費用は大きく異なります。

  • オフィス家具

オフィス家具を新調する場合、一般的なグレードのものであれば、目安として従業員一人あたり20万円程度です(個人用のデスク、チェアのほか、キャビネット、書類棚、会議室や商談室用のデスク、チェア、受付のカウンターのほか、パーテーション、ラック、サイドワゴンなどを含む)。

  • 電話工事(ネットワーク・コンセント)

通常、1回線あたり1万円(電話機代別)程度が相場ですが、新設、増設となるとさらに費用がかかります。
また最近では当たり前となったネット環境構築のためのネットワーク工事や、それに伴うコンセントやハブ機器も新規であれば、さらに費用は上乗せとなります。

その他の費用

上記以外では、建設設備防災工事、不動産仲介手数料なども必要になります。

なお、これらのおおよその費用を基に下記ページでシミュレーションができますので、ご利用ください。

オフィス移転の見積もり依頼をする際のポイント

オフィス移転を成功させる最大のポイントは業者の選択です。そこで重要となるのが見積りです。ここでは見積もり依頼をするうえで、選択に失敗しないための3つのポイントをご紹介します。

おおよその相場を把握する

見積は1社では相場がつかみきれません。相見積もりを実施することで、相場を相場を把握することができます。コスト比較の際には同じ内容で見積もりが比較できているか実施内容を確認しましょう。

オフィス移転の経験が豊富な業者を選ぶ

業者のなかでも引っ越し業務を得意とする業者、オフィスのトータル業務を得意とする業者など様々あります。
過去の実績を確認し、できるだけオフィス移転を得意とし、経験が豊富な業者を選択すると失敗しないでしょう。

見積書の内容を確認する

単価・数量しか書かれていないような見積書を受け取った場合は注意しましょう。後になって思っても見なかった追加料金が発生してしまうケースがあります。
見積書の段階から詳細な内容を記載されている場合、予算内で最終的な費用をおさめやすくなります。

オフィス移転は計画性を持ち、早め早めに行動することがポイント

法人の賃貸契約は一般的に移転の3カ月から6カ月前には契約解除の予告をしなければなりません。この予告を怠ってしまうと、移転してだれもいなくなったオフィスの賃料を支払わなくてはならない場合があります。また逆にさまざまな手続きを後回しにしていると、まだ入居していないオフィスの賃料を支払うこともありえます。こうしたことを避けるには、移転を決めたらすぐに計画表をつくり、それにそって早め早めに行動していくことが重要です。

そして見積もりを比較した後は、単純に安さだけで業者を決めてしまうと、荷物の紛失、汚破損といったことが起きてしまう可能性もあります。できるだけ経験豊富で作業人数も多く、アフターサービスも万全な業者を選択した方が、結果としてコストを抑えることにつながります。そういった意味では業者の選択は慎重に、行動は早めにというのが、オフィス移転成功のポイントといえるでしょう。