余裕を持ったスケジュールでスムーズに! オフィス移転のタイミングとは?

オフィス移転・リニューアル

事業の拡大に伴い従業員が増えると、オフィスは徐々に手狭になってきます。社員の働く環境を考えるうえでも、オフィス面積にはある程度の余裕が必要です。そのため、オフィスに対する不満の声が上がってきたら、移転を考えるタイミングといえるでしょう。とはいえ、オフィス移転にはかなりの時間と労力、コストがかかります。詳細なスケジュールを組み、計画的に実行することが重要です。今回は、オフィス移転のタイミングとスケジュールの組み方、オフィス移転のメリットと注意点を紹介します。

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オフィス移転を考えるタイミングとは?

オフィス移転を決めるタイミングとしては、賃貸契約が更新になるときが最適です。しかし、契約期間にかかわらず快適な労働環境が維持できなくなったときにも、移転を検討する必要があります。ここでは、オフィス移転を考えるタイミングを紹介します。

オフィス賃貸契約の更新

オフィス移転は、オフィスの賃貸契約が更新になるタイミングで検討することが多いでしょう。オフィスの賃貸契約は、2年ごとに更新になることが一般的です。契約期間が満了になる前に、貸主に更新するかしないかを通知する必要があります。移転する場合は、更新しない旨を早めに伝えなければなりません。個々の契約により異なりますが、一般的に30坪以上のオフィスであれば、6カ月前に解約を予告する必要があります。移転を決める際は、早めに準備を進めることが大切です。

従業員の増加

また、事業拡大に伴い従業員の人数が増えたときも、移転を検討する必要があります。従業員一人あたりに必要なオフィス面積は3坪程度が目安。3坪よりも狭くなってきたら、移転を考えるタイミングといえます。オフィス面積は業務を効率的に行うためにも、ある程度の広さが必要です。今後の人事計画と照らし合わせ、半年以内に増員の可能性があれば、十分なスペースが確保できるのか検討します。スペースが確保できない場合は、移転を検討しましょう。

オフィスに不満が出てくる

オフィスの立地や設備などに不満の声があがっていれば、オフィス移転を検討するタイミングです。オフィスの立地は雇用の確保や従業員の働きやすさにも影響します。立地を変えることで、新たな雇用を生みやすくなるでしょう。また、設備は生産性の向上に重要な要素です。「会議室が少ない」「休憩スペースがない」「バリアフリーに対応していない」など、設備面での不満を洗い出していきます。設備が整った環境なら、より働きやすいオフィス環境を実現できます。

オフィス移転のスケジュールを組もう!

オフィス移転を決断したら、なるべく早い時期に詳細なスケジュールを立てましょう。賃貸契約の解除は6カ月前に行わなければならないこともあります。移転の半年以上前から計画的に行うことが必要です。

1. オフィス探し

オフィス探しは、不動産会社を選ぶことから始めます。ネットでの情報収集が主流となっていますが、物件の見学や契約となると不動産会社へ依頼しなければなりません。不動産会社によって所有する物件や手数料なども異なるため、複数の不動産会社から選ぶ必要があります。
オフィス物件は立地、建物の外観や内装、面積などを見比べて選定します。家賃も考慮すべき重要なポイントです。さらに、エレベーターやエントランス、セキュリティなどの共有施設にも着目しましょう。

 

2. 移転手続き

物件が決まったら、移転手続きを進めていきます。新しいオフィスの貸主と賃貸契約を締結し、現在のオフィスの契約を解除します。賃貸契約の締結は、移転の3カ月前が目安です。

さらに、関係官庁への届出や郵便物の転送の届出なども必要になります。法務局や税務署、都道府県民税事務所など、届出の場所ごとにリストアップしておきましょう。

また、引越しにかかる費用の見積もりや打ち合わせなども行います。引越し業者の手配は、時期によって混雑することもあるので、事前に確認することが重要です。

3. 内装工事やオフィス家具の運搬

新オフィスの契約がすんだら、内装工事の内容やレイアウトを決めていきます。内装工事には、床や壁、照明などの工事のほか、パーテーションや配線工事なども必要です。内装工事業者に依頼し、プランやスケジュールを詰めていきましょう。

また、棚や机などのオフィス家具も準備します。オフィス家具は、新しいオフィスのコンセプトに合わせて選ぶのがポイントです。質・デザイン・レイアウトを考慮し、コンセプトに合った家具を選びましょう。

内装工事が終わり次第、オフィス家具の運搬も開始します。

4. 新しいオフィスへの引越し

内装工事やオフィス家具の運搬が終わったら、いよいよ引越し作業となります。移転作業計画に基づき、入念な打ち合わせが必要です。引越しマニュアルや手順書を作成し、統一された手順で進めるとよいでしょう。また、移転先のオフィスでは机やキャビネットなどの位置に、あらかじめ印を付けておくと作業がスムーズです。一方で旧オフィスでは梱包作業に入ります。移転の直前まで旧オフィスが稼働しているケースが多いですが、梱包のアナウンスが遅れるとスムーズに移転ができなくなることがあります。梱包資材の調達やアナウンスのタイミングなども入念に計画しましょう。旧オフィスから物品を運び入れたら新オフィスでの業務が始まります。

オフィス移転のメリットと注意点

オフィス移転は大変な作業ですが、企業の業績につながるメリットも多くあります。会社のイメージアップやオフィス環境の改善など、オフィス移転のメリットを紹介します。また、オフィス移転の注意点も把握しておきましょう。

オフィス移転のメリット

新しいオフィスは、会社のイメージアップに効果的です。イメージアップにつながる要因の一つは立地です。土地の持つイメージにより、会社の信頼度が上がることもあります。

また、デザイン性に優れたオフィスなら、来社する顧客や学生の印象もよくなり、顧客獲得や人材の確保にもつながるでしょう。さらに、働く従業員のモチベーションも上がり、生産性が向上します。メリットを高めるためにも、オフィスデザインやレイアウトにはこだわりたいものです。

オフィス移転の注意点

オフィス移転には、さまざまな手続きが伴います。手続きを怠ると業務にも支障が出る可能性があるため、確実に行うことが重要です。届出の期日が設定されていることもありますので、事前に確認しておきましょう。移転のスケジュールは余裕を持って組み、手落ちのないように入念な準備が必要です。オフィス移転のスケジュールでお悩みでしたら、こちらの「オフィス移転のスケジュールとタスクリスト」も参考にしてみましょう。

賃貸契約の更新や従業員の増員がオフィス移転のタイミング!

オフィスの移転は、契約更新や従業員増員のタイミングで考えるべきです。オフィス移転により、会社のイメージアップや従業員の雇用につながる可能性もあります。事前に詳細なスケジュールを組み、半年程度かけてオフィス探しや手続きを行いましょう。オフィス移転の際には、届出や手続きに漏れがないよう、入念にチェックする必要があります。通常業務への影響を最小限に抑えるためにも、スケジュールは余裕を持って組むことが大切です。