オフィスの縮小移転とは？メリットやデメリット・成功のポイントを解説！

働き方の多様化により、オフィスの縮小移転を検討する企業が増えています。テレワークや時差出勤を導入することで、従来よりもコンパクトなオフィスで事業を行えるようになりました。最小限のスペースでも機能的なオフィスを実現することは可能です。また、経費の削減や感染症リスクの低下などのメリットもあります。一方で、移転費用や移転にかかる手間なども考慮しなければなりません。今回は、オフィスの縮小移転について、メリットやデメリット、成功のポイントなどを紹介します。

オフィスの縮小移転とは？

オフィスの縮小移転とは、現在のオフィスよりも小さいオフィスへ移転することをいいます。その主な目的は「コスト削減」であることが多いでしょう。一方で、テレワークや時差出勤など、働き方の多様化により以前よりも広いスペースが必要なくなったことも理由として考えられます。つまり、必ずしも社員の人数分のスペースを確保する必要がなくなり、狭いオフィスでも業務を行えるようになったことで、縮小移転を検討する企業が増えたということです。

近年、在宅勤務やテレワークの普及により、オフィス以外の場所で働く人も増えてきました。データのやり取りやミーティングも遠隔で行うことが可能となっています。このような状況のなかで、オフィスの役割も変化しつつあります。従来のオフィスでは、基本的に全社員が同じ時間に出社し、同じ場所で働くことが求められていました。しかし、これからのオフィスについては、対面で行う必要がある会議、特別な設備や施設が必要な作業など、限られた目的にのみ利用するといったことも考えられます。

特に、中小規模の会社で、必要最低限のスペースでオフィス機能を維持していこうという動きが出てきています。また、大企業でもオフィスの分散化が進む可能性があります。都心の本社を縮小し、複数のエリアへオフィス機能を分散させるという考え方も注目されているのです。このような動きがあることから、今後もオフィスの縮小移転を検討する企業が増える可能性が高いといえます。

オフィスを縮小移転するメリットとデメリット

オフィスの縮小移転にはメリットとデメリットがあります。縮小移転を検討する場合は、メリットだけでなくデメリットにも着目してみましょう。

縮小移転するメリット

オフィスを縮小移転する最大のメリットは、家賃や光熱費などの経費を削減できることです。オフィスにかかるコストは固定費となるため、業績の善し悪しに関係なく毎月一定の負担となります。オフィスを縮小移転すれば、毎月の固定費を減らせるため大幅な経費削減が実現可能です。経費を削減することで、経営の安定化にもつながるでしょう。

フリーアドレスやテレワークを導入すれば、通常業務を維持しながら最小限のスペースでオフィスを運用することが可能です。働き方改革の実現とも通じるため、社員の生産性向上やモチベーションの維持も見込めるでしょう。

さらに、人が多く集まる大規模なオフィスでは、感染症のリスクが大きな問題です。万一、オフィスで集団感染が発生した場合、一時的な閉鎖に追い込まれる可能性もあるでしょう。オフィスを縮小移転し、出社する社員の数を減らすことで、感染症のリスクを減らせるというメリットもあります。

縮小移転するデメリット

一方で、縮小移転にはデメリットもあります。縮小移転に伴い在宅勤務やテレワークを推進する場合、新たな就業規則や評価制度などを整備するための手間がかかります。そのため、通常の移転以上に準備工数がかかる可能性があるのです。

さらに、賃貸オフィスでは解約予告期間があるため、移転したくてもすぐに解約することができません。解約までに通常6カ月程度かかり、その間の家賃は払い続ける必要があります。

また、縮小移転に伴い社員が顔を合わせる機会が減ることも懸念されます。チームワークの向上や部下の育成など工夫を凝らさない限り、課題が残ります。オフィスを縮小移転する場合でも、社員が集まる機会や気軽にコミュニケーションが取れるツールを活用するといったことが必要でしょう。

オフィスの縮小移転を成功させるポイント

オフィスの縮小移転を成功させるには、明確な目的と綿密な計画が必要です。さらに、移転後のオフィスをどのように運用したいのかも具体的に考えておきましょう。

縮小移転の目的を明確にする

まずは縮小移転をする目的を明確にすることが大切です。経費の削減が目的なら、縮小移転によりどのくらい経費を減らしたいのか考えましょう。移転後の固定費だけでなく、移転に伴う引越し代や原状回復費用なども考慮する必要があります。特に、原状回復費用は高額になる場合もあるため、その費用を払っても移転するメリットがあるのかを検討しましょう。

無駄なスペースを削減したい場合は、どのくらいまで縮小できるのか、社員の人数や働き方に照らし合わせて検討することが重要です。目的が明確になったら、移転するオフィスの条件を決めます。立地や家賃、面積など細かい条件を詰めていきましょう。

移転スケジュールを立てる

次に、移転のスケジュールを立てていきます。通常、現オフィスの解約から移転完了までは6カ月から1年程度かかります。そのため、移転することが決まったら早めに解約予告をして、原状回復工事の範囲や費用などを確認しておくことが重要です。原状回復工事は基本的に解約期日までに済ませなければならないため、あらかじめ移転スケジュールに組み込んでおく必要があります。解約予告が済んだら、移転先の選定や契約など、移転にかかる手続きを進めていきましょう。

縮小移転後のオフィスデザインやレイアウトを考える

縮小移転の場合、移転後のオフィスでは使わない什器が発生する可能性があります。そのため、事前に什器の廃棄スケジュールも立てておくことが大切です。移転先のオフィスでは狭いスペースでも機能的なオフィスにする必要があります。縮小移転後のオフィスデザインやレイアウトを考えたうえで、新しいオフィスに合った機器や家具をそろえましょう。

縮小移転後も快適に働けるオフィスを目指そう！

オフィスの縮小移転により、従来よりも経費を抑えた運営が可能になります。しかし、オフィスの移転には費用や時間がかかります。そのため、縮小移転の目的を明確にしたうえで、綿密な計画を立てることが大切です。また、縮小移転後もオフィスとしての機能はもちろん、快適性も考慮する必要があります。来客がある場合は、オフィスの印象も重要なポイントです。デザインやレイアウトを工夫することで、最小限のスペースでも快適なオフィス環境を目指しましょう。

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