座席予約制でオフィスを運用するメリットとは？ | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

この記事は、プラス株式会社ファニチャーカンパニーのオフィスのライブショーケースと連動した企画記事です。

プラスのオフィスは、自分たちが実際に働くオフィスを”ライブショーケース”と位置づけており、たくさんの方にご見学いただいています。当記事では、私たちの”働く場”に散りばめられた様々な工夫やストーリーをTIPSとしてご紹介。オフィスでの働き方のヒントを、より詳しく知ることができます。(※1)

ライブショーケースとして公開しているオフィスは、直接ご来場頂いてのご見学はもちろんのこと、一部オフィスはオンラインでもご見学頂けます。詳しくはこちらをご覧下さい。

(※1)記事内のTIPSは公開中のすべてのオフィスに共通して反映されているものではありません。詳しくはお問合せください。

今回ご紹介するのは「座席予約」についてです。

プラスの「座席予約」をご紹介

プラスファニチャーカンパニー東京オフィスが、2021年4月にオフィスをリニューアルしました。リニューアル後のオフィスでは、出社率を50%と設定し、従来よりも席数を減らした上で座席予約制を軸としたオフィス運用を行っています（2021年当時）。この記事では座席予約をしてオフィスを運用するメリットについてご紹介します。

座席を予約してオフィス運用するメリット

プラスファニチャーカンパニーのライブショーケースでは、ほぼ全ての座席を予約制で利用しています。
座席予約に使っているのはプラスのSuwary（スワリ―）というサービスです。

座席を予約して利用することで、様々なメリットがあります。

1. 誰がどこにいるかがすぐ確認でき、記録できる

フリーアドレスの座席運用では、「誰がどこにいるか」把握することが常に課題となります。
Suwaryでは、誰がどの席に座っているか簡単にわかるため、フリーアドレスの運用ととても相性が良いシステムです。

2. 座席予約・利用ログの活用

新型コロナウイルス感染症の感染拡大期には、Suwaryに搭載されている「濃厚接触者把握機能」が有効でした。これは利用のログを活用した機能となっています。万が一、自社の社員が感染してしまった場合でも利用ログを遡ることでいち早く濃厚接触の可能性があるワーカーを特定することができます。ほかにも、社員の利用ログがあったら必ず清掃に入るなど、ログ機能と運用を組み合わせることによって、より安全に働く環境づくりができます。

3. カラ予約防止

Suwaryでは、予約した座席のビーコン端末にスマートフォンをかざすことでチェックインが完了します。もし、チェックインしなかった場合は、一定時間後にキャンセル扱いとなり、他の人が予約できるようになります。グループウェアの予約機能などを使った座席予約などもありますが、「予約されているのに誰も使っていない」という状況が散見されます。Suwaryを利用することで、そのような無駄も解消できます。