活発な会議を生み出す会議室レイアウトとは？

プロジェクトを成功させるうえで重要な会議であるにもかかわらず、なぜか集中できない、活発な意見が出ないといったことはありませんか？　もしかするとそれはレイアウトに問題があるのかもしれません。会議室のレイアウトによって、参加者の意識は大きく変わるのです。そこで今回は、活発な議論を生み出すための会議室レイアウトについて考察します。

一般的な会議室レイアウト例

会議室のレイアウトといっても、机と椅子を並べるだけでそんなに多くの種類はないのではと思えるかもしれません。しかし実際には、さまざまなレイアウトがあります。以下にその代表例を紹介します。

対面式

比較的小さな会議室でよく見られるレイアウトです。机ひとつに椅子が4～6脚程度で、向かい合わせで座る形式です。長机や、机を複数一列に並べて使用することもあり、合わせて椅子の数も多くなる場合があります。

コの字式

机をコの字に並べ、そのまわりに椅子を配置するレイアウトです。「コ」の口の空いた先にホワイトボードやプロジェクタースクリーンを設置し、プレゼンテーションを行うのに適しています。または、口の空いた場所に小さな机を置きファシリテーターが座り、会議を進めていくといったスタイルにも対応可能です。対面式に比べるとある程度、部屋の広さを必要とするレイアウトです。

ロの字式

四辺すべてを机で囲み、そのまわりに椅子を配置するレイアウトです。会議室のレイアウトとしてはもっともよく見られるもので、大人数での会議に適しています。ただし人数が多ければ多いほど、真ん中のデッドスペースが大きくなるため、コの字式よりさらに部屋の広さを必要とするレイアウトです。

スクール式（シアター式）

教室や映画館のようにすべての机が演台に向かって並べられているレイアウトです。セミナーや勉強会などに適しています。

アイランド式

アイランド式は、対面式のレイアウトをふたつ以上設置するレイアウトです。スクール式と同じようにセミナーや勉強会で、グループ単位で作業をしたり、ディスカッションをしたりするのに適しています。

活発な議論を生みだすレイアウトは？

前項で5つの会議室レイアウトを紹介しました。レイアウトによって活用方法が異なることは理解できたでしょう。しかし、一般的に会議に向いているといわれるレイアウトであっても、活発な議論ができるかどうかという観点で見ると、必ずしも問題がないとはいえません。

例えば、ロの字式は大人数の会議に適していますが、参加者全員の顔がよく見えるレイアウトであるため、人によっては萎縮してしまい発言ができないといった場合もあります。また大人数になればなるほどデッドスペースが広がり、対面相手の声が聞き取りにくくなるのです。

ロの字式は会議のなかでも、根回し済みの案件を確認するために行う会議や重役会議に適しているレイアウトです。活発な議論を生み出すことを目的とするのであれば、対面式が向いているといえるでしょう。

会議室レイアウトを検討する際の注意点

では実際に会議室をレイアウトする際に、何に注意すべきなのでしょうか？　ここでは特に重要なポイントをふたつ紹介します。

1. 自社で行われる会議はどういった用途のものが多いかを把握する

企業によっては、会議形式がある程度決まっている場合も多いです。全社会議や定例会議など大人数が参加する会議が多い、チームごとのミーティングや小さな打ち合わせが多いなど、いくつかの形式に分類できるのではないでしょうか。これまでの経験や現在の状況から、自社で行われる会議はどういった用途が多いのかを把握し、もっとも多い会議形式に合わせたレイアウトを考えましょう。

2. 用途に応じてレイアウトを変更できるような机、椅子を用意する

長机を用意しても折りたたみ式でもキャスター付でもなければ、異なる用途の会議に柔軟に対応することができません。用途に応じて複数の会議室を設置するスペースがあれば問題ありませんが、そうでない場合は、レイアウト変更に対応できる机、椅子を用意するとよいでしょう。

会議室レイアウトは広さや環境も考慮することが重要

さまざまな会議室レイアウトを紹介しました。レイアウトによって会議の雰囲気や参加者の意識が変わることも理解できたでしょうか。最後に、決定したレイアウトの効果をさらに発揮させ、活発な議論を生むためのポイントについて紹介します。

それは会議室の広さと環境です。

一般的に狭い空間は活発な議論が生まれやすく、広い空間はリラックスした雰囲気になり冷静な意見が得られやすいといわれています。用途によって複数の会議室を用意することが最適ですが、スペースがない場合はパーテーションをうまく使うことで、会議を行う空間の広さを変えることをおすすめします。

ほかにも、窓を設置しなければ集中力が高まる、壁をガラス張りにすればオープンな雰囲気になるなど、環境によっても参加者の意識は変わります。レイアウトとあわせて、会議を行う空間の広さや環境もしっかりと検討することが、活発な議論を生む会議室設置の重要ポイントといえるでしょう。