クリエイティブ業務の生産性向上!ディープワークを実現するオフィス

ワークスタイル

ディープワークという言葉をご存じでしょうか。簡潔にいえば、思考を深めじっくりと取り組みたいひとつのことに集中できる環境をつくり、それに没頭することです。元々はアメリカのコンピュータ科学者である、カル・ニューポート氏がブログ「Study Hacks」に投稿したもの。これが評判となり、その後、書籍化もされベストセラーになっています。ではこの考えをオフィスで実現させるにはどういった機能、デザインが必要となるでしょう。今回はオフィスにおけるディープワークの重要性、そして導入するために必要なことについてご説明します。

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すべてを遮断して行うディープワークとは?

カル・ニューポート氏は、専門性が高くじっくりと取り組むことでクオリティを上げていく仕事を「ディープワーク」、それに対し、メールやSNSといった知的思考をそれほど必要としない補助的な仕事を「シャローワーク」と定義しています。オフィスにおいてディープワークを必要とする理由は、このシャローワークが大きく関係しています。

職種や業務内容にもよりますが、私たちは普段、オフィスにいる時間の多くをメールや電話の対応に割いています。つまりカル・ニューポート氏のいうところのシャローワークによって、重要な業務の中断を余儀なくされているということです。また、常にインターネットに触れていることで、情報過多になってしまい生産性が落ちてしまうケースも起こりえます。

もちろん電話やメール対応といった業務が無駄というわけではありません。しかし、それによって生産性が落ちてしまっては本末転倒です。特にクリエイティブな成果を上げるためには、途中で中断されることなく、集中を継続できる環境でディープワークの時間をつくる必要があるのです。

ディープワークを実現するための方法

オフィスでディープワークを実現するためには、部署、チームで協力して行うことが重要です。ディープワークを行う時間は、シャローワークから離れる必要があるため、お互いの状況を把握しあっていないと、周りに迷惑をかけることになってしまうからです。そのうえで次のようなことに気をつける必要があるでしょう。

日々のスケジュールをしっかりと立てる

スタッフそれぞれが1週間単位でディープワークを行う時間、やることを決め、部署やチームで共有します。ディープワークを行ううえでもっとも気をつけなければいけないのは、やるべきことを明確にせず、ディープワークをすることを目的にしてしまうことです。絶対にやりたいことがあり、そのためにディープワークをするという前提がなければ生産性は上がりません。

重要度や優先度を順位づけする

オフィスで業務を行っていると、さまざまな雑事に追われることも少なくありません。限られた時間の中でディープワークに割く時間を設けるためには、優先順位づけを行い、ディープワークとして取り組むべきことにしっかり時間を割けるよう調整が必要です。

計画的に行う

ディープワークを効果的に行うためには、計画性も必要です。締め切り直前になって慌ててやる、短期間に集中してやり過ぎてしまい疲弊するといったことではミスも生まれやすく、かえって逆効果になってしまいます。

ディープワークを実践するためのオフィスデザインとは?

ディープワークを実現させるためのオフィスデザインで重要なことは、集中して作業が行えるスペースを設置することです。一人ひとり個別に独立したスペースを確保することが望ましいですが、オフィスの広さによってはスペースが十分でなかったり、全体の動線が悪くなったりするケースもありえます。

そうした場合は、誰でも利用できるディープワークを行うためのスペースを用意することがおすすめです。集中力は1日中などの長時間継続できるものではないので、利用時間を決めて使用すれば1人が常に居座ることなく皆で使うことができ、狭いオフィスでもディープワークを実践するオフィスレイアウトが実現します。

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ディープワークの実践はルールづくりが重要

専門性が高い業務、クリエイティブな業務など、集中して時間をかけて行うディープワーク。これをオフィスで実現させるには、外部から遮断され独立したスペースをつくれば良いと思われるかもしれません。しかしそれだけでは生産性が落ちてしまう可能性があります。オフィスでは基本的にチームで動くため、ディープワークを行うからといって、各人が勝手にディープワークスペースに閉じこもれば、チームの和が乱れてしまうからです。

そこで重要となるのが、ディープワークを行う際のルール設定です。例えば、ひとり一日何時間まで、始業から3時間は使わないといった時間制限。何に対してディープワークを行うのかをチームで共有するといったスペース使用目的などをルールとして明文化します。これによりチームの和を乱すことなく、ディープワークを有効的に活用できます。クリエイティブな業務の生産性を高めるディープワーク、ぜひ実践されてみてはいかがでしょう。