オフィスセキュリティの重要性について解説！具体的な対策は？ゾーニングが鍵？

オフィスセキュリティとは何？

オフィスセキュリティとは、オフィス内の情報や資産を保護するための対策と管理手段を指します。
オフィスセキュリティには2つの種類があります。施錠や監視カメラ、入退室管理などの物理的なセキュリティと、データの暗号化やアクセス制限、サイバーセキュリティ対策などの情報セキュリティに分けられます。
不正アクセスや盗難などの被害やデータ漏洩などのリスクを防ぎ、企業の資産と情報を守るためのものです。

オフィスセキュリティが重要と言われている理由

情報漏洩を防ぐため

オフィスセキュリティで最も重視される目的の一つは、情報漏洩の防止です。
企業は顧客情報や独自のデータを保有しており、これが漏洩すれば取引先や顧客の信頼を失い、大きな損失に繋がります。
情報漏洩は企業の評判を損ない、経済的損失や法的トラブルを引き起こすため、万全なセキュリティ対策が必要です。

社員や資産を守るため

オフィスセキュリティは、社員の安全確保にも直結します。
身元のわからない外部の人間が容易に立ち入ることができる環境では、社員が危険な目に遭うリスクもあり、落ち着いて仕事ができません。
またオフィスにはパソコンや金庫などの貴重なものが多く、盗まれたり壊されたりするリスクもあります。
会社で働く人々や資産を守るためにも、高いセキュリティが求められています。

社会的責任を果たすため

企業には、社会的責任としてセキュリティ対策を実施する義務があります。
個人情報保護法やマイナンバー法などの法令に従い、適切なセキュリティ対策を行わなければ法令違反として罰金や刑事罰が科される可能性があります。
また情報セキュリティには国際基準が定められており、認証を受けることで企業の信頼性を高め、社会的責務を果たしていることを証明できます。

多様な働き方に欠かせないオフィスセキュリティとは？

オフィスセキュリティ対策をしない場合のリスク

信用失墜

オフィスセキュリティが不十分な場合、企業の機密情報や顧客データが外部に漏洩するリスクがあります。
情報漏洩が発生すると、顧客や取引先からの信頼を失い企業の信用が大きく損なわれます。
事業規模によってはメディアでも取り上げられ、売上減少や契約解除などの損失が発生する可能性が高まります。
さらに漏洩した情報が悪用されると、法的責任を問われ多額の賠償金を支払う必要が生じることもあります。

経済的な損失

セキュリティが甘いオフィスでは、現金や高価な機器が盗まれるリスクが高まります。
盗難による直接的な損失だけでなく、業務に使用する機器が破損・紛失することで業務が停止し、間接的な経済的損失も発生します。
また復旧コストや被害に遭った顧客への賠償金支払いなど、予期せぬ出費がかさむことも考えられます。
これらの損失によって、事業の継続が困難になる可能性もあります。

人的な損害

セキュリティ対策が不十分なオフィスは、不審者の侵入を許す可能性が高くなります。
侵入者がオフィス内で盗難を行うだけでなく、社員に対して物理的な危害を加えるリスクもあります。
過去には大きなニュースとなる事態も起こっており、どの企業にとっても他人事ではありません。
また社員が不安を感じながら働く環境は、士気や生産性を低下させる原因にもなります。最悪の場合、社員が負傷するなどの深刻な事態につながることもあります。

企業が守る必要があるセキュリティの法律

企業に課せられる、セキュリティに関する法律について確認しておきましょう。

法律	概要	罰則（一部）
個人情報保護法	企業や団体が個人情報を適正に取り扱い、有効に活用できるよう共通のルールを定めた法律。従業員情報や取引先の名刺も個人情報にあたり、保有する個人情報が少ない企業でも適用される。入手した個人情報の管理や追跡、活用のための匿名化も定義されている。	・個人情報データベース等不正提出罪：1年以下の懲役又は罰金刑。・委員会からの命令に違反：6月以下の懲役又は罰金刑。・従業者が違反行為をした場合、法人にも罰金刑。
マイナンバー法（番号法）	マイナンバー（特定個人情報）の確認・保管・利用・廃棄など正しい取り扱いを定めた法律。企業は従業員のマイナンバーを保管し適切に管理する義務をもつ。	・正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供：4年以下の懲役若しくは罰金刑又は併科。・情報提供ネットワークシステムに関する秘密を漏洩又は盗用：3年以下の懲役若しくは罰金刑又は併科。
金融商品取引法	金融商品の公正な取引を促すインサイダー取引の規制などを定めた法律。	・従業者等が業務に関連して違反行為をした場合、法人に対しても罰金刑。
不正競争防止法	不正な方法での営業秘密の取得を防ぎ、公正な競争を実施するための法律。	・利益を侵害した者は損害を賠償する。信用を害された者からの信用回復措置請求。
民法	私人間の権利や義務について定められた基本的な法律。	・709条で「故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う」と規定。

オフィスのセキュリティ対策のポイント

情報資産の確認

オフィスセキュリティを強化するためには、まず保有している情報資産を明確に把握することが必要です。
情報資産には、無形と有形があります。顧客情報、製品開発情報、技術情報、財務情報、人事情報などは無形の情報です。コンピューター、サーバー、USBスティック、クラウドサービス、紙媒体の資料などは有形の情報です。
それぞれの情報がどのような媒体で、誰が利用しどこに所在しているかを把握し、適切な管理を行えるようにします。
情報の所在を明確にすることは、現在抱えているリスクを特定し、適切な対策を講じる基本となります。

セキュリティの課題と対応策を見つける

次のステップでは情報資産の管理状況とリスクを評価し、課題を特定したうえで具体的な対応策を講じます。
例えば、顧客情報などの重要データに全社員がアクセスできる状態は、情報漏洩などのリスクが高まるでしょう。
必要な人だけがアクセスできるように権限を設定することで、情報漏洩リスクを軽減できます。
また契約書などの重要な有形情報は、パスワードや鍵・指紋認証が必要な金庫や倉庫で保管するなどの対策が考えられるでしょう。
各リスクと課題に対して具体的な対応策を講じることで、情報資産のセキュリティを強化します。

セキュリティツールの導入

オフィスセキュリティを強化するためには、セキュリティシステムやツールを導入することが有効です。
入退管理システムやセキュリティカメラなど、物理的なセキュリティ対策を導入することで、不正な侵入を防ぎオフィス内の安全性を高めます。
またサイバー攻撃など外部からの不正アクセスには高度な対応が必要なため、専門のセキュリティ業者と契約するかクラウドサービスを利用して対応します。
自社の抱える課題に対応できるシステムやツールを見つけ、導入にかかるコストなどを検証したうえで、費用対効果の高い対策を選択することが求められます。

社員教育とルールの制定

セキュリティシステムやツールを導入するだけでなく、働く人々にもセキュリティに対する意識を持ってもらうことが大切です。
またシステムの運用方針を定め、機密を守るための社内ルールを明確にしましょう。
これまでも、メールの誤送信や従業員による機密情報の持ち出しによって、大規模な情報漏洩につながった事件が起こっています。
そのため、近年のオフィスでは持ち込んだUSBを社用パソコンに差し込むことは禁止されています。
また誤操作や紛失を防ぐために、情報の共有方法や資料の管理方法、システム操作方法などをマニュアル化し、定期的な研修を行うことも必要です。
徹底した運用・保守ルールを設け、人為的なミスを減らすことでセキュリティの信頼性を向上させます。

ゾーニングを工夫する

オフィスの改装や移転の際には、セキュリティを考慮してゾーニング計画を行いましょう。
オープンスペース、執務スペース、機密資料の保管場所、サーバールームなど、それぞれのスペースのセキュリティレベルに応じた配置を行います。
基本的には、機密性の高いサーバールームや資料室などは人の出入りの多いエントランスやオープンスペースから遠ざけ、アクセス制限を設けることで、不正な侵入を防ぎます。
またゾーニングを工夫することで、セキュリティにかかるコストを抑えることも可能です。
業務効率を考慮しながら、セキュリティ対策にも配慮したゾーニングを考えましょう。

オフィスのセキュリティ対策はゾーニングが鍵

オフィスのゾーニングの目的の一つは、セキュリティ対策です。
ゾーニングとは、オフィス内を会議室や休憩室など使用用途に応じてエリアに分けることで、セキュリティに配慮した設計が求められます。
各エリアに応じたセキュリティ対策を適用し、オフィス全体の安全性を向上させるためにもゾーニングのポイントを押さえておきましょう。

オフィスのゾーニングのポイント

必要な部屋を決める

ゾーニング計画の最初には、オフィスに必要な用途や機能のスペースをリストアップします。
重要なミーティングが頻繁に行われるなら防音機能を備えた会議室、集中力が必要な作業ができる集中ブース、リラックスするためのリフレッシュエリアなど、必要なものを優先順位をつけてあげていきます。
セキュリティにおいては、機密性の高い書類や物品の保管場所を適切に設定することも必要です。
各スペースの必要性と配置を明確にすることで、効率的なゾーニングを実現できます。

動線を確保する

オフィス内の動線も考慮してゾーニングを行いましょう。
特に取引先や訪問者、宅配業者といった社外の人々の動線をしっかりと確認し、来客への対応のしやすさとセキュリティ性の両立を目指します。
基本的には、機密性の高いエリアから離れた場所に来客用の動線を作ります。
できる限り従業員の動線と分けることで、外部の人間であるということがわかりやすくなります。
業務を邪魔せずに、セキュリティ性の高い動線を確保することがポイントです。

各部屋のセキュリティレベル

ではどういったエリアが「機密性の高いエリア」なのでしょうか？セキュリティレベルは5段階に分けられ、それぞれ考えられるセキュリティ対策が異なります。

セキュリティレベル	概要	主な対策
レベル1	エントランスなどの来客や外部顧客が立ち入るエリア	・防犯カメラの設置・入退室管理
レベル2	接客スペースなどの許可を得た顧客が立ち入るエリア	・防犯カメラ・パーテーションの設置・入退室管理
レベル3	執務室などの主に社員が利用し、許可をえた顧客も入室できるエリア	・入退室管理・セキュリティカード
レベル4	役員室や倉庫など社員しか出入りしないエリア	・防犯カメラ・セキュリティカード
レベル5	サーバールームや書庫など機密情報を扱うエリア	・防犯カメラ、セキュリティカード、入退室管理など複数のセキュリティを組み合わせる

ゾーニングの際の注意点

ゾーニングを構築する際には利便性に配慮し、各法律に基づいて計画しましょう。
どの程度の広さのエリアが必要か、連携が必要な部署同士の距離、コピー機など共用の備品までの距離を考え、みんなが使いやすいオフィスを目指しましょう。
また法的規制や建築基準法、消防法などの法令を遵守することも必要です。
これらの規制に違反することなく、セキュリティの強化と業務の円滑な運営を両立させるために、設計段階からしっかりと計画しておきましょう。
ゾーニングに関しては、専門性が高いためアウトソーシングも検討します。

オフィスのセキュリティ対策の方法11選

入退室管理システムの導入

入退室管理システムを導入することで、社員や社外の人の入退室を管理できます。
権限を与えられた社員が会社や特定のエリアにアクセスできるようにすることで、機密情報の保護やセキュリティの強化につながります。
職位ごとに権限を変えることもできるため、重要なエリアや機密情報を扱う業種におすすめです。

警備会社との契約

システムが進歩しても、突発的なトラブルや現場での対応は人間の手で行う必要があります。
警備会社と契約し警備員を派遣してもらうことで、会社に不審者が立ち入った場合すぐに対処できます。
契約内容によっては遠隔での管理になるものの、セキュリティを外部委託することで得られる安心感があります。

防犯カメラの設置

防犯カメラをあえて見える場所に設置することで、不審者の侵入や社員の不正行為を防ぐ効果があります。
もしくはエントランスやロビー、資料室、エレベーターの人の目が届きにくい場所に設置することで、映像記録をしっかりと残せます。また、警備会社に監視を委託することも可能です。

テンキー方式のオートロックの採用

テンキー方式のオートロックは、マンションや建物のエントランスにも導入されているシステムです。
暗証番号を入力して入室する方法で、コストが比較的安く済むため低予算での導入が可能です。
スムーズに出入りできるため、社員が頻繁に立ち入る場所に適しています。
ただし暗証番号さえ分かれば誰でも入室できるため、番号の管理方法などルール作りも必要です。

ICカード認証

ICカード認証はカードをかざして入室する方法で、個人ごとの入退室の履歴の記録も可能です。
オフィス内の多くのエリアに適用でき、各フロアのセキュリティレベルを向上させるのに効果的です。
また金属の鍵と異なり、複製が難しい点もメリットです。
一方でカードの紛失や盗難のリスクがあるため、管理方法には注意が必要です。

スマホ認証アプリ

スマホ認証は専用アプリをインストールして入室する方法で、カードや鍵を発行する手間がなくコストも抑えられます。
また紛失のリスクも低く、高いセキュリティレベルが求められるオフィス環境に適しています。
特にIT系の企業などのデジタルツールの扱いに慣れている企業であれば、比較的簡単に導入可能です。

指紋・顔認証システム

指紋や顔認証システムは、一人ひとり異なる生体的特徴を利用した認証方法で、偽造の恐れがほぼありません。
高いセキュリティレベルを求める場所に適しており、重要なデータを扱う部屋や高価な機器がある場所などで有効です。
かつては生体認証の登録手続きが面倒でしたが、今では数分で登録可能なツールもあります。

鍵付きの収納

アナログな方法ですが、重要な書類は金庫や鍵付きの書庫に保管し、鍵の管理を徹底しましょう。
ICカードや指紋認証を用いる金庫を使用することで、さらにセキュリティを強化できます。特に紙を扱うことの多い金融機関や法務関係のオフィスでは、必ず用いられているセキュリティ方法です。

シュレッダーを使用する

不要になった書類を、そのままゴミ箱に丸めて捨てないようにしましょう。
誰かに見られるリスクがあり、情報漏洩につながります。
不要になった書類はシュレッダーにかけてから廃棄することで、第三者に見られることを防げます。
シュレッダーにはいくつか種類があり、マイクロカットやスパイラルカットを採用しているものなら、内容が判別しにくく復元もできないため安心です。

防音パネルの設置

防音パネルは、話し声や会話の内容が外に漏れにくくすることで情報漏洩を防ぎます。
会議室や商談室に設置することが多く、外部に話し声が漏れることをある程度防いでくれます。
ただし空間がつながっているとどうしても音漏れするため、会話の音量には注意が必要です。
さらに機密性に配慮するためなら、二重の防音扉を設置した防音室を設けることも有効です。

中身の見えないブラインドホルダー

重要書類を持ち運ぶ際に、中身の見えないブラインドホルダーを使用することで第三者に見られることを防げます。
外部の立ち入りが多い企業や、取引先とのやり取りが多い営業職、出張が多い社員にとって便利なアイテムです。
見せたくない情報を守りながら、効率的に業務を行えます。

オフィスの安全を守る！セキュリティソリューションまとめ

オフィスセキュリティ対策を実施するまでの流れ

情報資産を把握する

セキュリティ対策を行う最初のステップは、オフィスが保有する情報資産を明確に把握することです。
先ほども触れたように、情報資産にはデータ化されたものや技術などの無形のものと、紙やコンピューターなどの媒体に記録された有形のものの2種類があります。
無形のものは、サイバー攻撃や誤った情報処理など人為的なミスによって漏洩します。一方の有形のものは災害や盗難、紛失などが原因で損害を受けることがあるため、別々の対策が必要です。
顧客情報、製品開発情報、技術情報、財務情報、人事情報など情報の所在を有形と無形に分けて洗い出し、現時点での管理責任者、アクセス権限なども詳細に確認しましょう。

各フロアの課題の発見

情報資産の把握ができたら、各フロアや部門ごとのセキュリティ課題を特定します。
オフィスの人員によっては、エントランスや共有スペースでの出入りが煩雑になっている可能性もあります。
また機密性の高いデータを扱う資料室やサーバールームに誰でも入れる、機密ファイルへのアクセス権限が不足しているといった可能性も考えられるでしょう。
また外出の多い部署のスタッフには、社外でのデータの扱い方が課題になります。
これらの課題を発見し、必要な対策を検討しましょう。
監視カメラの設置やセキュリティツールの導入、クラウドサービスの利用、もしくはセキュリティを専門とする業者にアウトソーシングすることも有効な手段です。

ソリューションツールの導入

特定した課題に対応する、適切なソリューションツールを導入しましょう。
エントランスにおいては、警備員の雇用、入退室管理システム、セキュリティカメラの設置などが具体的な対策です。
セキュリティレベルが高い部屋は顧客が使う動線から遠ざけ、電子キーなどを導入し限られた人だけがアクセスできるようにします。
また複雑化するインターネット犯罪に対応する、マルウェア対策ソフトの必要性も高まっています。
ただしデータセキュリティは専門性の高い分野のため、自社のリソースが不足している中小企業ならクラウドサービスやセキュリティ会社の利用が現実的です。
ツールの選定に際しては、セキュリティの強化とともに業務フローへの影響やコスト面も考慮して選ぶようにしましょう。

社内研修とセキュリティへの認知

ツールを導入したのちに、全社員がツールを使いこなせるように研修を行いましょう。
同時にセキュリティに対する重要性を理解してもらい、万が一のトラブルに対応できるような啓蒙も必要です。
情報漏洩防止のための基本的なセキュリティポリシーやパスワード管理方法、ミスを減らすための仕組みの策定を行いましょう。
優れたサービスやソフトを十分使いこなせるよう、社員の教育と意識向上を通じて、セキュリティ対策の効果的な運用を目指します。

オフィスセキュリティ対策をサポートする助成金

サイバーセキュリティ対策促進助成金

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が管理する助成金制度です。
中小企業者等を対象に、セキュリティ対策の機器購入に対して助成が行われる制度で、助成額は1,500万円を上限とし、対象経費の1/2以内が支給されます。
条件として、都内の中小企業者・中小企業団体であり、かつIPAの推進する「SECURITY ACTION」の2段階目（2つ星）を宣言していることが求められます。
中小規模においても、セキュリティ対策を強化できる、今の時代に必要とされる制度です。

サイバーセキュリティ対策促進助成金

ものづくり補助金

全国中小企業団体中央会が管理・運用するこの制度は、ものづくりや商業・サービスの生産性向上を目的とした補助事業です。
ものづくりに関する幅広い制度で、その一環として設備投資による生産性向上が証明できる場合に補助金が支給されます。
対象となる経費には、機械・装置の購入やシステムの構築、改良・修繕費などが含まれますが、セキュリティ関連の設備投資も支援対象です。
この補助金を活用することで、セキュリティ対策のための費用の補填が可能です。
事業規模や種類によって補助金額も変わるため、事前に確認しておきましょう。

ものづくり補助金総合サイト

オフィスづくりなら「プラス」へ

セキュリティ対策は、事業規模や従業員数にかかわらず全ての企業が果たすべき義務の一つです。
昨今はマルウェアなどのサイバー攻撃に遭うケースも増えてきており、大規模な情報漏洩や業務の停止などの被害もでています。
健全な事業運営のために、オフィスのセキュリティ対策は全ての企業の課題です。
セキュリティ性の高いオフィス構築を考えているなら「プラス」までご相談ください。
プラスではこれまでの豊富なオフィス構築の実績を生かし、セキュリティ性と働く人々の利便性を兼ね備えたゾーニングプランを提案しています。
またオフィスについてのさまざまな悩みを解決するお役立ち資料も公開しているため、ぜひご覧ください。