オフィスにおける役員室とは?最適な機能やスタイルを決める!

オフィスデザイン

役員室というと、重厚で高級感のあるオフィスデザインや家具をイメージする人も多いでしょう。オフィスにおける役員室は、ほかの執務スペースとは異なる機能を持つ場所です。そのため、新たに役員室を設置する場合、役員室の位置づけを明確にし、機能をそろえておく必要があります。役員室に必要な機能とは、応接機能、執務機能、ミーティング機能などです。機密情報を扱う場合は、防音性も必要となります。自社にとってふさわしい役員室のあり方を検討しましょう。

オフィスにおける役員室の位置づけとは?

役員室は企業の重役が執務室として使う場所で、重要な意思決定がなされることもあります。そのため一般の社員が使う執務室とは別に、役員用の個室が設置されることが多くあります。まずは、オフィスにおける役員室の位置づけを確認しましょう。

重要な経営方針が決定される場所

役員室は、企業にとって重要な経営戦略や方針が決定される場所です。役員は各担当部署のトップなので、さまざまな事案を扱います。そのため、役員室は効率よく執務が遂行できるよう、機能性に優れた空間が望ましいと言えます。また、役員は秘書のサポートを得ながら仕事を進めることも多いため、秘書との連携が取りやすいレイアウトにすることも必要です。忙しいスケジュールを効率よく進められる空間であることが求められます。

機密性の高い情報を扱う場所

役員室では、社員にも伝えられないような機密性の高い情報を扱うこともあるため、セキュリティに配慮された場所であることが重要です。外部からの侵入を制限することはもちろん、社内から役員室に入退室する人に対しても制限が必要になります。入り口付近のセキュリティや施錠できるオフィス家具の設置などがあれば安心です。また、役員室は高い防音性が必要になることもあります。役員室が個室でない場合は、機密性の高い事案を話し合うための専用の会議室を用意しましょう。

重要な来客を迎える場所

役員室は、社外からの重要な来客を迎えるために使われることも多くなります。そのため、機能性だけでなくデザイン性や清潔感も大事にしたいものです。重要な来客を迎えるために、ふさわしい空間を演出する必要があります。応接用のソファやテーブル、上品な生花や絵画などを備えた、訪問客が心地よく過ごせる場所であることが理想的です。来客時にはお茶を出すことも多いため、応接セット周辺には広いスペースがあるとよいでしょう。役員室は来客があることを想定したレイアウトにすることが必要です。

応接や執務がしやすい空間に!役員室に必要な機能

役員室では執務や応接、ミーティングなどを行うための機能が必要です。また、重要な会議の場として使う場合は、防音性も重要となります。役員室としての機能を果たすためには、家具やレイアウトに配慮する必要があるでしょう。ここでは、役員室に必要な機能を紹介します。

応接機能

応接機能を備えるには、センターテーブルやソファ、チェアを基本とした応接セットが必要です。4人用や6人用など対応人数で選ぶことができます。ソファの素材は本革や合皮、布張りなど、役員室にふさわしいタイプを選びましょう。ミーティングスペースで応接する場合は、ミーティングテーブルに応接タイプのチェアを合わせるという方法もあります。

執務機能

役員は忙しいスケジュールの合間に執務をこなさなければなりません。そのため、機能性に優れた役員用デスクやチェア、書庫スペースなどが必要です。A4ファイルが取り出しやすい引き出しや、長時間座っても疲れにくいチェアなど、使いやすいオフィス家具を選びましょう。執務の合間に食事や着替えなどを行うこともあるので、パーティションでプライベートなスペースを設けることもあります。

ミーティング機能

ミーティング機能を備えるには、4~6人程度で使えるミーティングテーブルやチェアの設置が必要です。ミーティングテーブルは、大きな資料を広げられる大型サイズがよいでしょう。チェアも役員室にふさわしい高級感のあるデザインや素材を選ぶのが理想的です。ノートパソコンを使用することも考慮し、LANケーブルやOAタップを収納できるタイプもあります。

防音機能

機密情報を扱う場合は、高い防音性が必要になることもあります。また、複数の役員室が隣接した構造になっている場合は、各部屋の音が騒音にならないようにしなければなりません。防音性を高めるには、専門の業者に防音工事を依頼する必要があります。防音扉や仕切り壁の設置、換気システムの変更などで防音性を高めることが可能です。

役員室のスタイルは企業方針によって異なる!

役員室は企業の方針によってスタイルが異なり、重厚感のある個室タイプの役員室から、オープンな役員スペースまでさまざまなタイプがあります。ここでは、役員室のさまざまなスタイルを紹介しましょう。

個室タイプの役員室

役員室というと、真っ先に高級感のある個室タイプの部屋をイメージする人が多いでしょう。機密性の高い個室タイプの役員室は、重要な情報も扱いやすいのが特徴です。そのため、個室タイプの役員室では、応接機能やミーティング機能も兼ね備えていることが多くなります。外部からのアクセスも制限されるので、セキュリティにも優れていることがメリットです。一方で、一般の社員がアクセスしにくいため、場合によっては来室の受け付けを行う応接対応スタッフの配置が必要となります。

ドアやパーティションで区切られた役員スペース

一般の社員が働く場所と同じフロアに、ドアやパーティションで区切られた役員スペースを設置する企業もあります。ドアやパーティションで区切られただけの役員室は、社員がアクセスしやすいことが特徴です。応接対応スタッフを配置しないケースも多く、社員が直接役員に相談することができます。また、ドアにセキュリティシステムが設置できるタイプならセキュリティ面でも安心です。木目調やダークブラウンなどのパーティションを選び、オフィス家具を高級感のあるものにすれば、適度な重厚感を保つこともできます。完全個室タイプの役員室に比べ、コストは安く抑えられるでしょう。

オープンな役員スペース

従来のような個室タイプの役員室やパーティションで区切られた役員スペースを廃止し、完全にオープンな役員スペースに変える動きも広まっています。役員がオフィス内の様子を把握しやすいことや、社員が気軽にアクセスできることがメリットです。役員が把握しておく必要がある情報が効率的に入ってくるため、迅速な対応が可能となります。ただし、オープンタイプの役員スペースでは機密情報の扱いには注意しなければなりません。機密情報を扱う際は、個室会議室へ移動する必要があります。

役員室のスタイルは企業の方針によって異なる!

オフィスにおける役員室の機能をそろえるには、パーティションやオフィス家具などの設置が必要になります。ただし、企業によって役員室のスタイルも異なるので、自社の方針に合った役員室の設置を目指しましょう。従来のような個室タイプの役員室以外にも、パーティションを設置しただけの役員スペースやオープンスペースにしている企業もあります。それぞれの特徴や注意点を把握したうえで、最適な役員室のスタイルを決めることが大切です。