フリーアドレスで役立つツールを紹介！導入する際の注意点・ポイントは？ | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

フリーアドレスを導入したものの、「メンバーが見つからない」「連絡を取りづらい」など課題を抱えている場合もあるでしょう。フリーアドレスの課題を解決するには、ツールの導入がおすすめです。最近では、社員の居場所を把握できるツールやオフィス向けの連絡ツールなど、便利なツールがたくさん登場しています。今回は、それらのなかからフリーアドレスで役立つツールを紹介します。ツールを導入する際の注意点やポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

フリーアドレスで利用すると便利なツール

フリーアドレスでは、席を自由に選べるため部署の枠を越えたコミュニケーションが可能です。一方で、メンバー同士の連携が取りにくいというデメリットもあります。しかし、ツールを活用すれば、フリーアドレスでも人と人とのやりとりをスムーズに行うことができます。ここでは、フリーアドレスにおすすめのツールを紹介します。

フリーアドレスについてより詳しく知りたい方は、『新型コロナウイルス感染拡大で注目を集めるフリーアドレスの効果とは？』の記事もご覧ください。

座席管理ツール

フリーアドレスでは固定席がないため、誰がどこの席にいるのかわかりづらくなってしまうことがあります。特定の誰かと直接話したいと思ったものの、相手を探すのに時間がかかってしまったらかえって非効率です。この課題を解決するためには座席管理ツールの導入がおすすめです。座席管理ツールを導入すれば、座席の利用状況を一目で把握できます。

たとえば、プラスが提供する座席管理システム「Suwary」は、フリーアドレスの座席を簡単に予約・管理できるアプリです。座席の予約状況を確認したり、誰がどこにいるのかを検索したりする機能も付いているため、社員の居場所をスムーズに確認できます。

詳細は座席管理システムSuwary（スワリー）のページをご覧ください。

連絡ツール

スムーズに連絡をやりとりしたい場合は、ビジネスチャットや社内SNSなどの連絡ツールがあると便利です。メールでのやりとりは1通ずつ送信と返信を繰り返すため、過去のやりとりを探すのに手間がかかります。しかし、ビジネスチャットや社内SNSなら、プロジェクトごとにカテゴリーを分けられるため、過去のやりとりを見返すのも簡単です。また、複数のメンバーでやりとりできるため情報共有もしやすいでしょう。ツールによってはビデオや音声通話機能が付いているため、口頭でのコミュニケーションにも活用できます。

社内コミュニケーションについてより詳しく知りたいかたは、『社内コミュニケーション活性化のために試したい、9つのアイデア』の記事もご覧ください。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールとは、オンライン上でファイルを共有し、閲覧や編集を可能にするツールのことです。情報共有を円滑に行えるようになり、業務の効率化にもつながります。社内だけでなく社外の人ともファイルの共有が可能です。さらに、ファイル共有ツールを導入することで、オンライン上でのファイル管理が可能になります。ドキュメントをグルーブごとに管理できるため、ファイルの整理がしやすくなるでしょう。

業務の効率化についてより詳しく知りたい方は、『生産性向上のポイントは、業務の能率アップと効率化にあり』の記事もご覧ください。

クラウド受付システム

クラウド受付システムとは、従来、人が行っていた受付業務をタブレットや専用端末で行うシステムです。受付システムから直接担当者へ来訪者の情報が通知されるため、固定の内線電話が不要になります。業務効率化やコスト削減にもつながるでしょう。

フリーアドレスで便利なツールを導入する際の注意点

ツールを導入することで、フリーアドレスを運用しやすくなり、さらに業務効率化も進む可能性があります。しかし、ツールの選び方を間違えるとかえって効率が悪くなってしまうこともあるのです。ここでは、ツールを導入する際の注意点を解説します。

セキュリティ対策が必要になる

クラウド型のツールは情報をオンライン上で管理するため、社内情報を社外へ持ち出すことになります。そのため、社外へ持ち出せない機密情報や個人情報などは共有できない場合があります。ツールを導入する際にはセキュリティ規約を見直し、しっかりと対策を行うことが大切です。セキュリティ対策を行わないと、情報漏えいにつながるおそれがあります。

オフィスのセキュリティについてより詳しく知りたい方は、『オフィスの安全を守る！セキュリティソリューションまとめ』の記事もご覧ください。

ツールの利用が定着しない場合もある

いざツールを導入しても、使い勝手が悪い、機能が多すぎるといった理由で定着しない可能性もあります。新しいツールを使いこなせるようになるには慣れも必要です。しかし、マニュアルが理解しづらかったり、ツールの操作が複雑だったりすると利用する人が増えにくいでしょう。社員全員が使いこなせるようになるまでに時間がかかると、一時的に業務効率が悪くなる場合もあります。

初期費用やランニングコストがかかる

ツールを導入する際には、初期費用やランニングコストがかかります。そのため、特に高額なコストがかかるツールを導入する場合は、導入前に費用対効果があるのかよく検討してみる必要があるでしょう。

ツールを有効活用するためのポイント

フリーアドレスの課題を解決するためにツールを導入する場合、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。ここでは、ツールを有効活用するためのポイントを紹介します。

セキュリティ対策を徹底する

ツールを選ぶ際には、高度なセキュリティが保たれるのかを確認することが大切です。有料で提供されているツールの場合はセキュリティ対策が比較的十分に行われています。しかし、無料ツールを使う場合は、セキュリティ対策がなされているかの確認が必要です。

セキュリティ対策はツール側だけの問題ではなく、社内全体の対策も重要です。ツールを安全に正しく使えるように社内ルールを策定し、社員に周知する必要があります。たとえば、クラウド型のファイル共有ツールは公開範囲の設定を誤ってしまうと、外部へ情報が流出してしまうおそれがあります。人為的なミスを防止するために、社内のセキュリティ対策も徹底しましょう。

自社に合ったツールを導入する

「操作が複雑すぎて定着しない」「無駄な機能が多い」など、導入したツールが自社に合わないケースもあります。ツールを本格的に導入する前に、無料トライアルを利用して試してみるのもおすすめです。また、試験的に一部の部署から導入してみるという方法もあります。実際に使ってみて自社に合うと判断してから本格導入するのがポイントです。

コストパフォーマンスの高いツールを選ぶ

初期費用やランニングコストが安く、充実した機能が備わっているツールもあります。初めてツールを導入する場合や小規模な企業では、初期費用やランニングコストが安いツールがおすすめです。

ただし、高い費用がかかる場合でも、業務効率化に効果的なツールで、かけた費用以上の価値があればコストパフォーマンスが高いといえます。ツールの導入により、どのくらいのコストが削減できるのか試算したうえで選ぶとよいでしょう。

企業の業務効率化のポイントについて知りたいかたは、『企業の取り組みや個人でもできるアイデアを紹介！業務効率化の事例』の記事もご覧ください。

フリーアドレス＆便利なツールで業務を効率化！

フリーアドレスには、社内コミュニケーションの活性化やオフィスの省スペース化など、さまざまなメリットがある一方で、「社員がどこにいるかわからない」「メンバーと連絡が取りづらい」などの課題もありました。しかし、便利なツールを導入することで、これらのデメリットを解消できる可能性があります。フリーアドレスでツールを導入する際は、セキュリティ対策や機能、コストなどを確認することが大切です。今回ご紹介したツールを参考に、自社に合ったツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。