オープンスペースとは何？
オープンスペースとは、壁や仕切りが少ない開放的な空間のことを指します。
オフィスにおいては休憩スペースやコミュニケーションスペースとも呼ばれ、従業員がリラックスしたり社員同士で交流したりする場所です。
働き方が変わる中でオープンスペースの目的も多様化しており、簡単なミーティングやデスクワークに使用されることもあります。
さまざまな用途に使える空間のため、作業効率を高め新たなアイデアを創出する場として多くの企業で注目されています。
オープンスペースを設置するメリット
交流が生まれる
オープンスペースは壁や仕切りが少ないため、社員同士の自然なコミュニケーションが生まれやすい場所です。
普段から交流のあるチーム以外の、異なる部署や職位の違う人たちとも情報共有や協力がスムーズに行われるため、チームワークが向上します。
雑談やカジュアルな会話から新しいアイデアが生まれることも多く、組織全体の創造性が高まる効果も期待できます。
幅広い働き方の実現
オープンスペースを業務スペースとして開放すると、社員が自分の業務内容や気分に合わせて働く場所を自由に選べるため、柔軟な働き方を実現します。
例えば集中したいときには静かなコーナーで、リラックスしたいときにはリフレッシュエリアで作業することができ、個々の社員がパフォーマンスを発揮しやすくなります。
コスト効率が良い
オープンスペースは、壁や仕切りが少ないため、オフィスの設計や建設コストを削減できます。
またフリーアドレスを導入することで、スペースの無駄を最小限に抑え、多くの社員が効率的に働ける環境の構築が可能です。
オフィス面積の圧縮もできるため、家賃などのコストも削減され、長期的にみても企業全体のコスト効率が向上します。
生産性の向上
開放的で居心地の良いオープンスペースは、社員のモチベーションを維持・向上させる効果があります。
リラックスできるスペースや洗練されたインテリアは働く意欲を引き出し、結果として生産性の向上につながるでしょう。
また快適な環境は社員の定着率を向上させ、優秀な人材の確保にもつながります。
オープンスペースを設置するデメリット
プライバシーの問題
オープンスペースでは個々のプライバシーを確保するのが難しいため、業務や人によってはストレスを感じることがあります。
また個人的な電話やシークレットな業務内容を話す際に、周囲の目や耳が気になることも。
特に重要な会議や機密事項の取り扱いが多い事業であれば、専用のプライベート空間が必要になります。
感染症のリスク増加
オープンスペースでは仕切りがないため、インフルエンザや風邪などの感染症のリスクが高まります。
万が一、コロナ禍のような状況が起きると、オープンスペースがクラスター発生の原因となりやすく、従業員の健康管理が難しくなります。
状況によっては、業務の継続が困難になることも考えられます。
集中できない人も
ひらけた空間では周囲の音や動きが気になりやすく、集中力を維持するのが難しい人もいます。
同時に複数の会話が行われていたり、電話や会議が行われていたりすると、雑音が増えて業務に集中できなくなるかもしれません。
繊細な作業や集中力が必要な業務がある場合、別途スペースを設ける必要があります。
温度管理が難しい
広いエリア全体を一定の温度に保つことが難しく、従業員一人ひとりの快適な温度を維持できなくなることがあります。
寒がりの人と暑がりの人が混在する中で、全員が快適に過ごせる温度を設定するのは不可能に近く、不満の声が上がることがあります。
使用する層が偏ることも考えられるため、オープンスペースのメリットを活かせないケースもあります。
固定席がないため落ち着かない
フリーアドレス制を導入したオープンスペースでは、毎日座る場所を決める必要があり、人によってはストレスを感じてしまうこともあります。
毎日異なる場所に座ることで仕事のリズムが乱れたり、落ち着いて作業できなかったりする従業員がいることも把握しておきましょう。
さらに特定の席を好む人が同じ場所に座り続けることもあり、結局フリーアドレスの利点が活かされないケースも見られます。
利用しやすいオープンスペースをつくるポイント
従業員に意見を求める
オープンスペースを設置する際には、従業員の意見を積極的に取り入れましょう。
アンケートやヒアリングを行い、どんな設備を導入するのか、どこに配置するのか、どんな目的で使用したいかなど、働く人々のニーズを把握します。
こうすることで、多くの従業員が利用しやすい空間を作ることができます。
特にフリーアドレスなどでオープンスペースが実質的な執務空間となる場合、多様な働き方をサポートするには、実際に使用する従業員のニーズを反映させることが大切です。
従業員の満足度を高め、使用頻度をあげることを目的としましょう。
コンセプトを決める
オープンスペースを設置する際には、まずコンセプトや使用目的を決めましょう。
活発にコミュニケーションをとる場所にするのか、静かにリラックスしたり休憩をとったりする場所にするのか決めることで、目的にあった使用方法を促せます。
また時間によって用途を変えるルールを作ったり、デスクやパーテーションで集中できる場所と交流できる場所を分けたりしても良いでしょう。
コンセプトを決めて使用目的を明確にすることで、より良い空間が構築できます。
オープンスペース活用の際の注意点
集中できるスペースも取り入れる
オープンスペースでは、集中力を保つのが難しくなることがあります。
従業員が集中して作業できるように、一部のデスクにパーティションやスクリーンを設置することも検討しましょう。
また静かな環境が必要な場合には、専用の静音エリアや個室ブースを用意することも有効です。
集中を必要とする仕事や機密情報を扱う業務でも、安心して作業できる環境を提供しましょう。
利用ルールを作る
オープンスペースの利用には、明確なルールが必要です。
電話やWEB会議、飲食に関するルールなどを設定することで、他の従業員への配慮を促します。
例えば電話やWEB会議は専用のブースで行う、イヤホンを使用することを義務付ける、軽食以外の食事は専用エリアで行うといった具体的なルールの設定が検討できるでしょう。
みんなにとって快適な環境を維持できる仕組みを作りましょう。
オープンスペースを設置している企業の事例
株式会社セゾンファンデックス 大阪支店
株式会社セゾンファンデックス大阪支店のオフィスは、開放感のある執務室と、見晴らしの良いリフレッシュスペースが特徴です。業務空間と休憩場所のどちらにもオープンスペースの概念を取り入れており、空間の奥まで見通せる設計となっています。
リフレッシュスペースは外の景色を取り入れており、明るい印象を保ちながら簡易パーティションで適度なプライバシーを確保しています。
さらにハイバックソファも設置されており、社員が快適に休息できる環境を整えています。
株式会社ICUS
株式会社ICUSでは、グループアドレスに対応する見渡しの良いオフィスを構築しました。
固定席を廃止し、在席率の低い部門を考慮したグループアドレスを導入することで、効率的に空間を利用しています。
デスクゾーン内は高さを抑えており、オープンな印象で、社員間のコミュニケーションも促進されています。
またパーソナルロッカーでデスクゾーンとパブリックゾーンを緩やかに仕切ることで、適度なプライバシーも確保しています。
クリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン株式会社
クリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン株式会社は「OPEN THE BOX!」をコンセプトに、ドーナツのボックスを開ける時のわくわく感を表現した、ブランディング力の高いオフィスを構築しました。
多目的スペースを設置することで、社員が自然と集まり、雑談やランチミーティングなどのコミュニケーションが生まれています。
オフィス全体を通して見渡しの良い開放的なデザインで、社員がリフレッシュしながら働ける環境を実現。また電話や小規模なミーティングためきるフォンブースも設けることで、オープンスペースの課題であるプライバシーも確保しています。
株式会社タツノ
株式会社タツノは、2017年のオフィス移転を機に「5 TSUBO CAFE」を導入しました。
「5 TSUBO CAFE」は人々が集まるオープンスペースの中心となるようなカフェスペースのことで、部署を超えたコミュニケーションが生まれています。
オフィスの出入り口近くに配置されており、自然と人が集まるような工夫もされています。
さらには、清潔で心地よい環境を維持するため社員による「5Sお掃除隊」が結成され、毎朝清掃を行うことで、単なる交流だけにとどまらず社員の自律性も高めています。
三井物産グローバルロジスティクス株式会社
三井物産グローバルロジスティクス株式会社の新オフィスデザインは、社員間のコミュニケーションを重視して設計されました。
オープンスペースの中心には「5TSUBO CAFE」を設けることで、気軽に交流できる場を提供しています。広いパントリーも設けられ、来客スペースに近いためドリンクの提供もスムーズに行えます。
またエントランスや会議室にはシンプルなデザインを採用しており、訪問者を迎えるのにふさわしいフォーマルな空間も併設しています。
オフィスに関することは「プラス」へ
今回紹介した事例からもわかるとおり、オープンスペースをうまく活用することで社員同士の交流が生まれ、チームワークの強化や、自律を促すことにつながっています。
オフィスに開けた空間があることで、人々が顔を合わせる機会も増え、コミュニケーションのきっかけになっており、業務に置いても良い影響を与えています。
自社でもオープンスペースの導入を検討しているなら「プラス」にご相談ください。
一部改装や大規模な移転、新規オフィスの立ち上げまで、幅広くサポートしています。
デザインから搬入までをワンストップでアウトソーシングできるため、何かとやることの多いオフィス構築において、社内負担を大幅に削減可能です。
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