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【チェックリスト付き】オフィス移転・事務所移転の流れや成功事例を解説

オフィス移転は綿密な準備と計画が必要です。オフィス移転に関わる方に向け、オフィス移転の流れや費用のほか、プラスが手掛けたオフィス移転の成功事例を紹介します。

オフィス移転は、企業にとって大きな転機です。移転を成功に導くためには、綿密なスケジュール管理と、関係各所との円滑なコミュニケーションが不可欠といえるでしょう。

この記事では、オフィス移転を検討している企業の担当者に向けて、移転の全体スケジュールやステップ、必要となる手続きや費用の内訳、コストを抑えるためのポイントをわかりやすく解説します。

オフィス移転の全体スケジュールと流れ

オフィス移転は「いつから何を始めるか」を明確にし、旧オフィス・新オフィスそれぞれに関するタスクを並行して進める必要があります。移転準備には時間がかかるため、できれば半年以上前からの計画が理想です。

オフィス移転は、新オフィスと旧オフィスそれぞれでタスクが発生します。各フェーズにおける流れと大まかなタスクを下記で解説します。

■オフィス移転の全体スケジュール

時期	新オフィスのタスク	旧オフィスのタスク
6ヵ月前〜4ヵ月前	移転目的の明確化、予算策定、プロジェクトチームの編成	旧オフィスの解約予告
4ヵ月前〜3ヵ月前	物件選定、レイアウト計画、通信・ITインフラの設計	原状回復工事の見積もり・発注・実施
3ヵ月前〜1ヵ月前	契約関連の手続き、業者選定、社内外への通知	不要備品・什器の廃棄・売却
1ヵ月前〜当日	内装工事、引越し準備、マニュアル作成、従業員説明会など	各種届け出・手続き（登記変更、公共料金の解約など）
移転当日	スケジュールどおりに引越し作業、インフラ接続確認などを実施	退去立ち会い
移転後	アフターフォロー、最終チェック、残りタスクの洗い出しと対応	原状回復後、引き渡し完了

【6～4ヵ月前】目的を明確にし、役割分担と解約予約をする

オフィスの移転は、「なぜ移転するのか」という目的の明確化が必要です。業務拡大による手狭さの解消か、従業員満足度向上のための環境改善かによって、物件選定やレイアウト構想も変わるからです。

目的が決まったら、移転にかかる概算予算を策定し、社内での移転プロジェクトチームを立ち上げましょう。チームには総務、人事、IT、経理など複数部署から人員を集め、責任と役割を明確にします。

【6ヵ月前】旧オフィスの解約予約

オフィスの解約は、契約書に記載された「解約予告期間」に従って進めます。多くの場合、解約の申し出は「6ヵ月前までに行うこと」と定められており、これを過ぎると追加で家賃が発生するおそれがあります。

まずは、現契約の解約予告期間と解約手続きの方法を確認しましょう。手続きの方法や提出先を確認した上で、解約通知書を作成し、ビルの管理会社またはオーナーに提出します。提出日が解約日として正式に認められるため、提出書類の管理も重要です。

また、解約の申し出と同時に、「原状回復工事」の内容やスケジュールについても相談を開始すると、後の工程がスムーズになります。物件によっては、工事業者が貸主から指定されるケースもあるため、早めの確認が必要です。

【4～3ヵ月前】新オフィスを選定し、業者選定をする

移転の4ヵ月前には、物件の選定を本格化させなければなりません。エリア・賃料・広さ・設備条件を検討し、内見・比較検討を行い、移転先の物件を契約します。同時に、オフィスのレイアウト案作成、IT・通信インフラの設計、内装業者の選定も進めておく必要があります。

このタイミングで、取引先などへの案内なども開始するとよいでしょう。

【3～1ヵ月前】具体的なオフィスレイアウトの設計を進める

移転先物件の契約手続きが済んだら、移転業者と打ち合わせし、レイアウトを確定します。従業員用の座席配置、備品の配置など、業務効率を意識した設計が求められるでしょう。社内広報や説明会の開催もこの時期に実施すれば、従業員の不安や混乱の減少につながります。

並行して、官公庁への届け出の準備や、各種印刷物（名刺・封筒など）の修正作業にも着手しましょう。新オフィスへの移転で具体的に対応すべきことについては、詳しく後述します。

【移転当日】責任者を中心に、多くの作業を同時進行する

移転当日は、マニュアルにもとづいたチームごとの役割分担が機能するかがポイントです。引越し業者との連携、各部署の荷物搬入、通信インフラの接続確認など、複数の作業が同時進行で発生します。

想定外のトラブルに備えて、臨機応変に対応できる「当日担当責任者」を設けると安心です。また、電気や水道、インターネットが問題なく使えるかどうかも忘れずに確認しましょう。

【移転完了後】旧オフィスの原状回復工事はオーナーとの確認が必須

原状回復工事とは、旧オフィスにおいて入居時の状態に戻す工事を指します。これは賃貸契約における借主の義務とされており、退去時には必ず対応しなければなりません。

一般的に工事内容には、パーティションの撤去、床や壁紙の張り替え、照明や空調設備の調整などが含まれます。また、入居中に行った改装や配線工事がある場合、それらをすべて元に戻す必要があります。

なお、工事はオフィスの完全退去後に行います。工期中も賃料が発生するため、スケジュール全体の調整が必要です。

【移転後】丁寧なアフターフォローで円滑な業務遂行が可能

新オフィスでは設備や通信環境の動作を確認し、不具合があれば早急な対処が必要です。従業員からの問い合わせ対応や要望の吸い上げも、円滑な業務再開に不可欠といえるでしょう。また、旧オフィスに残された不要物の処分や、各種移転に関わるタスクの完了確認など、残務処理も丁寧に進めてください。

丁寧にアフターフォローを行えば、新オフィスでの業務をスムーズに立ち上げられ、従業員のストレス軽減にもつながります。

新オフィス入居までに行うこと

新オフィスへの入居準備は、移転成功のカギを握る重要な工程です。以下で、新オフィス入居までに行うことを具体的に解説します。

＜新オフィス入居までに行うこと＞

1.移転目的の設定
2.新オフィスの物件探し
3.オフィスのコンセプトの設定
4.レイアウトプランニング
5.オフィス家具の選定と発注
6.引越し業者の選定と打ち合わせ
7.社内用マニュアル作成
8.引越し準備・当日
9.各種届出・手続き
10.内装工事、電気・通信工事に関する作業

1　移転目的の設定

オフィス移転を計画する際には、まず移転目的を明確にします。そのために、業務拡大、人材確保、コスト削減、働き方改革など、自社の課題や目標を整理しましょう。目的が曖昧では、物件選定やレイアウトの判断基準がぶれ、意思決定が遅れる原因になります。

2　新オフィスの物件探し

立地、広さ、賃料、設備条件などを基準に物件を比較検討します。内見は複数行い、将来の成長や従業員の働きやすさも考慮しましょう。

3　オフィスのコンセプトの設定

新オフィスのデザインや機能面の方向性を定めます。「開放感のある空間」「集中と交流の両立」など、企業文化に合ったコンセプト設定が大切です。

4　レイアウトプランニング

部署配置、動線、会議室やフリースペースのバランスを考慮してレイアウトを設計します。業務効率と快適性の両立を意識しましょう。

5　オフィス家具の選定と発注

働き方に応じたデスク・チェア・収納などを選びます。アイテムによっては納品に時間がかかるかもしれないため、早めの選定と発注が重要です。

6　引越し業者の選定と打ち合わせ

移転実績のある引越し業者を複数比較し、作業範囲・日程・費用を確認します。現地調査のほか、引越し当日を想定し、綿密に打ち合わせをしましょう。

7　社内用マニュアル作成

移転にあたってのルールやスケジュールをまとめたマニュアルを作成し、全従業員へ共有しましょう。引越し当日は、従業員の協力が欠かせません。移転での混乱を防ぐために、移転後の変更点を想定し、情報を共有することが大切です。

8　引越し準備・当日

荷物の仕分け、梱包指示、IT機器の対応などを計画的に進めます。作業を円滑に進めるため、移転当日は責任者を中心に移転作業を行うようにしましょう。

9　各種届出・手続き

法務局、税務署、社会保険事務所、郵便局などへの住所変更手続きを行います。名刺やWebサイトの修正も同時に進めましょう。

10　内装工事、電気・通信工事に関する作業

レイアウトにもとづいて内装工事を実施し、ネットワークや電話などのインフラを整備します。開設日に間に合わせるために、業者と綿密に調整を行うことが大切です。

オフィス移転前に確認すべきチェックリストのダウンロードはこちら

オフィス移転スケジュールとタスクリスト

旧オフィスの退去にかかる費用

オフィス移転にかかる費用は、旧オフィスの退去に伴う費用と新オフィスの準備にかかる費用に大別できます。旧オフィスの退去に伴う費用は下記のとおりです。

■旧オフィスの退去にかかる主な費用

種類	内容
原状回復工事費用	オフィスを入居前の状態に戻す工事費用
不用品処分費用	不要な家具・備品を処分する費用
手続きにかかる諸費用	税務署・法務局・社会保険事務所などでの手続きに必要な費用
名刺・パンフレット作成費用	住所や電話番号の変更に伴い、作り直す印刷物にかかる費用

原状回復工事費用

原状回復工事費用とは、契約時の状態に戻すための工事にかかる費用です。床や壁の補修、設備撤去などが含まれます。範囲は契約内容によって異なるため、事前に確認しておかなければなりません。

不用品処分費用

不用品処分費用とは、オフィス移転で不要になった家具やOA機器などの処分にかかる費用です。産業廃棄物として処理する場合、専門業者に依頼します。

手続きにかかる諸費用

登記変更や官公庁への届出などの手続きに伴う印紙代・交通費などの実費も必要です。手続きによって必要な金額は異なるため、事前に確認しておきましょう。

名刺・パンフレット作成費用

オフィスの転居に伴って、住所や電話番号の変更に応じた印刷費用も発生します。従業員数が多い企業では、外注印刷コストも見込んでおく必要があります。

新オフィスへの移転にかかる主な費用

新オフィスへの移転には、多くの初期費用がかかります。新オフィスの移転にかかる主な費用は、下記のとおりです。

■新オフィスへの転居でかかる主な費用

種類	内容
前家賃	入居当月と翌月分の前払い家賃
保証金（敷金）	賃料6～12ヵ月分を貸主に預けておく保証金
礼金	物件の貸主に支払う謝礼金
仲介手数料	不動産会社に支払う手数料
火災保険料	補償内容に応じた火災保険の保険料
保証会社費用	保証会社利用時に発生する契約費用
引越し費用	荷物量や移動距離による運搬費用
内装工事費	パーティション設置や設備改修などの施工費
ネットワーク工事費用	インターネット回線やLAN構築の配線工事費
什器購入費用	デスク・チェアなどオフィス用家具の購入費

前家賃

前賃料とは、新オフィスに入居する当月分と翌月分の賃料を前払いする賃料を指します。一般的には、初期費用の中でも、負担が大きくなります。

保証金（敷金）

保証金（敷金）とは、退去時の原状回復費用などにあてられる保証金です。家賃の6ヵ月分程度が相場ですが、物件により異なります。

礼金

礼金とは、物件の貸主へ支払う謝礼金で、返金されない費用です。物件が存在する地域やオーナーの意向によっては、礼金が発生しないこともあります。

仲介手数料

仲介手数料とは不動産会社に支払う手数料で、通常は家賃1ヵ月分が必要です。契約時に一括での支払いが求められます。

火災保険料

火災保険料は、火災・水漏れなどへの備えとして一般的に加入が必要な火災保険の保険料です。補償内容によって金額が異なります。

保証会社費用

保証会社費用とは、保証人の代わりに保証会社を利用する際の費用です。審査があるため、早めに手続きを進めましょう。

引越し費用

引越し費用は荷物の量、搬入条件、作業時間などに応じて費用が変動します。複数業者から見積もりを取り、比較検討してください。

内装工事費

内装工事費とは、新オフィスで使用するパーティションや、床材、照明、空調、LAN配線などの工事費です。レイアウトに応じて必要な費用は大きく変わります。

ネットワーク工事費用

ネットワーク工事費用は、インターネット回線や社内LAN環境を整備するための費用です。インターネット回線の引き込み工事、ルーター、スイッチ、LANケーブルなどの機器設置、配線工事、Wi-Fi環境の構築など多岐にわたります。

什器購入費用

什器購入費用とは、オフィスや店舗などで使用する備品・家具の購入にかかる費用です。デスク・チェア・会議テーブルなどのオフィス家具類のほか、書庫、キャビネット、パーティションなどの収納や仕切り用品も含まれます。

オフィス移転にあたっては、プラスのような幅広いノウハウをもつオフィス空間づくりの専門企業に依頼すれば、機能性とデザイン性を両立したオフィス環境を整えられます。ぜひご相談ください。

オフィスづくりや製品購入に関するご相談・お問い合わせはこちら

オフィス移転の費用相場やコスト削減についてはこちらをご覧ください。

オフィス移転の費用相場はいくら？内訳と目安、コスト削減の方法まで

【成功事例】プラスが手掛けたオフィス移転

オフィス移転は、計画の立て方や進行管理、パートナー選びによって成果が大きく変わります。ここでは、オフィス空間づくりの専門企業プラスが手掛けたオフィス移転の成功事例を5件ご紹介します。お客さまそれぞれのオフィス移転の目的やコンセプトを、ぜひご覧ください。

事例1：株式会社NTTデータ関西様

入居人数	約600名
延べ床面積	約4,000平方メートル
業界・業種	情報通信業

株式会社NTTデータ関西様は、本社移転に際してプラスにご相談いただき、開放感のある高層階の眺望を活かした柔軟で機能的なオフィスづくりを実施しました。木質の建材・家具を多用してオフィス全体にまとまりと落ち着きをもたらし、新しい価値の創出に貢献。以前は分散していたメンバーが、ワンフロアで自然にコミュニケーションを深められるようになったため、情報共有がスムーズになりました。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

事例紹介株式会社NTTデータ関西様

事例2：共同カイテック株式会社様

入居人数	約200名
延べ床面積	約2,000平方メートル
業界・業種	製造業

3つの主力事業の進化と、共創を生み出すための場づくりを目的として、共同カイテック株式会社様では本社移転プロジェクトを進めました。オフィス移転のパートナーとしてプラスにご依頼いただき、ショールームやグリーンARTウォール、自社製品を活かした空間設計で、快適で創造性を促すオフィスづくりを実現。従業員の動線や姿勢、視線、音などにも配慮した細やかな空間は、働きやすさにも寄与しています。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

事例紹介共同カイテック株式会社様

事例3：株式会社アーバネットコーポレーション様

入居人数	約50名
延べ床面積	約700平方メートル
業界・業種	不動産業

株式会社アーバネットコーポレーション様では、今後の企業成長を見据え、組織および人員の強化を目的に、オフィス移転プロジェクトを開始しました。プラスが新オフィスの構築に伴走し、「働く人が幸せになれるオフィス」をコンセプトに設定。従業員の多様な働き方に対応できるレイアウトや、コミュニケーションの活性化を促す共有スペースの充実など、集中力と創造性を高めるオフィス環境が整えられました。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

事例紹介株式会社アーバネットコーポレーション様

事例4：モノプラス株式会社様

入居人数	約50名
延べ床面積	265平方メートル
業界・業種	IT業

モノプラス株式会社様では、従業員のエンゲージメントを高めるためのオフィスを目指して移転を行いました。プラスが協働してオフィス移転を実施し、働く場とリフレッシュスペースに連続性をもたせたレイアウトに。オンとオフを自己の裁量で切り分けられるワークプレイスとなりました。国内外のさまざまなタスクチェアをセレクトし、業務に集中できるだけでなく、チーム間の密なコミュニケーションも可能となっています。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

事例紹介モノプラス株式会社様

事例5：ヒビノ株式会社様

入居人数	非公表
延べ床面積	非公表
業界・業種	販売業

ヒビノ株式会社様では、業務効率とグループシナジーの向上を目的として移転を行いました。オフィスを創造の核・ブランドの象徴の場として、「コラボレーション」「ブランディング」「マインドチェンジ」をテーマにオフィスをゾーニング。点在していたグループ会社を一拠点に集約させる移転プロジェクトとして、プラスが協働して移転を実施しました。曲線を取り入れた執務エリアや、交流を促すフリーアドレス席、温かみのあるリフレッシュスペースなど、従業員が「自分のホーム」と感じられる空間となっています。

詳しくは、こちらのページをご覧ください。

事例紹介ヒビノ株式会社様

そのほかにも事例がたくさん！事例ページはこちらをご覧ください。

プラス事例紹介

オフィス移転を成功させるコツ

オフィス移転を成功させるためには、適切な準備と進行管理が不可欠です。ここでは、スムーズかつ効果的なオフィス移転を実現する3つのポイントを紹介します。

＜オフィス移転を成功させるコツ＞

プロジェクトチームを編成し役割分担する
外部業者と連携しアウトソーシングを活用する
手続きの準備は早めに進める

プロジェクトチームを編成し役割分担する

オフィス移転を成功させるためには、体制づくりが重要です。オフィス移転のプロジェクトチームを部署横断で構成し、工程管理、社内調整、外部連携などの役割分担を明確化します。適切にプロジェクトチームを編成することで意思決定の迅速化や管理徹底が可能になります。

外部業者と連携しアウトソーシングを活用する

オフィス移転プロジェクトは、通常業務と並行して行うため、自社リソースに応じて外部業者を活用し、負担とリスクを軽減しましょう。特にオフィス移転は専門性が高く、タスクが多岐にわたるため、プラスのようなオフィス空間づくりの専門企業へのアウトソーシングがおすすめです。煩雑になりがちな工程をワンストップで依頼できるため、プロジェクト全体の進行管理がスムーズになり、社内担当者の負担も大幅に軽減されるでしょう。