新しいオフィスづくりを成功させるには、移転や内装の一新をゴールにせず、自社の課題とこれからの働き方を起点に、目的とゴールを明確にした上で計画を進めることが大切です。一方で、この目的設定を疎かにすると、せっかくの投資が無駄になりかねません。この記事では、新しいオフィスづくりで成功する条件や失敗する理由、専門家に相談するメリットなどを解説します。
新しいオフィスづくりで成功する条件
まずは、オフィスづくりで成功するための条件を見ていきましょう。
■新しいオフィスづくりで成功する条件
目的とゴールを明確にする
新しいオフィスづくりを成功させるには、最初に目的とゴールを明確にし、言語化して関係者で共有することが大切です。例えば、「部署間のコラボレーションを増やしたい」「出社したくなるオフィスにして採用競争力を高めたい」など、自社が解決したい課題を具体的な言葉で表現します。その上で、出社率や会議室稼働率、コミュニケーション頻度など、定量的な目標と定性的な目標を設定し、プロジェクトの判断軸として置くと、レイアウトや設備の選択に一貫性を持たせやすくなります。
コンセプトを空間へ落とし込む
新しいオフィスには、「どのような働き方を実現したいのか」「自社らしさをどう表現するのか」といったコンセプトが欠かせません。企業理念やカルチャー、ブランドメッセージを踏まえたキーワードを整理し、それをゾーニングやデザイン、素材選びに反映させることが重要です。
「オープンでフラットな組織」を掲げるのであれば、部署間を仕切りすぎないレイアウトや、偶発的な会話が生まれやすい共用スペースの設計が求められます。スローガンだけを掲げて終わらせず、具体的な空間の形に落とし込むことが、納得感のあるオフィスづくりにつながります。
参考：オフィスのコンセプトづくりとは？決め方やメリット、レイアウト事例を紹介
働き方起点でゾーニングする
新しいオフィスは、単に部署ごとのエリアを決めるだけでなく、働き方に応じたゾーニングを行うことで使い勝手が大きく変わります。集中作業に適した静かなゾーン、打ち合わせや議論に向いた協働ゾーン、カジュアルなコミュニケーションが生まれる交流ゾーンなど、機能別にエリアを整理することが有効です。テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークが前提の場合は、出社する目的に合わせてゾーンを設計し、将来の出社率や組織変更にも対応できる柔軟性を持たせることが求められます。
ゾーニングについて詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィスゾーニングの基本とメリット、改善するポイントを詳しく解説
新しいオフィスづくりで失敗する原因
新しいオフィスづくりで成功する条件とともに、失敗しないように対策をしておくことも重要です。続いては、新しいオフィスづくりで失敗する原因について解説します。
＜新しいオフィスづくりで失敗する3つの主な原因＞
- 目的が曖昧なままの進行
- レイアウトのみによる判断
- 不十分な社内合意形成
目的が曖昧なままの進行
目的が曖昧なまま新しいオフィスづくりを進めると、失敗につながりかねません。本来のオフィスづくりの目的は、コミュニケーションの活性化や採用力の向上、生産性の向上など、解決したい課題が先にあるべきです。しかし、「賃貸契約の更新が迫っている」「手狭になったから広い場所へ移りたい」といった事情だけで検討が進んでしまうケースは少なくありません。
「おしゃれにしたい」「最新のオフィスらしくしたい」といった抽象的な要望だけで進めると、出来上がった後に投資対効果が見えにくくなり、「何のためのオフィスだったのか」が社内に伝わりにくくなります。
レイアウトのみによる判断
新しいオフィスづくりで、レイアウト上の条件だけにとらわれることも、失敗する原因のひとつです。働き方やコミュニケーションの設計を後回しにしたまま図面だけで判断すると、完成後に「使い方が決まらないスペースが生まれる」「オンライン会議や集中作業の場が足りない」といった運用上の課題が顕在化します。オフィスの役割を「どんな場面で、誰が、どのように使うのか」という視点で整理すれば、日常の業務になじむオフィスをつくれるでしょう。
不十分な社内合意形成
社内の合意形成が不十分なままプロジェクトを進めることは、オフィス移転の失敗を招く大きな原因となります。新しいオフィスは経営層と現場双方にとって大きな変化であり、両者の期待値や認識がズレたままでは、設計・運用のすべてにおいて歪みが生じるからです。
例えば、現場の意見を無視して進めた場合、完成後に「実務の動線に合わない」といった不満が噴出し、計画の修正や手戻りが発生する可能性があります。また、事前の説明が不足していると、新しい環境への心理的ハードルが高まり、結果として旧来の働き方から脱却できず、フリーアドレスなどの新制度が形骸化してしまいます。
プロジェクトを円滑に進め、新オフィスを定着させるためには、検討段階から段階的に情報を共有し、全社的な納得感を得ながら進めるプロセスが不可欠といえるでしょう。
新しいオフィスづくりのプロセス
新しいオフィスをつくる際の、プロジェクトの具体的な流れは下記のとおりです。
＜新しいオフィスづくりのプロセス＞
- ステップ1：要件定義
- ステップ2：コンセプトワーク
- ステップ3：レイアウト検証
- ステップ4：実施と社内展開
ステップ1：要件定義
新しいオフィスづくりの第一歩は、現状と今後の要件定義です。はじめに、従業員数や増員計画、出社率、部署構成などの基本情報を把握し、必要な席数や会議室数、オンライン会議用スペースの設置規模を数値化します。
併せて、収納量や来客頻度はもちろん、「採用候補者に自社のカルチャーを伝えるエントランス設計」や「社外へブランドイメージを発信する配信スペース」といった、広報・ブランディング視点での機能も洗い出しましょう。これらを、「必須条件」と「推奨条件」に整理することで、後の判断基準が明確になります。
ステップ2：コンセプトワーク
次に、要件整理で見えてきた課題や目標をもとに、新しいオフィスのコンセプトを設計します。コンセプトとは単なるデザインの好みではなく、「そのオフィスでどのような体験を生み出し、どのような組織文化を育むか」という上位指針のことです。
例えば、「部署の垣根を超えた共創を加速させるオフィス」というコンセプトを掲げるなら、偶発的な対話を生むマグネットスペースの配置や、アイデアを即座に可視化できるホワイトボード壁面の導入など、コンセプトを具体的な空間の仕掛けに昇華させる必要があります。利用者のペルソナ、つまり代表的な従業員像の行動を詳細に描き、そのコンセプトが日々の業務にどう作用するかを定義することが、成功のカギとなります。
参考：オフィスのコンセプトづくりとは？決め方やメリット、レイアウト事例を紹介
ステップ3：レイアウト検証
コンセプトが定まったら、ゾーニングと動線計画を中心にレイアウトを検証します。執務エリア、会議エリア、交流エリア、来客エリアなどの大枠を決め、オフィスレイアウトシミュレーションを活用し、複数案を比較検討すると効果的です。
通路幅や席間の距離、会議室の配置、オンライン会議スペースの位置関係などを具体的に確認し、「どの案が目的とコンセプトに合致しているか」を見極めます。将来の増員や組織変更を想定した拡張性も、この段階で評価します。
オフィスレイアウトシミュレーションについて詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィスレイアウトをシミュレーション！メリットやツール、注意点を紹介
ステップ4：実行と社内展開
レイアウト案が固まったら、スケジュールと予算を管理しながら実行フェーズに移ります。工事や什器の手配に加え、従業員への説明と意見反映のプロセスは計画的に行うことが欠かせません。新しいオフィスの使い方や、席の利用方法などの運用ルールを事前に整備し、説明会や社内資料を通じて周知すれば、移転後の混乱を抑えられるでしょう。
移転後も、一定期間は利用状況を観察し、必要に応じてルールや配置を微調整していく姿勢が大切です。
新しいオフィスづくりを専門家に相談するメリット
新しいオフィスづくりを自社リソースのみで進めるには、専門知識や工数の面で限界があります。ここでは、オフィスづくりを専門家に相談するメリットを解説します。
＜新しいオフィスづくりを専門家に相談する3つの主なメリット＞
- 構想段階からの伴走支援を受けられる
- 設計・家具・施工まで一括で任せられる
- 客観的で説得力のある提案を受けられる
構想段階からの伴走支援を受けられる
専門家に相談すれば、オフィスづくりの構想段階から伴走支援が受けられます。新しいオフィスの成果は初期の方向性によって大きく左右されますが、自社内だけでは客観的な課題の抽出や、経営層と現場の意見集約に限界があるためです。
例えばプラスのような専門家が介在すれば、第三者の視点から目的整理やコンセプト設計をサポートできます。中立的な立場で検討を進めることで、社内だけではまとまりにくい意見の対立を解消し、プロジェクトの迷走を未然に防げるのが大きな利点です。
初期段階からプロの知見を取り入れることで、投資効果を最大化するオフィス戦略を構築する近道となるでしょう。
設計・家具・施工まで一括で任せられる
設計から家具選定、施工までの全工程を一括で任せられる点は、専門家へ相談するメリットのひとつといえます。新しいオフィス環境の構築において、空間設計・家具・施工の3要素は密接に連動しており、これらを別々に管理するとデザインの不一致や工程の食い違いが発生しやすいためです。
例えばプラスのような支援企業であれば、ゾーニングの段階から家具の機能性や施工の制約を考慮した提案ができます。窓口を一本化すると、見た目の美しさだけでなく、耐久性やコストバランスまで含めた「トータルな最適解」をスムーズに導き出せるでしょう。
全工程を一貫して任せれば、担当者さまの管理工数を削減するだけでなく、実務に即した使い勝手の良いオフィスを実現するための最も効率的な手段といえます。
客観的で説得力のある提案を受けられる
オフィスづくりの専門家に相談すると、経営層や関係部門からの承認を得るために不可欠な「客観的で説得力のある判断材料」を揃えられます。新しいプロジェクトを推進するには、投資に対する期待効果や具体的な完成イメージを、論理的かつ視覚的に示す必要があります。
例えばプラスでは、コンセプト立案や3Dパースを活用した具体的なレイアウト案提案が可能です。こうしたプロの知見が詰まった提案内容は、そのまま社内検討やプレゼンテーションのエビデンスとなり、意思決定のスピードを高められます。専門家による精度の高い提案を社内調整に活用することは、プロジェクト推進の障壁となる「合意形成」をスムーズに突破するための有効な戦略となります。
まずはご相談から、オフィスづくりについてお聞かせください。貴社の課題を解決する新しいオフィスづくりを、プラスがお手伝いいたします。
オフィスづくりのプロといっしょに新しいオフィスづくりをしてみませんか？
新しいオフィスづくりを成功させるには、目的整理を最優先し、コンセプトと働き方を軸にレイアウトやゾーニングを設計することが重要です。表面的な「おしゃれさ」だけにとらわれず、自社の課題解決と従業員の働きやすさの両方を満たす計画を立てれば、投資に見合う効果を実感しやすくなります。
オフィスづくりのプロ・プラスにご相談いただければ、構想段階から実行・運用までワンストップでサポートを受けられ、プロジェクトの確実性を高めることが可能です。まずはオフィス見学や相談の場を通じて、具体的なイメージを膨らませてみてはいかがでしょうか。
新しいオフィスづくりに関するよくある質問
新しいオフィスをつくる際のポイントは？
新しいオフィスをつくる際は、まず移転や改装の目的とゴールを明確にし、自社の課題とこれからの働き方を言語化することが大切です。次に、コンセプトと働き方を軸にゾーニングとレイアウトを検討し、従業員の利用シーンに合った環境づくりを目指してください。表面的なデザインだけでなく、運用ルールや社内合意形成まで含めて計画すれば、定着しやすいオフィスになります。
新しいオフィスのつくり方を教えてください。
新しいオフィスづくりは、まず要件定義をした後に、組織の指針を定めるコンセプトワークを行います。コンセプトが定まったら、複数のレイアウトを比較・検証し、工事を行うとともに社内への説明も行います。新しいオフィスを作るにあたっては、単なる場所の移動ではなく、自社の課題解決やブランド発信といった目的を明確にすることが重要です。新しいオフィスを使用し始めた後も、運用状況を確認し、継続的に改善を重ねることでより使いやすい理想のオフィスに近づきます。
新しいオフィスづくりを専門家に依頼するメリットは？
新しいオフィスづくりを専門家に依頼すると、目的整理やコンセプト設計からレイアウト検証、家具選定、施工調整まで一貫した支援を受けられます。自社だけでは気づきにくいゾーニングや動線、将来の変化への備えなどについて、専門的な視点からアドバイスを受けられる点も大きなメリットです。プラスのようなオフィスづくりのプロと連携すれば、社内提案資料の作成や合意形成も含め、プロジェクト全体をスムーズに進めやすくなります。
