オフィス移転のスケジュールをチェックリスト付きで紹介！準備は6カ月以上前から

オフィスを移転する際には、さまざまな作業が発生します。そのため、綿密な計画を立てて進めなければなりません。オフィス移転の準備は6カ月以上前から始める必要があります。まずは、オフィス移転の目的や条件を明確にしたうえで、移転のスケジュールを決めていきましょう。移転スケジュールを決める際には、事前にいつまでに何をすべきか把握しておくことが大切です。今回は、オフィス移転のスケジュールを紹介するので、スケジュールを決める際の参考にしてください。

また、オフィス移転の流れがわからない、チェックリストがあれば嬉しいという方は、『これで完璧！オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』の記事もご覧ください。

オフィス移転のスケジュール決定

オフィス移転の担当者は、まず何から始めるべきでしょうか。オフィスの移転は決めることや準備も多く、どこから手をつければ良いか分からないと感じるかもしれません。かといって無計画に進めると、期限内に移転が終わらない可能性もあります。

オフィス移転を成功させるためには、綿密なスケジュールを立てて効率よく進行することが大切です。
この記事では、企業のオフィス移転担当者向けに、一般的な移転スケジュールについて説明します。

オフィス移転にかかる日数の目安は6カ月

オフィス移転にかかる日数の目安は6ヵ月です。
移転の規模によってはもっと前から準備をする必要がありますので、はやめのご相談がおすすめです。

オフィス移転のプロジェクトについてはさらに詳細については「オフィス移転プロジェクトタスクリスト」の資料をダウンロードしてご活用ください。

オフィス移転6カ月以上前のスケジュールとチェックリスト

オフィス移転の準備開始が遅れるとスケジュール全体が遅くなってしまう可能性があるため、事前にしっかり計画を立てましょう。ここでは、6カ月以上前から行う準備を紹介します。

オフィス移転計画を立てる

オフィスの移転作業においては、限られた予算と期間の中で優先順位をつけて取り組む必要があります。
そのためオフィス移転の計画を立てる際には、まず移転の目的を明確にしましょう。社員が増えたため広い場所に移転するのか、それともアクセスの改善なのか、コストの削減なのか、目的を明確にすることで移転計画をぶれさせずに進めることができます。その後は移転完了までのスケジューリングを行い、レイアウトや施工を委託する業者の選定を行います。

オフィス移転の目的に応じたレイアウトや家具を合わせて検討することで、スムーズに移転が可能です。『オフィス移転の主な理由とは？目的に合わせたレイアウト・家具の選定』の記事もご覧ください。

どのようなオフィスに移転するか決める

決定した目的に合わせて、移転先のオフィスを選定します。設備が古い、駅から遠いなど、現在のオフィスが抱えている課題を見つけ、改善できるような物件を探します。6カ月以上の余裕があれば、どのようなオフィスに移転するか社員から意見を募集しても良いでしょう。従業員の意見を聞くことで、移転先での業務効率の向上やモチベーションアップにつながります。

6カ月前までに現オフィスの解約予約をする

現在のオフィスの解約予約は、6カ月前までに行うようにしましょう。オフィスの契約においては、解約通知を出さないと解約が成立しないケースがほとんどです。解約通知は遅くとも6カ月前に行わなければならず、このタイミングを見逃すとその月の分だけ家賃などのコストがかかり、計画の変更を迫られます。また、原状回復工事（※）に必要な日数なども事前に確認しておくことが重要です。
※原状回復は契約期間内に行う必要があります。

チェックリスト
・移転の目的を決める
・大まかなスケジューリング
・移転先の物件の選定
・社員へのヒアリング
・デザイン・施工用業者の選定
・解約通知
・原状回復工事に必要な日数の把握

オフィス移転の4～6カ月前のスケジュール

オフィス移転のスケジュールが決まったら具体的な手続きに入ります。ここでは、オフィス移転の4～6カ月前にやるべきことを解説します。

原状回復工事の見積り

オフィス移転の4～6カ月前には、現在のオフィスの原状回復工事の業者選定と見積もり依頼を行います。オフィスを借りる際には、原状回復が契約条件に含まれていることが多く、かかる費用もどの程度原状回復が必要かによって変わります。見積もりを複数の業者に依頼し、条件の良い業者を選定します。ただし、価格だけでなくサービス内容や実績も比較しましょう。

新オフィスの契約

現在の事務所の整理と並行して、新オフィスの契約手続きを進めます。契約の際には、入居開始時期や契約期間（※）、オフィスビルの共益費、敷金の返還条件など、細かな条件を確認しておきましょう。また家賃の交渉が可能な場合もあるため、コストの削減を目指すなら入居時期や支払い方法などを踏まえて交渉を試みても良いでしょう。
※契約年数によっては、無料期間のあるフリーレントなどの優遇措置を受けられることもあります。

引っ越し業者との打ち合わせ

新しく入居するオフィスが決まったら、引っ越し業者との打ち合わせを行います。移転に関わる荷物の量や移動距離、作業内容などを詳細に伝え、見積もりやスケジュールを調整します。また業者によっては、新オフィスのデザインから施工、引越しまでを一括で対応してくれることもあります。利用する業者のサービス範囲を確認し、できるだけ委託する業者を絞ることで打ち合わせタスクや費用の削減につながります。

チェックリスト
・原状回復工事業者の選定と見積もり依頼
・新オフィスの契約
・引越し業者の選定と打ち合わせ

オフィス移転にかかる費用は原状回復や引っ越しだけではありません。見積もりが必要な項目について『オフィス移転でかかる費用の項目は？見積もりが必要な項目を紹介』の記事で整理していますので、ご覧ください。

オフィス移転2～3カ月前のスケジュール

オフィス移転の2～3カ月前になったら、徐々に移転作業の準備を始めていきましょう。ここでは、移転の2～3カ月間にやるべきことをまとめました。

移転スケジュールの詳細決定

オフィス移転の2～3カ月前には、移転スケジュールの詳細を決定します。この時期までには、具体的な移転日や移転に伴う作業内容、引越し作業における担当者などを確定し、全体のスケジュール調整を行っておきましょう。また移転先のオフィスの状況把握や、移転に関わる業者との打ち合わせも並行して行います。さらに取引先など社外への告知の準備も必要でしょう。状況によってはスケジュールの調整を行えますが、この時期を過ぎると調整が難しくなります。全体の流れを把握し、円滑な移転を目指しましょう。

移転作業の開始

2〜3カ月前には、移転作業をスタートできるように準備しておきましょう。現在の事務所の整理から始め、新しいオフィスで使用するインターネット回線と電話回線の契約や、電話機やコピー機などの移設手配を行います。必要なら、備品や什器などの新規購入の打ち合わせ（※）も進めましょう。
※新規で什器を購入する場合、移転作業前に搬入する手続きが必要です。

原状回復工事の打ち合わせ

新オフィスへの移転に伴い、現在のオフィスの原状回復工事の打ち合わせと正式な発注を行います。回復工事のスケジュールや内容と費用を確認し、綿密な打ち合わせをします。契約によっては、原状回復工事を行う業者が指定されていることもあります。可能なら、自社で業者選定を行いコストを抑えたいところです。

チェックリスト
・移転スケジュールと担当者の決定
・取引先への告知時期などの決定
・備品の移設手配
・什器や備品の購入手配
・原状回復工事の発注

オフィス移転1カ月前～移転～1カ月後のスケジュール

オフィス移転の日が近づくと作業量も多くなってきます。重要な手続きもあるため、漏れのないように確認しながら行いましょう。ここでは、オフィス移転1カ月前から移転1カ月後までにやるべきことをまとめました。

オフィス移転時に必要な手続きについては、『オフィス移転に欠かせない手続き、その内容と手続きの方法をすべて解説』の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

オフィス移転1カ月前

1カ月前には事前に発注していた什器が搬入され、新オフィスの内装が完成します。内装を確認し、調整が必要なら再度業者との打ち合わせを行います。また、取引先など社外への正式な告知もこの時期が目安です。メールやホームページ、郵送を用いて文章で伝えましょう。住所変更など官公庁への届出も必要です。

移転当日

移転当日は、慎重かつ効率的に作業を行いましょう。事前の打ち合わせに従って業者との連携や、社員への指示を行います。また予定していた荷物が届かない、搬入中の過失における備品の損傷など、予想していなかった事態も起こります。万が一何かが破損してしまった場合は写真を撮っておき、作業終了後に対処を行います。問題が発生した場合でも、落ち着いて対処しましょう。

1カ月後

移転から1カ月後には、新オフィスで業務が再開されているはずです。移転後の環境や設備の運用状況など、社員から意見を集め必要な調整や改善を行いましょう。また移転を委託した業者によっては、アフターフォローに対応してくれる場合もあります。使ってみて初めてわかることもあるため、移転後のフォローにも対応してくれる業者を選定しましょう。

チェックリスト
・新旧オフィスの引き渡し
・新オフィスの内装チェック
・社外への告知
・当日の安全でスムーズな作業
・移転後の使用感の確認

スムーズにオフィス移転を進めるには綿密なスケジュールが大事！

オフィス移転をスムーズに進めるには、しっかりスケジュールを立てることが大切です。特に、旧オフィスの解約予約や新オフィスの選定・契約、専門業者の手配、各種届出などはタイミングが重要になります。タイミングを間違えると、重大な問題が発生してしまうこともあるため注意が必要です。

オフィス移転に伴う業務負担を軽減するためには、専門業者へ依頼する方法もあります。オフィス移転の準備からスケジュール管理、移転作業までサポートを受けることができるので検討してみましょう。

関連記事：オフィス移転の流れと進め方やポイントについて

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