【徹底解説】オフィス移転コンサルの種類や選び方、メリット・デメリットとは

オフィス移転は、業務への影響を最小限に抑えつつ、計画的に進めることが求められる大きなプロジェクトです。しかし、物件選定からレイアウト設計、引っ越し作業、原状回復まで対応すべき業務は多岐にわたり、社内だけで進めるのは困難です。
そのようなときに頼りになるのが「オフィス移転コンサル」です。専門知識と経験をもとに、オフィス移転をトータルでサポートしてくれます。
この記事では、オフィス移転コンサルの役割や業務内容のほか、オフィス移転コンサルを依頼するメリットと注意点、オフィス移転コンサルの選び方について詳しく解説します。

オフィス移転コンサルはオフィス移転のアドバイスやサポートを行う会社

オフィス移転コンサルとは、企業のオフィス移転に関してアドバイスや実務を支援する専門会社です。移転計画の立案から物件選定、レイアウト設計、引っ越し、旧オフィスの原状回復まで、多岐にわたる業務をトータルでサポートします。

専門的な知見と経験を活かし、移転にかかるコストや手間、トラブルのリスクを最小限に抑えることが可能です。また、社内リソースを割くことなくスムーズに移転を進められる点でも、企業にとって大きなメリットがあります。

オフィス移転コンサルの業務内容

オフィス移転コンサルは、単なるアドバイスだけでなく、実務の代行まで対応することが一般的です。オフィスを移転する際の煩雑な移転業務を一手に引き受けてくれるため、社内の負担軽減にもつながります。一般的なオフィス移転コンサルの業務内容は、下記のとおりです。

＜オフィス移転コンサルの業務内容＞

オフィス移転の費用試算やスケジュール策定
新オフィスの物件選定や交渉の支援
オフィスレイアウトの設計、内装工事の手配
オフィス家具の選定・調達
旧オフィスの原状回復工事の手配
関連手続き（住所変更やインフラ整備など）のサポート

いずれも専門的な知識を必要とするため、自社でやるには負担が大きく、人的リソースを逼迫しかねません。オフィス移転コンサルに委託すれば、最適な方法を選択しながら、移転プロジェクト全体を効率的に進行させることができます。また、経験豊富なコンサルタントによるアドバイスは、失敗やコスト増加のリスクを最小限に抑える効果も期待できるでしょう。

オフィス移転コンサルにかかる費用

オフィス移転コンサルにかかる費用は、オフィスの規模や依頼する内容によって異なります。一般的な目安は、小規模オフィス（～50坪）が約30万円前後、中規模オフィス（50～150坪）が100万～300万円、大規模オフィス（150坪以上）であれば300万円以上です。

オフィス移転コンサルに委託する業務範囲が広がるほど費用も高くなるため、複数社から見積もりを取り、内容と金額をしっかり比較することが大切です。

オフィス移転コンサルを行っている会社

オフィス移転コンサルを手掛ける会社には、専門コンサル会社だけでなく、オフィス家具メーカーや不動産会社、建設・内装会など多岐にわたる業種があります。各社の得意分野や対応範囲は異なるため、自社の移転目的や課題に合った会社を選ぶことが重要です。オフィス移転コンサルを行っている主な会社の種類と、それぞれの特徴を表で見ていきましょう。

■オフィス移転コンサルを行っている会社の種類と特徴

会社の種類	特徴
オフィス移転専門コンサル会社	オフィス移転の総合的なサポートが期待できる。計画立案から物件選定、設計、工事、引っ越し、アフターフォローまで一括対応が可能。
オフィス家具メーカー	デスク・椅子・照明・カーペットなど、多様なオフィス家具を提供。快適性やデザイン性を重視したい企業に適している。
不動産会社	物件探し、賃料交渉、契約手続きに強い。移転先の立地が決まっている場合や、条件にこだわりがある場合に最適。
建設・内装会社	内装やレイアウトなど、オフィスの空間づくりに特化。すでに移転先が決まっており、環境改善を重視したい場合に向いている。
引っ越し・運送会社	精密機器やオフィス用品の安全な移転が可能。移転距離が長い、大規模な移転を行う企業に向いている。
デザイン・設計会社	意匠やブランディングにこだわったオフィス設計に強み。クリエイティブな空間や企業イメージを反映させたい場合に適している。
IT系会社	ネットワーク構築、システム移行、インフラ整備などに対応。IT依存度の高い企業や業務の停滞を防ぎたい企業におすすめ。

オフィス移転を自社で行う際の流れ

オフィス移転には多くの工程があり、段階ごとにしっかりとした計画と準備が必要です。スムーズに移転を進めるためには、全体の流れを把握した上でスケジュールを立てることが大切です。

オフィスを移転するプロセスには、それぞれに専門的な知識や手続きが伴います。特にITインフラや消防法・建築基準法など、法的な制約も関わってくるため注意が必要です。また、オフィス移転コンサルに依頼する場合は、移転の目的や理想のオフィス像を明確にした上で、少なくとも移転予定の1年以上前には依頼先を選定するのが望ましいとされています。

オフィス移転を自社で行う際の流れは、次のとおりです。

■オフィス移転を自社で行う際の流れ

1.オフィス移転の目的を決める

最初に移転の目的を明確にすることが、プロジェクト成功のカギです。目的が定まれば、物件選びやレイアウト設計、必要な設備・家具の選定など、すべての判断基準がブレずに進行できます。

2.現状の課題調査と分析

現オフィスでの課題を洗い出し、それを解決するために新しいオフィスで求められる機能をリストアップします。経営陣や従業員の意見を取り入れることで、実際のニーズに沿った移転が可能になります。

3.移転計画を立てる

オフィスのイメージを明確にした上で、具体的なスケジュールと作業内容を整理します。内装工事やインフラ整備には時間がかかるため、早期の着手が必須です。現オフィスの退去連絡は、少なくとも半年前までに行いましょう。

4.工事・引越し業者を選定する

必要な作業を社内で実施できない場合は、外部業者を選定します。インフラ工事業者、内装業者、引越し業者など、それぞれの専門業者に相見積もりを取り、比較検討することが重要です。

5.各種手続きを行う

オフィス移転には、官公庁への届け出や契約変更、住所変更など、数多くの手続きが必要です。水道・電気・ガス・ネット回線・金融機関などの手続き内容をリスト化し、抜け漏れなく進めてください。

6.移転後、旧オフィスの原状回復工事を行う

新オフィスが完成したら移転し、旧オフィスの原状回復も進めます。多くの場合、大家や管理会社の指定業者に依頼する必要があります。工事には時間がかかるため、移転計画の初期段階で確認・相談しておきましょう。

7.ルールや使い方を社内に周知する

新しいオフィスを効果的に活用するためには、運用ルールや設備の使い方を明確にし、社内で共有することが大切です。社内研修を実施し、社員の理解を促しましょう。

8.新オフィスを評価する

移転後もプロジェクトは終わりません。定期的にオフィスの利用状況や社員満足度を評価し、必要に応じて改善を図ります。
これにより、より働きやすい職場づくりへとつながります。

オフィス移転コンサルに委託すれば、この流れに沿って伴走し、専門家ならではのアドバイスやサポートをしてくれるので、つまずかずにオフィス移転を完了させることができるはずです。

オフィス移転の流れについて詳しくは、こちらの記事をご確認ください。

【チェックリスト付き】オフィス移転・事務所移転の流れや費用感、成功事例まで解説

オフィス移転コンサルに依頼するメリット

オフィス移転コンサルに依頼すれば、多くのメリットが期待できます。オフィス移転コンサルに依頼する代表的な5つのメリットを、ご紹介します。

専門的なアドバイスやサポートを受けられる

オフィス移転は専門的な知識が求められる領域です。オフィス移転コンサルには、物件選定、設計、法律、インフラ、ITなどに精通した専門家がそろっており、的確なアドバイスを提供してくれるでしょう。また、物件選びなど、想定以上に幅広い領域でサポートが受けられる可能性もあるため、多くの場合、移転決定前の計画段階から相談するとよりスムーズに進みます。

結果として、移転にともなうトラブルのリスクを軽減し、万が一問題が発生した場合でも、迅速かつ適切な対応が期待できます。

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オフィス移転業務を代行してもらえる

オフィス移転コンサルは、単なるアドバイザーではなく、実際の業務も請け負います。レイアウトや内装の設計、家具の選定・手配、原状回復工事、関連手続きまで一括で対応可能なため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

さらに、物件探しまで対応しているコンサル会社もあり、トータルで任せることも可能です。ただし、対応範囲は会社によって異なるため、事前に確認が必要です。

窓口を一本化して業務負担を軽減できる

オフィス移転には、複数の業者とのやりとりが発生しますが、オフィス移転コンサルを活用すれば、窓口を一本化できます。

これにより社内の業務負担が減り、担当者は本来の業務に集中できます。限られた人員で効率良く移転を進めたい企業にとっては、大きなメリットです。

移転後もアフターフォローをしてもらえる

移転が完了しても、レイアウト変更や機器トラブルなど、さまざまな課題が発生しがちです。オフィス移転コンサルの多くは、移転後のアフターフォローも対応しており、継続的なサポートが受けられるのも魅力といえます。

ただし、アフターフォローの内容や範囲は契約によって異なるため、事前に確認しておきましょう。

オフィス移転コストを抑えられる場合がある

オフィス移転コンサルは、工事会社や内装会社などとのネットワークを活用し、価格交渉や最適な業者選定を代行してくれます。

結果として、コスト削減につながるケースも多く、費用対効果の高い移転が実現しやすくなります。

オフィス移転コンサルに依頼する際の注意点

オフィス移転コンサルには多くのメリットがありますが、一方で注意点も存在します。依頼前にしっかりと理解しておくことで、トラブルの回避や後悔のない選定につながります。

オフィス移転コンサルに依頼する際の注意点は、下記のとおりです。

費用が想定よりも高くなる場合がある

オフィス移転そのものの費用はコンサルの支援により抑えられる場合がありますが、コンサル料が加わることで、全体のコストが想定よりも高くなることがあります。

また、初期見積もりでは含まれていなかったオプション費用や追加対応が発生することもあるため、契約前にはサービス内容と金額の内訳を明確にすることが重要です。

オフィス移転コンサルの担当者によっては円滑に進まないこともある

コンサルタントとの相性が悪い場合や、担当者の経験・スキルにばらつきがある場合、スムーズに意思疎通ができず、業務が滞ることもあります。

かえって社内の負担が増えたり、トラブルが発生したりする可能性もあるため、事前に担当者との面談や実績の確認を行うことが大切です。

オフィス移転コンサルを選ぶポイント

オフィス移転コンサルを選ぶ際は、単に費用や実績だけで判断するのではなく、自社の目的や条件に合ったパートナーを見極めることが重要です。ここでは、失敗しないためのコンサルの選定ポイントを紹介します。

自社の目的に合っているか

オフィス移転コンサルを選ぶ際には、自社の移転目的に合った提案・対応ができるかを見極めましょう。オフィスを移転する目的は、「コスト削減を重視したい」「社員の働きやすさを優先したい」「ブランディングを強化したい」など、企業によってさまざまです。その目的に沿ったノウハウを持つコンサル会社を選ぶことで、納得感のあるオフィス移転が実現します。

オフィス移転に関する法令や条例に詳しいか

オフィス移転には、建築基準法、消防法、バリアフリー法など、さまざまな法令や条例への対応が必要です。こうした法的要件に精通していないと、移転後にレイアウトのやり直しや修繕対応が必要になるリスクがあります。

法令対応まで含めて相談できるコンサルであれば、安心して任せることができます。

費用が明確に提示されているか

見積もり内容が曖昧だったり、後から追加費用が発生したりする場合は注意が必要です。料金体系が明確で、どこまでが基本対応で、どこからがオプションになるのかを丁寧に説明してくれる会社を選びましょう。

費用の安さだけに目を向けず、価格とサービス内容のバランスを見極めることが大切です。

オフィス移転業者の選び方について詳しくは、こちらの記事をご確認ください。

オフィス移転業者の選び方！業者の種類や費用相場・流れ、必要な準備まで

オフィス移転コンサルをお探しの企業様はプラスへご相談ください

オフィス移転は、事前の計画から実行、移転後のフォローまで多くの工程を要し、社内リソースだけで対応するのは大きな負担となります。しかし、オフィス移転コンサルに依頼すれば、こうした業務の大部分を任せることができ、社内業務への影響を最小限に抑えながらスムーズな移転を実現できます。

特に、ワンストップで対応してくれるコンサル会社を選べば、窓口の一本化により調整コストも削減でき、効率的な進行が可能です。

オフィス空間づくりの専門企業プラス株式会社は、オフィス家具メーカーとしてオフィス移転コンサルを実施しています。デザイン・営業・施工が一体となったチームで対応するため、コンセプト設計から実行まで一貫してサポート可能です。最新のオフィス家具のご提案はもちろん、快適性が高く効率的に働くことができる空間づくりの計画から伴走し、企業の成長につながるオフィス空間をご提供します。移転やリニューアルを検討している企業は、お気軽にご相談ください。

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