オフィスで今、見直されつつあるペーパーレスのメリットとデメリット

新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークを導入する企業が増えた半面、さまざまな事情でテレワークを導入できない企業も少なくありません。その理由はいくつか考えられますが、なかでも大きいのはペーパーレス化が進んでいないため、在宅での業務が行えないというものです。しかし、今後を見据えると多くの企業でテレワークの導入が欠かせないこともあり、ペーパーレスが見直されています。そこで、今回は改めてペーパーレスが見直されつつある背景や導入のメリット、デメリットをお伝えします。

多くのオフィスでペーパーレスが見直されつつある背景

現在多くのオフィスでペーパーレスが見直されつつある背景について、改めて見ていきます。

感染症対策でテレワーク導入企業が増えた

新型コロナウイルス感染拡大対策としてテレワークの導入を進める企業が増えています。これにより、紙の書類を処理する業務のために出社しなくてはならない不便を解消し、業務効率化を進めるため、ペーパーレス化が進んでいます。

オフィス規模を縮小する企業が現れ始めた

オフィスの規模を縮小する企業が現れ始めた理由の一つとして、テレワーク導入に伴いペーパーレス化を進めたことで書庫が不要になり、大きなオフィスを持つ必要がなくなったという理由があります。また、新型コロナウイルスの影響で業績が悪化した企業では、固定費削減のために賃料の安いオフィスへの移転を検討し、その結果ペーパーレス化を進め荷物を減らすといったケースも考えられます。

ペーパーレス化を進めることで得られるメリット

ペーパーレス化を進めることでオフィスにはさまざまなメリットがもたらされますが、主なものとして次の3つが挙げられます。

テレワークの導入を行いやすくなる

テレワークはペーパーレス化を進めたうえで導入しないと、「思っていたよりも業務を効率化できない」ということになりかねません。資料の閲覧、押印などのためにわざわざオフィスに出社しなければならなくなるからです。逆にペーパーレス化を進めていれば、ペーパー関連の作業を行うために自宅とオフィスを行き来する必要がなくなり、テレワーク導入もスムーズになります。また、外出回数が減れば、感染拡大対策にもつながります。

スペースの有効利用ができる

ペーパーレス化を進めれば、書庫が必要なくなるためオフィスの省スペース化が実現します。書庫がなくなることで空いたスペースをハドルミーディングの場、集中ルーム、接客スペースなどとして利用すれば、スペースの有効活用にもつながります。

自宅からでもオフィスと同様の業務ができるようになったり、オフィススペースの有効活用が可能になったりすることで、自ずと業務効率化も進みます。そうなれば、新型コロナウイルスの影響で業績が悪化した企業でも生産性を向上させやすくなるでしょう。

ペーパーレス化を進めることで生まれるデメリット

次に、ペーパーレス化を進めることで生まれる可能性があるデメリットを紹介します。

コストがかかる

ペーパーレス化は進めようと思ってすぐに実現できるわけではありません。デジタル化する書類の選択、デジタル化のためのツール購入など多くの手間やコストが発生します。

情報漏えいリスクが発生する

従来は基本的にオフィス内ですべての業務が完了していました。そのため、セキュリティ対策もオフィス内だけで行っていればリスクを軽減できましたが、テレワークを導入すれば状況は大きく変わります。テレワークを行うすべての社員の自宅でセキュリティ対策が必須になり、少しでも怠れば情報漏えいリスクが高まるでしょう。

システム障害時に業務が滞る

ペーパーレス化により多くの資料や契約書などがデジタル化されます。そのため、システム障害が起きた際には、復旧するまでの間、それらの資料、契約書の閲覧ができなくなる可能性があります。

アフターコロナのオフィスにも欠かせないペーパーレスの導入を

現在、ペーパーレスが見直されつつある大きな理由の一つに、新型コロナウイルス感染症対策によるテレワーク導入があります。しかし、多くの企業は事前準備がほとんどできないまま、テレワークを導入したため、ペーパーレス化が十分にできていない状態であることも少なくありません。

また、国による緊急事態宣言が解除されたのを契機にテレワークを止めてしまった企業もあり、ペーパーレス化も中途半端な状態になっているケースも多いのではないでしょうか。

しかし、今回、紹介したようにペーパーレスのメリットは多く、これからの時代に即した働き方には欠かせなくなっていく確率は高いといえます。また、テレワークを止めてしまった場合であっても、不特定多数の人が同じものに触れなくてすむペーパーレスは感染症対策となり得ます。そうしたことから、改めて、ペーパーレス化を進めていくことをおすすめします。

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