オンライン会議とは？種類やシステムの選び方を解説

インターネットの普及やIT技術の進化は、さまざまなビジネスの効率化に貢献しています。オンライン会議もそのひとつで、新型コロナウイルス感染拡大によりテレワークを導入する企業が増加したのをきっかけに、利用者数が一気に増大しました。ただ、非対面による会議方法は、オンライン会議以外にもリモート会議、テレビ会議などいくつかの種類があります。また、オンライン会議をするにもさまざまなシステムがあり、どれを選択すればよいかで悩まれるケースも多いのではないでしょうか。そこで今回は、オンライン会議の概要や種類、選択方法などについてお伝えします。

オンライン会議とは

オンライン会議とは、インターネット回線を使用して行う会議の総称です。インターネットを使用することからWeb会議と呼ばれる場合もあり、オンライン会議とWeb会議は同義語と考えて間違いありません。

オンライン会議は、インターネットが使用できる環境があればいつでもどこからでも参加が可能で、基本的には無料で利用できるのが大きなメリットです。ただし、場所や回線の状況によってはつながりにくくなり、会議がスムーズに進まない場合もあります。

リモート会議、テレビ会議との違い

オンライン会議と似た言葉にリモート会議やテレビ会議などがあります。Web会議はオンライン会議と同義語であると説明しましたが、リモート会議やテレビ会議はどうなのでしょう？

オンライン会議とリモート会議の違い

互いが離れた場所で会議を行う点ではオンライン会議とリモート会議は同じです。ただ、一般的にオンライン会議はインターネット回線を使った会議なのに対し、リモート会議は電話回線を使う場合もあります。

つまり、離れた場所での会議という広義ではどちらも同じですが、インターネット回線のみを使うのがオンライン会議、インターネット回線も電話回線も使うのがリモート会議です。したがって、リモート会議のなかにオンライン会議も含まれると考えてよいでしょう。 オンライン会議とテレビ会議の違い

テレビ会議もリモート会議のひとつです。電話回線を使って、テレビもしくはモニターに画面を写します。実施には専用の機材や専用回線が必要になるため、企業同士がそれぞれのオフィスにある会議室で行うのが一般的です。

オンライン会議がインターネット回線を使うのに対し、テレビ会議は専用回線（主に電話回線）を使う点が大きな違いだといえます。また、オンライン会議はパソコンやスマートフォンでも利用できるため、外出先からでも参加できます。その点も、オフィスで行うのが一般的であるテレビ会議とは異なります。

オンライン商談のメリット・デメリットについては、『今、注目を集めているオンライン商談のメリットとデメリット』をご覧ください。

オンライン会議システムの種類

オンライン会議は、インターネット回線を使った会議システムですが、具体的には次の3つの種類に分けられます。

クラウド型

ZoomやSkypeなどが代表的なツールで、パソコンやモバイルデバイスにクライアントソフトやアプリケーションをダウンロードして利用します。ブラウザ経由での参加も可能ですが、すべての機能を使う場合は、クライアントソフトもしくはアプリケーションが必要です。

ブラウザ型

Google Meetが代表的なツールで、パソコンのブラウザ、スマートフォンの場合はアプリケーションを利用します。クラウド型に比べて機能はシンプルではあるものの、より気軽に利用できるのが特徴です。

オンプレミス型

オフィスのサーバーにインストールして社内のみで利用するタイプです。社内ネットワークを使って会議を行うため、クラウド型やブラウザ型に比べ、高いセキュリティを確保できるという特徴があります。

オンライン会議システムの選び方

オンライン会議システムを導入する際、何を基準にして選ぶべきかについて、いくつかのポイントを解説します。

利用目的

たとえば、テレワークで在宅している社員も含め機密事項も絡んだ会議を行う場合は、高いセキュリティを確保できるオンプレミス型がおすすめです。簡単なミーティングが目的であれば、ブラウザ型が手軽ですぐに利用できます。取引先との商談にも使いたい場合やウェビナー利用も検討しているのであれば、多機能なクラウド型がよいでしょう。

コスト

オンライン会議システムは無料のものと有料のものがあり、どれだけの予算をかけるかも事前に決めておく必要があります。前項で挙げたZoomには無料版と有料版があり、すべての機能を使うには有料版が必要です。ただ、数人から数十人程度の会議で使うだけであれば無料版を利用するという選択肢もあります。

オンライン会議をオフィスで行う際のポイント

オンライン会議をオフィスで行うには、オフィス環境を整備することが大切です。たとえば、取引先との商談で利用する際、自席で行うと周囲の声がノイズになってしまう可能性があり、集中力に欠けてしまう場合もあります。また、周囲にいる人も近くで会議をしているとなれば気になって自身の仕事に集中できなくなってしまうでしょう。

しかし、会議室を使うには予約が必要であったり、スペースが広すぎたりとオンライン会議を行うには向いていません。そのため、オンライン会議用にスペースを設置する、集中ブースを導入するなど、快適なオンライン会議を実現するための環境整備も同時に進めることをおすすめします。

集中ブースについては、『コミュニケーションと集中のメリハリを実現する集中ブースの効果的活用方法』をご覧ください。

オンライン会議システムを活用しやすいオフィスの環境整備も重要

テレワーク社員とのコミュニケーション活性化のほか、取引先との打ち合わせを行う際の交通費削減や移動時間短縮効果も見込めるオンライン会議は、すでに多くの企業で欠かせないツールです。ただ、ひと口にオンライン会議システムといってもさまざまな種類があるため、自社の目的や予算に応じて適切に選択する必要があります。

また、オフィス内で快適にオンライン会議を行うには、集中ブースの導入がおすすめです。用途やオフィススペースによって適切なものを選択し、活用することでオンライン会議の成果も高まるでしょう。

集中ブースを選択する際のポイントを知るには、「集中ブースの選び方」をご覧ください。

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