現在オフィスコミュニケーションの向上が重要視されている理由
チームワークの向上
企業の成長のためには、社員同士の高いチームワークが必要不可欠です。オフィスでのコミュニケーションが活発になることで部署やチーム、他部署間でのスムーズな連携が実現し、社員の中で一体感が生まれます。
社員同士の信頼関係が築かれることで、より高い成果を達成することにつながります。
またコミュニケーションが増えることで、新たなアイデアも誕生しやすくなるでしょう。
働きやすい環境をつくる
感染症対策や働き方改革をきっかけに、自宅やオフィス以外の場所で働くテレワークが普及しています。
前述した通り、高いチームワークは企業の成長のために不可欠ですが、働き方の変化により顔を合わせて話す機会は以前に比べて少なくなっています。
そのため、新たな働き方に対応したチームビルディングが多くの企業にとって課題となっており、新しいオフィスコミュニケーションの形が必要になるのです。
ミスやトラブルを減らす
オフィスコミュニケーションが不足すると、連携ミスを招いたり、社員同士の不和からプロジェクトに支障が出たりすることも考えられます。
仕事なのでしっかりやってほしいという思いがある一方で、働きやすい環境を整えることも企業にとって大切な課題です。
また人に相談しにくい環境になると中間管理職が周りに仕事を振れず、1人で仕事を抱えすぎてうまく組織が機能しなくなってしまいます。
さらに、せっかく教育した社員が離職してしまうことも考えられます。
このような不要なトラブルを防ぐためにも、オフィスコミュニケーションが円滑に行われる環境を構築しましょう。
これからの時代に必要なオフィスコミュニケーション
これからのオフィスコミュニケーションには「Webツールの活用」と「プロジェクト単位でのコミュニケーション」が求められます。
現代のオフィスではテレワーク化が進み、同じ部署の仲間と会社で顔を合わせることも少なくなりました。
その一方で、プロジェクト進行のためにWebツールを介してコミュニケーションを取る機会が増え、部署や役職を超えたコミュニケーションが誕生しています。
この新しい形を円滑にするための環境構築が、主な企業の役割です。
感染症の流行がいったん落ち着いた今、会社で顔を合わせたコミュニケーションを取ることで、チームワークがより向上するでしょう。
そのためテレワークやABWを導入している企業では、社員が行きたくなるようなオフィス環境の構築が進められています。
オフィスコミュニケーションの改善・促進のメリット
業務効率の向上
コミュニケーションが円滑に行われる環境を整えることで、チームや他部署との連携がスムーズになります。
日々自然なやりとりが生まれ良好な関係が築かれることで、社員のエンゲージメントが高まり、全体的な業務効率が向上します。
情報共有の強化
社員同士の交流が促進されることで、情報の活発な共有が可能になり、会社全体の動向把握が容易になります。
経営戦略の周知や理念の共有にも効果的で、より一体感を持った組織に成長できるでしょう。
さらにコミュニケーションを通して新たな課題の発見やプロジェクトが誕生することもあるため、イノベーションが起こりやすくなります。
離職率の低下
コミュニケーションが活性化することで、社員同士がお互いにサポートしやすくなります。
中間管理職は周囲に仕事を与えやすくなり、部下や後輩は何かあった際に気軽に上司に相談できる環境が整うでしょう。
協力や助け合いの文化が根付き、働きやすい環境が形成されることで、社員の帰属意識が高まり離職率を低下させます。
また働く環境に配慮している企業は、社会的に高く評価されるため良い人材も集まってきます。
オフィスコミュニケーションを改善・促進させるレイアウト
フリーアドレス対応のレイアウト
近年では、社員一人一人の作業スタイルや気分に合わせて自由に座席を選べるフリーアドレスやABWが広がっています。
座席を自由に選べることで、流動的なコミュニケーションが生まれやすくなります。
またスッキリした家具を配置しやすいためオフィス全体がおしゃれになり、社員が働きたいと思えるような環境を構築できます。
ただし固定席と比べて収納力が課題なため、個人用ロッカーや収納家具を別途設けるなどして対応しましょう。
リビングのようなワークスペース
ホームライクなリビング空間を模したワークスペースを設置すれば、社員がリラックスできる仕事空間を提供できます。
落ち着ける場所ではおのずとコミュニケーションが生まれやすくなり、従来のオフィスとは違った会話も生まれるでしょう。
木目調の家具やソファ席でリラックス感の演出や、目に入る場所にオフィスグリーンを取り入れるなど、過ごしやすさを意識してレイアウトしましょう。
またフリーアドレス制と相性が良く、オフィスライクな空間と組み合わせることでメリハリも生まれます。
多目的スペースを設置する
作業や休憩、チームでの打ち合わせなど多目的に利用できるフリースペースを設けることで、より多くの社員が集まりやすい空間を構築できます。
多目的スペースをつくるときは、フレキシブルにレイアウト変更が可能な移動式の家具を採用するのがポイントです。
キャスター付きのパーテーションやスライド式の壁があれば、オープンな空間でも必要に応じて個室をつくり出せます。
また使用方法に関してルールをつくり、全員が気持ちよく利用できる環境を整えましょう。
集中ブースの設置
集中ブースとは、個人や少人数で利用するためのプライバシーに配慮したデスクです。
パーテーションやボックスで区切られており、周囲の情報をカットしながら作業に集中できます。
コミュニケーションを促進させるためには、個人で集中する業務と、チームワークを発揮する業務とでメリハリをつけることが大切です。
またコミュニケーションが活発になるのは良いことですが、今度は話し声が気になって作業に集中できないという人も出てきます。
集中ブースを設置することで、全員が働きやすい環境を提供できます。
リフレッシュスペースをつくる
オンとオフを切り替えられるリフレッシュスペースがあることで、より自然なコミュニケーションが生まれます。
気持ちを落ち着かせる場所があると、執務空間では話しにくかったことも話せるようになります。
何気ないやりとりや深い会話が生まれることもあり、より一体感のある組織となるでしょう。
リフレッシュスペースには、カフェやオフィスグリーン、ゲームなどのコミュニケーションツールを設置すると効果的です。
少人数対応のミーティングスペース
少人数で会話できるボックス席やミーティングスペースがあると、深いコミュニケーションが発生します。
例えば、上司は部下が抱える悩みや課題をこれまで以上に深く聞き出せるようになり、質の高いマネジメントが可能になります。
設置の際にはプライバシーに配慮する必要もあるため、周囲からの視線や音をカットするパーテーションや吸音パネルをおきましょう。
背の高い観葉植物を置くことでも、周囲からの視線をコントロールできます。
コピーコーナーを活用する
共同で利用しているコピーコーナーには、さまざまな部署から人が集まります。
このスペースを有効的に活用することで、コミュニケーションを促進させられます。
例えば、共有している備品の置き場にしたり、カフェスペースやパントリーに隣接させると交流の機会が増えます。
紙の出力を待つ時間や作業の合間に取れる簡単なコミュニケーションの頻度が増えることで、より良い社内環境になるでしょう。
オフィスコミュニケーションを改善・促進させる取り組み
パーテーションを置かない
あえてフロアを分けるパーテーションを置かないことで、社員の目が合う機会を増やし、コミュニケーションを活性化させられます。
お互いの顔が見える機会を提供することで、相手をより身近に感じられるようになり、おのずと信頼関係が深まるでしょう。
非言語コミュニケーションのため、労力を使わずに行えるのもメリットです。
さらには部門間の壁がなくなることで、情報共有もスムーズに行われます。
交流企画の推進
現在は少なくなっているものの、いわゆる飲み会は働く人々のコミュニケーションツールの一つでした。
しかし働き方や時間の使い方の多様化、さらには感染症の流行によって、飲み会を行わない企業も多くなりました。
そういった企業では、別にコミュニケーションの機会を設ける施策が行われています。
就業後の時間を活用した勉強会や、お昼休憩中にランチ交流会が開催され対面で交流する機会をつくっています。
ちょっとした接点を設けることで、おのずと信頼関係が深まっていきます。
定期的な社員へのヒアリング
オフィス環境の改善に向けて、社員の声を積極的に取り入れることが大切です。
定期的なフィードバックセッションやアンケートを通じて、どんな改善が望まれているのかを把握し、その声に応える取り組みを行います。
共用スペースの利用方法やオフィスの使い心地などを改善し、社員が集まりたいと思える環境を構築しましょう。
アクティビティスペースの設置
休憩やリフレッシュの時間に楽しめるアクティビティスペースを設けることで、社員同士のコミュニケーションが促進されます。
卓球台やダーツ台などを設置し、複数の社員が遊びながら交流できる空間を提供します。
コミュニケーションが促進されるのと同時に、身体を動かすことでの健康促進や、集中力向上などさまざまな効果が期待できます。
そのほか、就業後に社員が利用できるバースペースなどを設置している事例もあります。
インフォボードの設置
オフィス内に、情報を共有するためのインフォボードを設置しましょう。
目に見える場所に会社のニュースやイベント情報、業務関連のアップデートを掲示することで、情報の透明性が高まり社員間のコミュニケーションが円滑になります。
また出張中の社員やテレワーカー向けに、オンライン上で共有する仕組みがあるとさらに安心です。
オフィスの外で仕事をする人との接点を増やすことで、離れていても関係性を高められます。
グループチャットの活用
チャットアプリは、オフィスコミュニケーションの向上に大きな役割を果たしています。
リアルタイムでのメッセージ交換が可能なため、情報の伝達が迅速かつ効率的に行われます。
代表的なアプリにSlackやMicrosoft Teamsなどがありますが、セキュリティ性の高いものを選びましょう。
また部門やプロジェクトチームごとにチャンネルを作成できる機能があれば、各チームのメンバーが必要な情報を即座に共有できます。
さらにはDMの利用も可能なため、1対1のコミュニケーションも生まれやすくなるでしょう。
導入の際には、デジタル格差を生み出さないように使用方法の周知が必要です。
オンラインミーティングの環境を整える
オンラインミーティングを行うためのツールは、オフィスワークには欠かせないものとなりました。
離れた場所にある取引先やテレワーカーと、オフィスにいながらコミュニケーションが取れるため、時間や移動経費の削減につながっています。
オンラインミーティングを円滑に行うには、周囲の音環境に特に配慮しましょう。
防音対策を行うことで聞き漏らしや聞き間違いを防ぎ、適切なミーティング環境を整えられます。
防音パネルを置いたり、人の集まるエリアとは離れた場所にボックス席を設置したりして対策しましょう。
オフィスコミュニケーションの改善・促進に取り組む際のポイント
開放感が感じられるレイアウト
オフィスのレイアウトを考える際には、開放感が感じられるように設計しましょう。
開けた空間にすることで、社員同士が自然にコミュニケーションを取れる環境を整えられます。
会話がしやすくなるよう家具や什器の配置を工夫し、ちょっとした交流の機会を増やしましょう。
定期的な社内イベントの開催
社内イベントを定期的に開催することで、社員同士が自然に交流する機会を提供できます。
ランチ会やスポーツ大会などの活動を通じて社員間の接点が増え、新たな関係性が生まれるかもしれません。
また社員が企画したイベントをサポートする仕組みがあると、モチベーションを高めることができます。
情報の透明性を保つ
コミュニケーションを活発にするためには、情報の透明性を保つことも心がけましょう。インフォボードやデジタル掲示板を活用して、最新情報をオフィスで共有します。
さらに経営層から一般社員まで取り組みを共有したり、部署やチームの垣根をつくらず複数の部署で横断的にプロジェクトを進めたりすることも効果的です。
社員のアイデアを大切にする
社員からのアイデアを積極的に収集し、それを尊重することで、コミュニケーションの向上に繋がります。
定期的なヒアリングの実施やアイデアを投函するボックスを設置し、社員の意見を聞く機会を得ます。
アイデアが採用された社員のモチベーションも上がり、実施する際の積極的な参加が期待できるでしょう。
長期的な視点でみる
オフィスコミュニケーションの向上には、短期的な施策だけでなく長期的な視点での取り組みが必要です。
チームビルディングは一朝一夕では育まれないため、どのような組織に成長させたいか長期的な目標を設定しましょう。
また長期的な目標を達成するためのステップとして、中期的な目標を立てることも必要です。
オフィスレイアウトの見直しや、定期的な社内イベントを開催しつつ、理想となる組織の実現を目指します。
社外の事例を参考にする
他社の成功事例を参考にすることも大切です。
オフィス改善のコンサルティングを行う専門業者への相談や、インターネットを利用して他社の事例やノウハウを学びましょう。
また異業種交流会やセミナーに参加し、最新のトレンドや効果的な取り組みを取り入れることもおすすめです。
社外の視点を取り入れることで新しい発想やアプローチが生まれ、自社のコミュニケーション戦略を強化できます。
オフィスコミュニケーションの改善・促進に取り組む際の注意点
個人のスペースを設ける
オープンスペースが増えると社員同士の交流が活発になりますが、一方で集中力が必要な業務に支障が出ることも考えられます。
集中できる環境を確保するために、個別の集中ブースを設置することが必要です。
集中が必要な作業の効率を維持したまま、コミュニケーションも両立できるようにしましょう。
個人とチームのバランスを保ちながら、両方をサポートする環境づくりが求められます。
柔軟な働き方を取り入れる
フリーアドレスやABWには、オフィスコミュニケーションを向上させる効果もあります。
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たずに自由に座席を選べる制度です。ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）はその発展系で、社内外で働ける仕組みのことをいいます。
毎回違う人と隣の席になったり、動線がランダムになったりすることで、新たなコミュニケーションが発生しやすくなるのです。
また社外のスタッフと交流ができるように、オンラインツールも充実させましょう。
セキュリティへの配慮
コミュニケーションを活性化するためのオープンスペースが広がると、あらゆる場所でさまざまな会話が発生し、何も対策をしないままだと情報漏洩のリスクが高まります。
そのため、セキュリティ対策についても同時に検討しましょう。
オープンスペースでは機密情報のやり取りを避けるように指導し、持ち歩く機密資料の管理に関するルールづくりなども必要です。
そのほかにも、パーテーションを用いた視界の制限や、防音設備の設置も視野に入れて、適切な方法でプライバシーを確保しましょう。
新しいオフィスをつくるなら「プラス」へ
働き方改革や感染症の流行により、新しいオフィスコミュニケーションの形が求められています。
かつては同じ部署や席の近い人間同士で顔を合わせてやりとりが行われていましたが、今ではWebツールを用いてプロジェクト単位の交流が主になっています。
そのため、オンラインミーティングの環境を整えることがオフィスコミュニケーションへの主な対策となっています。
一方で、今までとは異なるアプローチで対面でのコミュニケーションを活性化する必要があります。
オフィスの動線やレイアウトを工夫して、自然と交流の生まれる空間をつくることが社員間の信頼関係構築につながるでしょう。
オフィスのレイアウトでお悩みなら「プラス」にご相談ください。
プラスでは新しい働き方に対応した仕事空間を提案しており、フリーアドレスやABWに対応するオフィスの構築実績も豊富です。
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