効率的な会議室活用を実現する会議室予約システムとは?

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多くの企業で、業務の円滑な遂行をさまたげる要因のひとつとなっているのは、「会議室不足」です。たとえ会議室やミーティングスペースが十分にあったとしても、利用管理がしっかりできていなければ、会議室不足につながりかねません。多くの企業では、会議室を効率的に管理するために会議室予約システムの導入を進めています。今回は、会議室予約システムの概要と、メリット、デメリットについてお伝えします。

会議室を効率的に管理する会議室予約システム

会議室不足となる大きな要因は、社員数に対して会議室の数が不足していることです。しかし、ほかにも要因が考えられます。例えば、仮予約のままキャンセルし忘れる、会議が予定時間よりも早く終了したため次の予約まで空室状態、などがあるでしょう。

会議室の利用管理がしっかりできていないことも、会議室不足に拍車をかけてしまうのです。会議室予約システムがあれば、こうしたリスクを軽減できます。主な機能は以下のとおりです。

  • 予約管理機能

もっとも基本的な機能です。会議室の予約、キャンセルができます。

  • 招待機能

会議に出席するメンバーを招待する機能です。個別に伝えることもできれば、全員同時に招待することもできます。

  • 通知機能

会議時間が近づいたらリマインドの通知を送る機能です。

  • 会議室の利用状況確認

現在、会議室が使用中かどうかをリアルタイムで確認できる機能です。

  • グループウエアやオンラインカレンダーとの連携機能

利用しているグループウエアやオンラインカレンダーと連携がとれ、より効率的な管理を可能にする機能です。

このように、会議室予約システムを使うことで効率的な会議室活用が実現します。なかには、無料の会議室予約システムもありますが、予約管理と招待機能のみといったように、できることや利用人数などの制約がある場合がある点は留意する必要があるでしょう。

会議室予約システムを活用することのメリット

会議室の効率的な活用が実現する会議室予約システムには、さまざまなメリットがあります。主なメリットは以下のとおりです。

  • 会議室の効率的な運用ができる

打ち合わせ用に予約できるため、会議を始めるときに場所を探すといった手間がなくなります。また、急きょ打ち合わせをする際も、予約状況を確認することで場所の確保がスムーズにできるでしょう。

  • スマートフォンやタブレットからでも予約、キャンセルが可能

近年、モバイルワークの定着している企業が増え、外出先からでもメールや資料の閲覧が可能になっています。会議室予約システムもマルチデバイス対応ならば、外出先から会議室の利用状況を確認し、予約、キャンセルができるため、業務時間の短縮が実現します。

  • 会議室の利用状況が可視化される

会議室予約システムでは、日々行われる会議室の予約やキャンセル管理の情報が蓄積されるため、利用状況の可視化が可能です。これにより、会議室の数が必要数より多いのか少ないのかが明確になるため、オフィスのレイアウト変更や移転の際に会議室増設、減設計画が立てやすくなります。

  • 会議自体の効率化が実現する

会議室予約システムを活用することで、時間管理が徹底されるようになり、これまで長時間化していた会議が減り、会議自体の効率化も進むようになります。

会議室予約システムを活用することのデメリット

さまざまなメリットを生み出す会議室予約システムですが、少なからずデメリットも存在します。会議室利用を効率化するというメリットを最大化するためには、次のことに注意する必要があります。

  • 予約数に上限がある

企業規模によっては2桁を超える数の会議室が設置されていることもめずらしくありません。そのため、一度に予約できる数が限定されている会議室予約システムは利用できない場合もあり、システム導入前に制限があるかどうかを確認しておく必要があります。

  • 運用ルールを定めなければ会議室予約システムのメリットが機能しなくなる

会議が長引いたり、外出などで急きょ予約した会議室を使わなくなったり、予約通りに使えない場合があります。そうしたときに「◯分前までに延長しなければ退出すること」「予約をキャンセルしなかった場合は〜」などの運用ルールが必要です。それがないと、会議室予約システム導入前の課題が残ってしまいかねません。

  • デバイスの予備がないといざというときに対応できない

オフィスのセキュリティカードと同様に、会議室予約システムもデバイスやアプリなどを使います。会議室予約システムを使うためのデバイスを忘れときに、対応ができなくなるリスクを認識する必要があります。会社に予備をおいておくなど、あらかじめ検討するとよいでしょう。

会議室予約システムの選択は自社の規模や目的をよく検討してから行うことが重要

現在、会議室予約システムは数多くの種類が提供されています。しかしその機能はさまざまで、無料だからという理由で導入しても、かえって効率が悪くなってしまうことも十分にありえます。まずは、自社の規模や状況、会議室利用に関して抱えている課題をしっかりと検討したうえで、目的にかなうシステムを選択しなければなりません。

会議室予約システムを選択する際の大きなポイントは、効率的に会議室の管理ができるか、マルチデバイス対応で社員に浸透しやすいかどうかです。座席管理システムSuwary(スワリー)では、パソコンやスマートフォンから簡単に会議室の空き情報確認、予約、キャンセルなどが行えます。また、自動チェックイン/チェックアウトや自動キャンセル機能など、さまざまな機能を有しており、効率的な会議室活用を実現できます。