時間のかかる資料作成を効率化!作業環境にも工夫が必要

ワークスタイル

資料作成は業務のなかで時間がかかる作業のひとつ。作業時間を短縮できると残業も減り、会社としても生産性の向上につながります。とはいえ、どうすれば作業を効率化できるのでしょうか。まずは、資料作成の方法から変える必要があります。また、会社としても社員が集中して作業できる環境を整えることが大切です。今回は、資料作成を効率化するコツと、作業時間を短縮できるオフィス環境づくりについて考えましょう。

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資料作成に時間がかかり過ぎているという実態

働き方改革が進められるなかで、残業時間の削減は企業にとっても課題となっています。しかし、思うように進んでいないのが現状です。その要因として、時間のかかる資料作成があげられます。

資料作成には時間がかかる

多くのワーカーにとって、残業時間はなかなか減らないというのが実情です。考えられる原因のひとつが、資料作成に時間がかかること。日本経済新聞社の調査によると、約3割の人が「残業が減らない原因は非効率的な会議や資料作成」と回答しています。無駄な資料作成そのものをなくす努力も必要ですが、個々の資料作成をできるだけ時間をかけずに行う工夫も必要です。残業時間を減らすためには、資料作成を効率的に行うことがカギとなるでしょう。

資料作成に自信が持てない

そもそも資料作成のしかたがわからず、非効率的な作業になっている可能性もあります。特に、若い世代を中心に資料作成に自信が持てない傾向があるようです。『プレジデント』(プレジデント社、2014.11.17号)によると、一般社員の半数以上が自分の資料作成に自信がないと回答しています。資料作成に対する自信は役職が上になるほど高まる傾向があるようです。しかし、一般社員だからこそ時間のかかる資料作成を任されることも多いでしょう。資料作成にかかる時間を減らすには、作成のコツを学ぶ必要があります。

資料作成にはさまざまな種類がある

一言で資料作成といっても、資料作成には報告書や議事録、プレゼン資料などさまざまな資料があります。資料の種類によっては、思いのほか時間がかかることもあるかもしれません。 報告書や日報の作成などは普段の業務に付随して生じる業務なので、できるだけ多くの時間を割かないことが理想的です。プレゼン資料や企画書は新たな案件を得るチャンスとなるものですが、こだわり過ぎると収拾がつかなくなります。どの資料にどれだけの時間をかけるのか、見直す必要があるでしょう。

資料作成を効率化するコツ

資料作成を効率的に行うには、まず個人や部署で資料作成の方法を見直すことが大切です。資料作成のコツを知ることで、無駄な作業を省き、資料作成にかける時間を短縮することができます。ここでは、資料作成を効率化するコツを紹介します。

アウトライン作成

いざ資料を作成しようとしたときに、いきなり書き始めるのは非常に効率が悪い方法です。必要な内容が盛り込まれていなかったり、全体の流れが悪くなったりすると資料としての仕上がりもよくありません。最終チェックの段階で修正が入ると、それまでの作業が無駄になってしまいます。資料作成を始める前にアウトラインを作成しておくと、全体の流れがよくなり作業時間を短縮することができます。作成し直す手間も省けて効率的です。

フォーマット化

アウトラインを作成する際には、全体のボリュームや構成を考える必要があります。しかし、毎回同じような資料をつくるなら最初からフォーマット化してしまうのも一つの方法です。資料の目的によって決まったフォーマットを使うことで、構成を考える時間を省くことができます。また、フォーマット化することで統一感のある資料に仕上がります。日報や報告書など日常的に作成する資料はもちろんのこと、プレゼンや企画書などの資料もフォーマット化しておくと便利です。

資料チェック

資料作成をするうえで大切なことは、完成度の高い資料をつくることだけではありません。期限までに仕上げて提出するということも重要です。資料作成は一人で行うことが多いものですが、完成度にこだわり過ぎると無駄に時間がかかってしまうこともあります。とくに、資料作成に慣れていない人は、適度に上司のアドバイスやチェックを受けることで修正時間を減らすことが可能です。完成してからチェックを受けるよりは、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。

資料作成を効率的に行えるオフィス

資料作成を効率的に行うには、作業環境も重要です。自席では電話や来客が多く、なかなか資料作成に集中できないということもあるでしょう。会社として社員が作業に集中できる環境を整えることが求められます。

集中スペースの設置

資料作成に時間がかかる要因のひとつとして考えられるのが、集中できないオフィス環境です。オフィスでは、集中して作業しようとしても、頻繁に電話がかかってきたりだれかに話しかけられたりします。作業が中断してしまうと、集中力が切れて作業効率が悪くなってしまいます。資料作成に集中できる環境を整えるためには、集中スペースの設置がおすすめです。作業を邪魔されない空間で集中して仕事をすることで、資料作成の時間を短縮することができます。とくに、ボリュームのある資料の作成には効果的です。

作業台の設置

オフィスや書庫に作業台を設置することで、作業を効率化することができます。広い作業スペースが確保できれば、紙の資料を見たり打ち合わせをしたりしながら資料を作成することも可能です。また、資料作成には資料を必要分印刷したり、仕分けしたりする作業が含まれることもあります。そういった作業を効率的に行うためにも、広い作業スペースが必要です。作業台はオフィス内の一部を利用すれば、簡単に設置することができます。

疲れにくいオフィス家具の導入

ボリュームのある資料作成には、どうしても長時間の作業が必要になります。長時間の資料作成に集中できるようにするためには、デスクや椅子など疲れにくいオフィス家具の導入も重要です。デスクや椅子は個人によって適当な高さが異なるため、調整できるものがよいでしょう。正しい姿勢で仕事をすると肩や腰への負担を軽減できるため、集中力が持続します。さらに、座り心地を重視した椅子を導入することで、体全体にかかる負担を軽減することもできます。

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資料作成の効率化には集中できる環境の整備も重要!

資料作成は時間をかければよいというものではありません。資料作成を効率化することで、その分ほかの業務に時間を使うことができます。残業時間が減って生産性の向上にもつながるでしょう。そのためには、資料作成を効率化するコツを知っておくことが必要です。また、会社として資料作成に集中できる環境を整えることも重要です。集中スペースや作業しやすいオフィス家具の設置も検討してみましょう。