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オフィス移転時のチェック項目テンプレート

オフィスの移転プロジェクトは、会社の機能を丸ごと移動させるため、手違いがあると大きなトラブルになることもあります。
そのため、必ず事前にチェックリストを作成し、タスク漏れを防止しましょう。
オフィスの移転は段階的に進むため、チェックリストを作成する際には、移転までのスケジュールごとにチェックする項目を作成します。
例えば「6ヶ月前にするべきこと」「3ヶ月前にするべきこと」など時系列ごとにやることを抽出し、チェックリストにまとめます。
また、オフィスの移転では各種行政官庁に届出を出す必要があります。
漏れがあると法令に違反したとみなされ、何らかのペナルティを受けることもあるため、必要書類に関しても必ずチェックリストを作成しておきましょう。
書類によって提出先が異なるため、提出先ごとに必要な書類をもれなくリストに盛り込み、定められた期日までに提出します。
作成までに時間がかかることも考えられるため、早めに準備しておきましょう。
雛形となるオフィス移転チェックリストのテンプレートはこちらからダウンロードできます。ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の流れ

オフィス移転は、事前の計画に基づいてスケジュール管理しながら行います。
オフィスの規模にもよりますが、大体8ヶ月前から準備をスタートし、移転計画の立案、新オフィスの選定、詳細計画、移転準備などを時系列順に進めていきます。
移転当日にスムーズな引越し作業ができるように、チェックリストを活用し効率的な移転を目指しましょう。

オフィス移転の流れと進め方　スケジュールやポイントをチェックリスト付きで解説

オフィス移転の６ヶ月以上前までにやっておくべきこと

オフィス移転を成功させるには、遅くとも移転日の6ヶ月以上前、できれば8ヶ月前から準備を進めましょう。
ここでは、オフィス移転を円滑に進めるための初期段階で取り組むべき事項について解説します。

移転プロジェクトを立ち上げ、目的や方針を決める

移転を決めたら、まずは移転プロジェクトを立ち上げます。
企画段階では、今のオフィスよりも良い環境を構築することに焦点を当てましょう。
現在どういった課題を抱えていて、新オフィスに何を求めるのか、担当者とプロジェクトチームを発足して検討します。
また社員へのヒアリングを行うことで、今のオフィスが抱えている課題や社員の求めているニーズの抽出ができます。
移転まで8ヶ月を切っている場合や担当者が十分に時間を取れない場合、オフィス移転を専門とする外部の業者にアウトソーシングすることも検討します。
コストはかかるものの、専門家に任せることで満足いく結果を得やすくなるでしょう。

現オフィスの契約内容を確認し、解約について調べる

現オフィスの賃貸契約内容を確認し、解約手続きを進めます。
解約予告を行う期間、原状回復の条件とそれにかかる費用、敷金の返却時期などを確認し、必要な手続きを把握します。
解約予告期間はオフィスの場合、一般的に半年までに申し出が必要ですが、契約内容によって異なるため必ず確認しておきましょう。

移転スケジュールを決める

オフィス移転の8ヶ月前までに、大まかなスケジュールを時系列順にまとめ、リストの雛形を作成します。
移転後の営業開始日から逆算して計画を立てると、スムーズに業務の再開ができるでしょう。
また移転プロジェクトの進行を管理するためのチェックリストには、各フェーズの進捗を漏れなく記し、丁寧に進めるようにしましょう。

移転先の物件を探す

社員から抽出した新オフィスに求める条件をまとめ、該当する移転先の物件を探します。
立地や社員の通勤時間・費用への影響、家賃などのコスト、周囲の環境などから選定しましょう。
完璧な条件の物件を見つけるには時間がかかるため、先に決めた目的を踏まえて優先する項目を決めます。
また、気になる物件があれば実際に足を運び、設備や景色、方角などをチェックすることが大切です。共用スペースの整備状況や全体のデザインも働きやすさに影響するため、忘れずに確認しましょう。

オフィス移転の流れと進め方　スケジュールやポイントをチェックリスト付きで解説

オフィス移転の３～６ヶ月前までにやっておくべきこと

オフィス移転の中期段階である3～6ヶ月前には、社内で決めたことを業者と相談しながら形にしていきます。
レイアウトの検討、内装の計画、オフィス家具やインフラの手配などを各業者と打ち合わせしながら決めていきます。
ここからは、各ステップにおける具体的な手順について解説します。

レイアウトを検討する

移転先オフィスのレイアウトは、効率性や安全性、社員の働きやすさを考慮しながら検討します。
洗練されたレイアウトをつくるためには、ここでもオフィスを移転する目的に立ち返って考えます。
例えば、現在のオフィスでコミュニケーションが不足しているなら、社員が気軽に交流できるオープンスペースを設置するなどが考えられるでしょう。
またオープンスペースを設置するなら、集中力を高めるブース席なども必要になるため、目的が明確になることで必要な設備がある程度絞れます。

内装の検討をする

レイアウトと並行して、内装の計画も進めましょう。
内装はオフィスの印象に大きく影響するため、企業のイメージやコンセプトを反映させることでブランディング効果も得られます。
内装を検討するときは、デザインやカラー、材質、照明の配置などに着目し、企業のブランドイメージと一致しているか、使いやすいかどうかを確認しながら計画を進めます。
また、内装工事には費用と時間がかかるため、予算内での実施が可能かどうか、工事期間が全体の移転スケジュールに影響しないかを慎重に確認する必要があります。事前に業者と相談し、見積もりを取得しておくことも大切です。

オフィス家具やインフラの手配をする

また、オフィス家具やインフラの手配も忘れずに行いましょう。
現オフィスで使用している家具やOA機器のリストを作成し、移転先でも使用するもの、新たに購入するもの、廃棄するものを分類します。
リース品があれば、契約内容を確認して解約・更新・新規契約いずれかの手続きを進めます。
家具やインフラの手配は移転後のスムーズな業務開始に欠かせないため、この段階でしっかりと計画を立てておきましょう。

各業者との契約をし、打ち合わせを行う

オフィス移転に関わるすべての業者と打ち合わせを行い、期待できる結果を得られると判断したら本契約に移ります。
業者を選ぶ際には、以下の点に注目しましょう。

・作業範囲の確認
・見積もり結果
・アフターサービス
・対応のスムーズさ

オフィスの移転では、デザイン会社や引越し業者、工事を行う会社など多くの企業に依頼を出す必要があります。
それぞれの業者が、どの範囲まで業務を行ってくれるのか確認しましょう。
全ての工程をまとめて受けてくれる業者であれば、打ち合わせの時間やコストの大幅な削減ができます。

オフィス移転の１～２ヶ月前までにやっておくべきこと

移転当日から1〜2ヶ月前までには、大まかなレイアウトや搬入スケジュールを決めておく必要があります。
対外的な告知が始まる時期のため、取引先への挨拶や行政に提出する書類の用意、社内での周知を開始し、個人や部署単位で移転の準備などを進めます。
これらのステップを丁寧に行うことで、トラブルなく当日の移転作業が可能となります。

取引先に挨拶の準備をする

移転に伴い、取引先への挨拶を行います。
まず挨拶先のリストを作成し、取引先以外にも会計士事務所、弁護士事務所などの業務委託先や、各種加入団体への案内を行います。
また定期購読している雑誌や新聞、消耗品の購入先があれば、住所変更の手続きを行います。

書類や備品などの住所を変更しておく

現住所が記載されている書類や備品の住所変更は、移転後すぐに業務が滞りなく行えるように事前に準備する必要があります。
住所変更が必要な書類や備品は以下のとおりです。

・ホームページ
・社判
・契約書
・請求書
・名刺
・社員証
・伝票
・封筒など

住所が記載されているすべてのアイテムをリストアップし、新たな備品を用意しましょう。

社内周知と移転準備を行う

オフィス移転を円滑に進めるためには、社内の協力が不可欠です。
荷造りの役割分担や当日のスケジュールなどを伝え、個人的な持ち物がオフィスにあれば、事前に持ち帰ってもらいます。
社員数が多ければ、移転作業に関するマニュアルを作成し、説明会も開催して全社員に周知徹底を図ります。
また移転当日は業務が一時的にストップする可能性があるため、事前に業務調整を行い、必要な対策を講じておくことも重要です。

施主検査を行う

オフィス移転前に施主検査を行い、実施図面どおりに工事が進んでいるか、家具やOA機器の配置が依頼通りになっているかなどの最終確認を行います。
事前に確認しておくことで、移転当日に予期せぬ問題が発生するリスクを軽減できます。
また施主検査では細部にわたって確認を行い、必要に応じて修正を依頼することが大切です。
後から依頼をすると追加料金が必要になったり、業務の再開が遅れたりすることも考えられるため、早めに確認しておきましょう。

オフィス移転当日までにやっておくべきこと

最後に、移転当日までにやっておくべき具体的な作業を紹介します。
特に書類の作成には時間がかかるため、早めに手配を進めましょう。

移転当日の作業確認と立会

移転当日には、多くの作業が同時進行で行われます。
大切なポイントは主に3つです。

・搬入に立ち会い家具配置の確認
・鍵の引き渡し
・家具、備品のチェック

引越し業者の搬入に立ち会い、作成した図面をもとに配置の確認を行いましょう。
搬入物に傷や損傷がないか、あらかじめチェックリストを作成して確認することが大切です。万が一搬入されたものに損傷があれば、写真を撮影しておき後日対応します。
また鍵の引き渡し方法も、事前に不動産会社に確認しておきましょう。

原状回復工事の完了と引き渡し

旧オフィスの原状回復工事が完了したら、ビル管理会社との立会いのもとで最終確認を行います。
何か指摘されれば、協議の上で対応します。
問題なければ、旧オフィスの鍵を管理会社に返却して退去完了です。

口座とクレジットカード情報を変更しておく

オフィスの移転に伴い、会社の口座情報やクレジットカードの登録住所も変更が必要です。
銀行やクレジットカード会社に対して移転先の新住所を届け出ることで、必要な書類や連絡が新オフィスに確実に届くようになります。
特に定期的な支払いが発生する契約については、早めに住所変更の手続きを行い、移転後の支払いが滞らないようにしましょう。

各機関へ届け出を出す

オフィス移転に伴い、各種公的機関へ住所変更の届出を行います。
届出が必要な機関は以下のとおりです。

・法務局
・税務署
・消防署
・年金事務所
・労働基準監督署
・公共職業安定所
・郵便局

郵便局には転送届を提出し、旧住所に届く郵便物が新オフィスに転送されるよう手配します。

オフィス移転費用を節約する方法

移転費用を節約するためには、以下2つの手段が有効です。

助成金・補助金の活用
委託業者の一元化

自治体や国が提供する補助金や助成金を活用することで、オフィス移転にかかる費用を大幅に削減可能です。
代表的なものに「テレワーク促進助成金」「IT導入補助金」「ものづくり補助金」「小規模事業者持続化補助金」などがあります。
そのほかにも、地域振興や中小企業支援のためのさまざまな補助金がありますからぜひ活用しましょう。
また、移転にかかる各工程（設計、内装工事、引越しなど）を複数の業者に依頼すると、一部の費用が重複することもあります。
一つの業者にまとめて依頼することで、総合的なコスト削減と効率化が図れます。
さらに各業者との打ち合わせ回数も減るため、何かと忙しい移転中のタスクを大幅に削減できます。
計画から施工、搬入までワンストップで対応してくれる業者がおすすめです。

新しいオフィスをつくるなら「プラス」へ

オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクトですが、チェックリストを作成し計画的に進めることでスムーズに進行できます。
移転の8ヶ月前から準備を始め、チェックリストを活用して順番にタスクを消化していきましょう。
また移転費用を節約するために、自治体や国の提供する補助金の活用や委託業者の一元化などの手段を取り入れることも大切です。
「プラス」では、オフィス移転に関するあらゆる業務にワンストップで対応しています。
移転に必要な多くのタスクをアウトソーシング可能なため、貴社の負担を大幅に削減します。
ホームページでは、これまでお手伝いしてきたオフィス移転の事例を掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

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