レイアウトにもこだわりを!士業開業のためのオフィス選び

オフィス移転・リニューアル

弁護士や税理士、行政書士など士業と呼ばれる職業で開業を目指す場合、オフィス選びやレイアウトにもこだわりたいところです。オフィス物件は交通の便や住所、外観などを考慮して選ぶことが大切です。また、セキュリティが充実した物件や官公庁の事務所登録要件を満たした物件など、士業ならではの選ぶポイントもあります。オフィスレイアウトは業務効率だけでなく、クライアントのイメージも重視するべきです。専門職として信頼されやすいオフィスづくりを進めましょう。

士業開業のためにオフィスを構えるときの探し方

士業開業のためのオフィスづくりには、クライアントからの信頼を得ることが最も重視されるポイントとなります。そのため、利便性だけでなく、住所や外観にもこだわりたいところです。

利便性が高いオフィスを選ぶ

士業用のオフィスは、交通の便や駅からの距離を考慮して選ぶ必要があります。クライアントが来所しやすい場所か、裁判所や官公庁へアクセスしやすいかなどが選ぶ際のポイントです。利便性が高い場所のほうが、移動にかかる時間的コストを抑えることができます。例えば、都心の弁護士事務所であれば、東京地裁のある霞が関周辺のオフィスが利便性の高いエリアといえるでしょう。

土地のイメージや市場規模で選ぶ

土地の持つイメージは、クライアントの信頼を得ることにもつながります。都心の一等地は一般的に家賃が高くなりますが、士業事務所が多く見られます。土地のイメージが良く、クライアントからの信頼を得やすいためです。また、都心は市場規模が大きく、案件数が多くなるというメリットもあります。一方で、都心の周辺部や地方の場合は、市場規模は小さくなります。しかし、競合が少ないエリアなら、クライアントを獲得しやすい可能性もあるでしょう。

建物の外観を重視して選ぶ

士業事務所を構える際は、建物の外観も重要です。古びたビルの一角ではクライアントからの信頼が得にくい場合があり、信用力を高めたいならオフィスの清潔感は欠かせません。特に、弁護士や行政書士の場合は高級感のある建物のほうが好まれる傾向があります。また、マンションや雑居ビルよりはオフィスビルのほうが、信頼度が高くなります。さらに、ビルの名称は名刺やホームぺージなどに掲載されますし、事務所のイメージに影響を与える可能性があります。余裕があればビル名にもこだわってみてはいかがでしょう。

士業に最適なオフィス選びのポイント

オフィス選びは場所や建物の外観だけでなく、オフィス内の設備も重要なポイントです。クライアントの情報を扱う職業なので、安心して利用できるオフィスを選ばなければなりません。弁護士や建築士といった士業の事務所の場合は官公庁や各種業法での登録要件を満たしていることも求められるでしょう。

セキュリティは十分か

士業の事務所では、重要書類の保管が必要なため、セキュリティが十分確保されたオフィスを選ぶことが重要です。オフィスの防犯対策が万全に整っているか、借りる前に確認する必要があります。例えば、ビルのエントランスには警備や防犯カメラがあると安心です。さらに、重要物の持ち出しや盗難などを防ぐためには、入退室管理システムもあるとよいでしょう。セキュリティサービスが整ったオフィスなら、クライアントも安心して利用できます。

官公庁や各種業法での事務所登録要件を満たしているか

弁護士や建築士が開業するためには、オフィスが官公庁や各種業法での事務所登録要件を満たしていることも必要です。士業事務所は業務の種類により、事務所登録できる要件が決められています。例えば、弁護士の場合は所属弁護士会の地域内に事務所を構えるというルールがあります。オフィスを選ぶ際には、登録要件を満たしているか確認しましょう。

来客用の個室スペースを確保できるか

来客用の個室スペースは、士業事務所には必須となります。プライバシーが確保されたスペースで、クライアントが安心して話せる部屋が必要です。そのため、オフィスを借りる際には、あらかじめ個室が用意された物件を選ばなくてはなりません。できれば防音性に優れた部屋で、外部に話し声が聞こえないことが望ましいでしょう。個室がない場合は、来客用のスペースをつくるために内装工事が必要です。その場合は内装工事費が別途かかることを考えておかなければなりません。

士業に適したオフィスレイアウトとは?

オフィスレイアウトは、オフィスに入ったときにクライアントがどう感じるかを念頭に置いて決めるべきです。士業事務所として信頼を感じてもらえるかということを第一に考えましょう。

エントランス

オフィスのエントランスには、受付や待合スペースが必要です。パーテンションを設置して、プライバシーを配慮したレイアウトにします。クライアントから見える部分なので、インテリアやデザインにもこだわりたいものです。重厚感のあるつくりにするか、シンプルな見栄えにするかは、士業の種類によっても違ってくるでしょう。

執務スペース

先生や従業員のデスクを配置するためのスペースが必要です。士業の場合、デスクで行う業務は資料作成が多くなります。そのため、先生のデスクを配置する場所は、個室やパーテンションで区切られ、集中して作業を行える環境が理想的です。従業員用スペースのレイアウトは、人数によって対向型または背面型が主流となっています。

接客スペース

プライバシーに配慮し、4人程度が座れる個室の接客スペースが必要です。内部の声ができるだけ外に漏れないように、個室が望ましいでしょう。個室にできない場合は、パーテンションで区切ったスペースをつくる必要があります。また、接客スペースは落ち着きのあるオフィス家具で、信頼できるイメージにすることがポイントです。

書庫スペース

士業のオフィスでは、重要書類を保管しておくための書庫スペースが必要です。先生が座るデスク周りや執務スペースには、収納力のあるキャビネットを設置します。さらに、文書保管庫として別室に書庫スペースを設ける場合もあります。業務の性格上、書庫スペースのセキュリティには十分配慮することが重要です。

クライアントに安心感を与えるオフィスづくり

個人事務所を開業するためには、士業としてふさわしいオフィス選びが欠かせません。クライアントに信頼されるよう、イメージの良い住所や外観、レイアウトにこだわりましょう。また、見た目だけでなく、セキュリティやプライバシーの確保、十分な書類保管スペースも重視したいポイントです。士業用として十分な機能を備えていれば、クライアントからの信頼が得られるオフィスづくりが実現できます。

 

参考: