オフィスレイアウトを業者に依頼する際の流れや注意点。費用相場も解説 | オフィス移転・リニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

オフィスレイアウトとは？

オフィスレイアウトとは、部門や役割ごとにフロアの分割と、動線などの大まかなスペースを決めた後に家具や仕切り、備品などの配置を計画することをいいます。
近年では3DCGパースや動画なども利用して詳細なレイアウトを策定するため、専門性が高まっています。洗練されたレイアウトを目指すなら、レイアウトを業者に委託することも検討しましょう。ここではオフィスレイアウトを業者に委託する流れやメリット、注意点などを解説します。

オフィスレイアウト設計を業者に依頼することのメリット

オフィスレイアウトを行う機会は、それほど多くないでしょう。オフィスレイアウトは自宅のレイアウトとは異なり、消防法や建築法など法令に則って作成する必要があり、専門知識が必要な領域です。またオフィスは多くの人が集まるため、感染症対策も十分に行う必要があります。パーテーションの設置、空気や人の流れの確保、避難経路の確保など満たすべき条件が多いため、専門業者に依頼してこれらの課題をクリアにしていく必要があるのです。

オフィスレイアウトを工夫して業務効率化を目指そう

オフィスレイアウト設計を業者に依頼する際の流れ

ここからは、オフィスレイアウト設計を業者に依頼するまでの流れを紹介します。

目的の設定

オフィスレイアウトを決める際の最初のステップは、変更の目的を明確にして移転や新設計画の軸を作ることです。目的が「フリーアドレス性による業務効率の向上」であれば、開放的な環境を構築し、広々とした動線や業務に合わせたデスクが必要になるでしょう。また、メリハリをつけるためのリフレッシュスペースの設置も考えられます。オフィスを変更する理由や現状の問題点を整理することで、必要な設備やフロアを決めていきます。

業者選定

次に、変更に関連する業者を選定します。業者によって作業領域が異なるため、デザイン、内装工事などの工程をどの業者に依頼するのかを検討します。デザインから竣工まで一括で可能な業者もありますから、一括で依頼するか分けて依頼するかを決定し、それぞれの業者にオフィスを作る目的を伝え、打ち合わせを行います。業者選定の際には提案力やこれまでの実績を考慮し、次の行程である見積もりを参考に、予算内に収まる業者を選択します。

見積依頼・契約

選定した業者に対して、見積り依頼を行います。本契約前であれば複数の業者に見積もり依頼を出すことも可能です。目的や内装の素材によって、提示される予算はさまざまです。予算内で目標を達成できるかを重視し、予算をオーバーする場合は優先順位をつけて必要な設備の取捨選択、もしくは業者の変更を行います。また契約前に竣工後のアフターフォローについてもしっかりと確認し、納得できる契約を行います。

スケジュール設定

本契約が完了したら、業者との打ち合わせを繰り返し、施工スケジュールを立てます。社内外への告知スケジュールや仮オフィスの準備、従業員の移動も考慮し、施工中のオフィス利用や作業の工程、引っ越し時期について調整します。改装中は作業効率に影響を与えることも考えられるため、余裕を持たせてスケジューリングすることが大切です。

レイアウト変更の実施

最後に、実際にレイアウト変更を行います。この段階では、とくに細かい確認が必要です。施工が完了したら、最初に決めた目的やテーマを達成できたかどうかを確認し、社員の満足度についてヒアリングすることもあります。必要に応じて業者と相談して再調整や改善を行い、問題なければ竣工となります。

オフィスレイアウト設計の費用相場は？

ここでは、オフィスレイアウト設計に必要なおおよその費用相場について解説します。また、オフィスを改装する際にはレイアウト設計費用以外にも工事費が発生します。それらの費用を踏まえて試算していきましょう。

設計費用の相場

オフィス設計費用の相場は、工事費用全体の10-20％程度です。仮にオフィスの工事費用が400万円の場合、設計費用は40〜80万円程度となります。
設計費用と工事費用の合計を坪単価によって算出することが多く、その場合10〜30万円程度が相場となります。30坪のオフィスでは、工事費と設計費の合計金額が300〜900万円程度になるでしょう。

設計費用の内訳

オフィス設計費用の内訳は主に「設計費」「監理費」の二つに分かれます。

設計費に含まれるもの

・設計条件の整理
・CGパース・スケッチの作成
・設計図の作成

監理費に含まれるもの

・工事費用の見積もり
・工事業者の選定
・工事の監理
・検査の立ち会い

ただしオフィス施工管理を他の業者に依頼する場合は、設計図を作成するための設計費が請求されることもあります。設計費用を抑えるためには、設計から施工までをワンストップで対応できる業者に依頼することも検討しましょう。また、複数の業者に相見積もりを取ることも有効な手段です。

オフィスレイアウト設計を依頼する業者選びの注意点

オフィスレイアウトを外部業者に委託する際には、チェックするべきポイントがあります。注意点を踏まえ、どのような観点からレイアウト業者を選択すればいいのか解説します。

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実績の豊富さ

豊富な実績を持つ業者はこれまでの経験に基づいたノウハウを持っているため、さまざまな要望に対応してくれるでしょう。各社のホームページで公開されている実績数や事例を確認し、これまでの施工実績を見てみましょう。事例をチェックする際には、自社のオフィス規模と同じような施工実績を見ることで完成形がイメージしやすくなります。

デザインの豊富さ

多彩なレイアウトデザインを提案できるかも、選定の基準になります。目標としたいオフィスのイメージを伝え、意図をくみ取った提案をしてくれる業者であれば満足いくオフィスレイアウトが完成するはずです。デザインにはシンプルでスタイリッシュなものから、ポップな家具を採用したもの、高級感を出したものなどさまざまです。ホームページや資料を確認し、依頼したいイメージの事例がある業者を選ぶことで進行もスムーズになります。

予算内でのサービスの豊富さ

予算内でどこまで対応できるかは、業者を差別化できるポイントです。予算を汲み取り、理想のレイアウトを提案してくれる業者を選択しましょう。特に予算オーバーの際には、代替案を提案してくれる対応力にも注目してください。価格だけで業者を選ぶのではなく、オフィスレイアウトを変更する目的が達成できるかを考慮して判断しましょう。また契約後は変更が効かないため、サービスについては見積もりの時点で確認しましょう。

設計費用の高さ（相場は工費の10－20％）

先にも触れたように、オフィスレイアウト設計費用の相場は工事費全体の10〜20％程度です。工事費全体の予算を組み、レイアウトを委託することが大切です。この相場を大幅に超える、もしくは下回る場合は理由についてヒアリングしましょう。サービス内容や作業領域を踏まえつつ、予算に合った業者に依頼します。

ヒアリングの丁寧さ

レイアウト変更を成功させるためには、業者とのスムーズな意思疎通が必要です。丁寧にヒアリングしてくれる業者は、レイアウト変更の目的をしっかりと把握し、クライアントに寄り添って使いやすいオフィスを一緒に考えてくれます。ヒアリングを通じて、業者がどれだけこちらの要望を理解し反映してくれるか、コミュニケーションの温かさやレスポンスを確認することが大切です。

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オフィスレイアウト設計の費用を抑えるには？

オフィスレイアウト設計の費用を抑えるためには、複数社に見積もりを出すことが基本です。過去の事例やデザイン実績をチェックし、イメージと近い情報を掲載している業者を複数ピックアップして相見積もりを依頼し、サービス内容を踏まえて価格を比較しましょう。
さらに費用を抑えたいなら、設計から施工までをワンストップで行ってくれる業者がおすすめです。作業工程ごとに別の業者を利用すると割高になる傾向があり、何よりコミュニケーションに取られる時間も増えます。オフィスの改装においては、設計費用だけでなく時間や人員などあらゆるコストについて考えることも大切です。「プラス株式会社」は、設計から施工までワンストップで行っており、あらゆるオフィスデザインに対応しています。

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まとめ

改装前にオフィスレイアウトを設計することは、作業効率の向上や業績アップに関わってくる重要な項目です。一般的に社内での設計は難しく、業者に依頼することでイメージに近いオフィスレイアウトが可能です。業者選定の際には過去の事例と実績をチェックして、サービス内容を踏まえて予算内に収まるように依頼しましょう。また設計から施工までワンストップで行ってくれる業者であれば、費用を抑えることも可能です。