書類や備品の整理に便利!オフィスキャビネットの整理方法と選び方

オフィス家具

オフィスに大量の書類があるという企業も多いでしょう。大量の書類は、取り出しやすいように整理することが大切です。デスクの上に重ねておくと、紛失の原因になりやすく、見た目の印象も悪くなります。そこで、書類の整理を行うにはオフィスキャビネットが便利です。オフィスキャビネットの整理方法や選び方などを紹介します。

オフィスキャビネットで書類を整理するメリット

デスクまわりを整理整とんすると、仕事の効率化につながります。そこで活用したいのが、オフィスキャビネットです。オフィスキャビネットで書類を整理するメリットを見てみましょう。

書類の紛失を防ぐ

デスクまわりが散らかっていると、大切な書類を紛失する原因になります。特に、領収書や契約書など再発行できない書類の取り扱いは注意が必要です。オフィスキャビネットは、書類の整理に適したサイズになっているため、収納しやすいことがメリット。ファイルがすっきり収まるため、整理整とんが苦手な人でも簡単に書類整理ができます。

効率的に仕事ができる

オフィスキャビネットは、書類を収納しやすいだけでなく、取り出しやすいこともメリットです。ファイルの背表紙が見やすいため、必要な書類をすぐに取り出せます。書類を探す手間が省けるので、効率的に仕事を進めることができます。

顧客対応がしやすくなる

来客時や電話応対の際には、スムーズに対応する必要があります。しかし、必要な書類がどこにあるのかわからず、相手を待たせてしまうことはないでしょうか。オフィスキャビネットに収納しておけば、顧客対応に必要な書類も見つけやすくなります。迅速な対応で、顧客の好感度向上にもつながるでしょう。

オフィスキャビネットで書類を整理する方法

オフィスキャビネットは、ファイルボックスやファイルケースなどのグッズを併用すると、より便利に使うことができます。ここでは、オフィスキャビネットで書類を整理する方法を紹介します。

ファイルボックスを使って分類する

ファイルボックスとは、書類を縦、または横に収納できるオフィスグッズです。紙製やプラスチック製の製品があります。最終的な保管場所にまだ収納できない仕掛かり中の書類を一時的に収納することもでき、書類をボックスに収納したまま持ち出すことも可能です。ファイルボックスはキャビネットに収納したときに、分類がわかるようにしておくと取り出しやすくなります。

業務ごとにファイルケースを分ける

ファイルケースは、仕掛かり中の書類を分類して保管したいときに便利です。業務ごとに分けておけば、キャビネットに収納したときも書類が見つかりやすくなります。決裁前の書類やファイリングする前の書類を一時的に保管する方法としてもおすすめです。

引き出しキャビネットを使う

引き出しのキャビネットには、文房具や備品、仕掛かり案件の書類などを収納するのに便利です。トレイやクリアファイルなどを活用すると、さらに整理しやすくなります。さまざまなサイズがあるため、用途や場所に合わせて選ぶことが可能です。デスク上に設置できる小型のタイプや、デスク脇に設置する大容量タイプなどがあります。

オフィスキャビネットの選び方

オフィスキャビネットは、収納したいものや使用する場所によって、さまざまなタイプから選べます。ここでは、オフィスキャビネットの選び方を紹介します。

  • オープン型

書類の取り出しやすさで選ぶなら、扉がないオープン型がおすすめです。扉を開け閉めする必要がないため、必要な書類がすぐにわかります。ただし、施錠ができないので、重要書類の保管には不向きです。また、地震の際に保管している書類が飛び出す可能性があるので、設置場所にも注意する必要があります。

  • 両開き扉

両方の扉が開くタイプのオフィスキャビネットです。扉が両側から開けられるので、中が見やすいというメリットがあります。施錠もできるので、機密性が高い書類の保管にも最適です。ガラス扉になっているタイプなら、扉が閉まっている状態でも中を確認することができます。

  • 引き違い扉型

扉を開けるスペースを必要としないため、狭い場所にも設置できることがメリットです。ただし、扉が片側しか開かないため、全体を見渡すことができません。また、中央付近に収納した書類を取り出しにくいというデメリットもあります。

  • ラテラル型

引き出しタイプになっているキャビネットです。大量の書類を保管するのに適しています。高い場所に設置すると、書類が取り出しにくいため、下段専用となります。デスク脇の収納スペースやキャビネットの下段に使われることが多いタイプです。

オフィスキャビネットで効率的に仕事をしよう!

オフィスキャビネットは書類を保管するには、欠かせないアイテムです。ファイルボックスやトレイなどと併用することで、ひと目で分類がわかるように収納できます。オフィスキャビネットには主に4つの種類があり、設置する場所や使用目的に合わせて最適なものを選ぶことが大切です。書類や備品がすぐに取り出せるようになっていると、業務の効率化にもつながるでしょう。