オフィス移転前にしっかりチェック！挨拶状のマナーと文例

オフィスの移転が決まったら、クライアントや取引先企業などに送る挨拶状を忘れずに用意しておきましょう。今後の取引にも関わってくるため、しっかりとマナーを守って失礼のないようにしたいもの。挨拶状を出すタイミングやその方法、例文など移転の挨拶に関して知っておきたいことをご紹介します。

挨拶はいつごろ出すのが正解？

挨拶状を送るにあたり、まずしっかりとおさえておきたいのが送付のタイミングです。オフィスを移転した場合、取引先企業は請求書などの送付先を変更する必要があります。特に相手企業が大企業の場合、こうした情報はシステム上に入力されていることが多く、その変更には時間がかかる場合もあります。こうした状況を踏まえると、移転した当月から滞りなく請求書が届くようにするためには、1カ月前には挨拶状が届くように送る必要があります。

そのため、送り先のリストアップや挨拶状のデザイン作成、印刷業者への発注などを考えると、遅くとも2カ月前には準備を進めるようにするといいでしょう。

移転のお知らせ、メールで送るのはNG？

オフィス移転の挨拶状を送る方法は葉書やメールなどさまざまなものが考えられます。実際のところ、どの方法で送るのが望ましいのでしょうか。

オフィスが移転したことをお知らせする方法として、最もフォーマルなのは葉書です。クライアントや取引先企業など会社あてに送る場合は、ビジネス上の正式な挨拶という意味を考えても葉書で送るのが望ましいでしょう。
メールは葉書に比べると簡略な挨拶という印象になります。そのため、気心の知れた担当者あてのお知らせで、相手にあまり気を使わせたくない場合は、あえてメールを使うのもひとつの方法です。必ずしも葉書での挨拶にこだわるのではなく、相手や関係性にあわせて使い分けるのがスマートな方法といえるでしょう。

知っておきたい、失礼にならない挨拶状の書き方

オフィス移転の挨拶状は、あまり出す機会のないものだけにどのような文面にしたらいいか迷う人もいるかもしれません。基本的には他のビジネス文章と同様に「季節の挨拶」や「今後のお付き合いのお願い」に「移転の事務的な連絡」を加えた構成にするといいでしょう。具体的には、以下のような文面を参考にしてみてください。

本社移転のご案内

拝啓　○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび平成○○年○月○日より下記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。これを機に、社員一同より一層の努力をしていく覚悟でおります。いっそうのご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ではございますが皆様のますますのご繁栄をお祈りし、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

敬具

平成○○年○月　吉日

新住所　〒〇〇〇一〇〇〇〇　東京都千代田区〇ー〇ー〇　〇〇ビル〇階
電　話　〇三ー〇〇〇〇ー〇〇〇
株式会社○○○○○○○○
代表取締役　○○○○

挨拶状は日頃の感謝を伝える大切な機会

オフィス移転の挨拶状は、ただ移転したことを知らせるだけでなく、これまでのご愛顧に感謝し、今後とも変わらぬ付き合いをお願いする大切な機会でもあります。今後のビジネスをスムーズに進めるためにも、マナーを守ってお知らせしたいものです。ここで紹介した例文なども参考に、日頃の感謝が伝わるような挨拶状を作成していきましょう。

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